Як відсортувати за кольором у Excel (менш ніж за 10 секунд)

У Excel є багато можливостей щодо сортування даних.

І один з цих варіантів дозволяє сортувати дані за кольором комірки.

Наприклад, у наведеному нижче наборі даних можна відсортувати за кольором, щоб отримати імена всіх студентів, які набрали понад 80 разом у верхній частині, та всіх студентів, які набрали менше 35 разом у нижній частині.

За допомогою функції сортування в Excel можна сортувати за кольором у комірці.

У цьому підручнику я покажу вам різні сценарії, де ви можете сортувати за кольором і точні кроки, які вам потрібні для цього.

Зауважте, що в цьому підручнику я взяв приклади, коли я сортую на основі числових значень. Однак ці методи працюють чудово, навіть якщо у вас є текст або дати замість цифр.

Сортувати на основі одного кольору

Якщо у вашому наборі даних є лише один колір, ви можете легко відсортувати його на основі цього.

Нижче наведено набір даних, де всі учні, які набрали більше 80 балів, виділені зеленим кольором.

Ось кроки для сортування за кольором клітинок:

1. Виберіть весь набір даних (A1: B11 у цьому прикладі)
2. Перейдіть на вкладку Дані
3. Натисніть на опцію «Сортувати». Відкриється діалогове вікно Сортування.
4. У діалоговому вікні Сортування переконайтеся, що вибрано «Мої дані мають заголовки». Якщо у ваших даних немає заголовків, ви можете залишити цей прапорець не позначеним.
5. Натисніть спадне меню "Сортувати за" та виберіть "Позначки". Це стовпець, на основі якого ми хочемо сортувати дані.
6. У спадному меню «Сортувати по» натисніть Колір комірки.
7. У спадному меню «Порядок» виберіть колір, на основі якого потрібно сортувати дані. Оскільки в нашому наборі даних є лише один колір, він показує лише один колір (зелений)
8. У другому спадному меню в Порядку виберіть Угорі. Це місце, де ви вказуєте, чи потрібно, щоб усі кольорові клітинки були у верхній частині набору даних або внизу.
9. Натисніть OK.

Наведені вище кроки дадуть вам набір даних, як показано нижче.

Комбінація клавіш для відкриття діалогового вікна сортування - ALT A S S (утримуйте клавішу ALT, потім по черзі натискайте клавіші A S S)

Зверніть увагу, що сортування за кольором лише переставляє клітинки, щоб об’єднати всі клітинки одного кольору. Решта клітин залишаються такими, як є.

Цей метод працює для клітинок, які ви виділили вручну (надавши йому колір фону), а також для тих, де колір комірки - через правила умовного форматування.

Сортувати на основі кількох кольорів

У наведеному вище прикладі ми мали лише клітинки одного кольору, які потрібно було відсортувати.

І ви можете використовувати ту саму методологію для сортування, якщо у вас є клітинки з кількома кольорами.

Наприклад, припустимо, що у вас є набір даних, як показано нижче, де всі осередки, де відміток більше 80, мають зелений колір, а ті, де позначки менше 35 - червоного кольору.

І ви хочете відсортувати ці дані так, щоб у вас були всі клітинки з зеленим зверху, а всі з червоним знизу.

Нижче наведено кроки для сортування за кількома кольорами в Excel:

1. Виберіть весь набір даних (A1: B11 у цьому прикладі)
2. Перейдіть на вкладку Дані.
3. Натисніть на опцію Сортувати. Відкриється діалогове вікно Сортування.
4. У діалоговому вікні Сортування переконайтеся, що вибрано «Мої дані мають заголовки». Якщо у ваших даних немає заголовків, ви можете залишити цей прапорець не позначеним.
5. Натисніть спадне меню "Сортувати за" та виберіть "Позначки". Це стовпець, на основі якого ми хочемо сортувати дані.
6. У спадному меню «Сортувати по» натисніть Колір комірки.
7. У спадному меню «Порядок» виберіть перший колір, за яким потрібно сортувати дані. Він покаже всі кольори, які є у наборі даних. Виберіть зелений.
8. У другому спадному меню в Порядку виберіть Угорі.
9. Натисніть кнопку Додати рівень. Це робиться, щоб додати ще одну умову сортування (оскільки ми хочемо сортувати на основі двох кольорів). Натискання цієї кнопки додасть ще один набір параметрів сортування.
10. Натисніть спадне меню "Потім по" і виберіть "Позначки"
11. У спадному меню «Сортувати по» натисніть Колір комірки.
12. У спадному меню «Порядок» виберіть другий колір, за яким потрібно сортувати дані. Він покаже всі кольори, які є у наборі даних. Виберіть Червоний.
13. У другому спадному меню, що належить до порядку, виберіть Внизу.
14. Натисніть OK

Наведені вище кроки відсортують дані з усіма зеленими вгорі та всіма червоними знизу.

Пояснення: Сортування за кольором працює як з числами, так і з текстовими даними. Ви можете подумати, що досягти результатів, показаних вище, просто сортуючи дані на основі значень. Хоча це буде працювати в цьому конкретному сценарії, уявіть, що у вас є величезний список клієнтів/клієнтів/продуктів, які ви виділили вручну. У цьому випадку числового значення немає, але ви все одно можете сортувати його за кольором клітинок.

Сортувати на основі кольору шрифту

Ще одна дивовижна особливість сортування в Excel - це те, що ви також можете сортувати за кольором шрифту в осередках.

Хоча це не таке поширене явище, як отримання даних, де клітини забарвлені, це все ще чимало людей. Адже для зміни кольору шрифту потрібен лише один клік.

Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче, і ви хочете відсортувати ці дані, щоб зібрати всі клітинки з червоним кольором.

Нижче наведено кроки для сортування за кольором шрифту в Excel:

1. Виберіть весь набір даних (A1: B11 у цьому прикладі)
2. Перейдіть на вкладку Дані
3. Натисніть на опцію Сортувати. Відкриється діалогове вікно Сортування.
4. У діалоговому вікні Сортування переконайтеся, що вибрано «Мої дані мають заголовки». Якщо у ваших даних немає заголовків, ви можете залишити цей прапорець не позначеним.
5. Натисніть спадне меню Сортувати за і виберіть "Позначки". Це стовпець, на основі якого ми хочемо сортувати дані.
6. У спадному меню "Сортувати по" натисніть Колір шрифту.
7. У спадному меню «Порядок» виберіть колір, на основі якого потрібно сортувати дані. Оскільки в нашому наборі даних є лише один колір, він показує лише один колір (червоний)
8. У другому спадному меню в Порядку виберіть Угорі. Це місце, де ви вказуєте, чи потрібно всі кольорові клітинки у верхній частині набору даних або внизу.
9. Натисніть OK.

Наведені вище кроки сортують дані з усіма клітинками з червоним шрифтом у верхній частині.

Сортувати на основі значків умовного форматування

Умовне форматування дозволяє додати шар візуальних значків, які можуть зробити ваші дані або ваші звіти/інформаційні панелі виглядати набагато краще та легко читатись.

Якщо у вас є такі дані зі значками умовного форматування, ви також можете сортувати ці дані за піктограмами

Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:

Нижче наведено кроки для сортування за значками умовного форматування:

1. Виберіть весь набір даних (A1: B11 у цьому прикладі)
2. Перейдіть на вкладку Дані
3. Натисніть на опцію Сортувати. Відкриється діалогове вікно Сортування.
4. У діалоговому вікні Сортування переконайтеся, що вибрано «Мої дані мають заголовки». Якщо у ваших даних немає заголовків, ви можете залишити цей прапорець не позначеним.
5. Натисніть спадне меню "Сортувати за" та виберіть "Позначки". Це стовпець, на основі якого ми хочемо сортувати дані.
6. У спадному меню "Сортувати по" натисніть "Піктограма умовного форматування".
7. У спадному меню «Замовлення» виберіть піктограму, на основі якої потрібно сортувати дані. Він покаже всі значки, які є у наборі даних. Спочатку виберіть зелений.
8. У другому спадному меню в Порядку виберіть Угорі.
9. Натисніть кнопку Додати рівень. Це робиться, щоб додати ще одну умову сортування (оскільки ми хочемо сортувати на основі трьох значків). Натискання цієї кнопки додасть ще один набір параметрів сортування.
10. Натисніть спадне меню "Потім по" і виберіть "Позначки"
11. У спадному меню «Сортувати по» натисніть «Значки умовного форматування».
12. У спадному меню «Замовлення» виберіть другий значок, на основі якого потрібно відсортувати дані. Він покаже всі значки, які є у наборі даних. Виберіть жовтий колір.
13. У другому спадному меню в Порядку виберіть Угорі.
14. Натисніть кнопку Додати рівень. Це робиться, щоб додати ще одну умову сортування. Натискання цієї кнопки додасть ще один набір параметрів сортування.
15. Натисніть спадне меню "Потім по" і виберіть "Позначки"
16. У спадному меню «Сортувати по» натисніть «Значки умовного форматування».
17. У спадному меню «Замовлення» виберіть третій значок, за яким потрібно відсортувати дані. Він покаже всі значки, які є у наборі даних. Виберіть Червоний.
18. У другому спадному меню в Порядку виберіть Угорі.
19. Натисніть OK.

Вищевказані кроки відсортують набір даних і дадуть вам усі подібні значки разом.

Зауважте, що сортування буде виконуватися в тому порядку, в якому ви його маєте у діалоговому вікні сортування. Наприклад, якщо всі іконки налаштовані на сортування та відображення у верхній частині, спочатку всі клітинки із зеленими значками будуть показані так, як вони знаходяться вгорі у наших трьох умовах. Тоді отримані дані мали б жовті піктограми, а потім червоні значки.

Не втрачається початковий порядок даних

Коли ви сортуєте дані, ви втрачаєте вихідний порядок набору даних.

Якщо ви також хочете зберегти вихідний набір даних, найкраще створити копію даних, а потім виконати сортування скопійованих даних.

Ще один спосіб переконатися, що ви можете повернути вихідні дані, - це вставити стовпець з номерами рядків.

Коли ви додасте цей стовпець, використовуйте це при сортуванні даних.

Якщо вам потрібно повернути вихідний порядок даних пізніше, ви можете легко відсортувати ці дані за стовпцями з номерами.

Цікаво дізнатися більше про сортування даних у Excel. Ось величезна інформація про те, як сортувати в Excel, яка охоплює багато тем, таких як сортування за текстом/датами/числами, сортування зліва направо, сортування на основі часткового тексту, сортування з урахуванням регістру, багаторівневе сортування та набагато більше.