Під час роботи з даними в Excel часто виникає потреба скопіювати деякі таблиці з Excel у документ MS Word.
Хоча в Excel немає вбудованої можливості перетворення всього файлу Excel у Word, ви можете легко скопіювати та вставити дані з документа Excel у Word.
У цьому уроці я покажу вам кілька способів копіювати дані з робочого аркуша Excel у документ Word.
Скопіюйте Вставити таблицю Excel як звичайний текст у MS Word
Якщо все, що вам потрібно, це скопіювати та вставити таблицю з Excel у Word, ви можете зробити це за допомогою простої копії.
Він дозволяє отримати статичну таблицю в Word, де ви зможете її відформатувати (і змінити, якщо хочете).
Недоліком цього методу є те, що у випадку, якщо у даних є якісь формули, це не спрацює. А оскільки це статична таблиця, будь -які зміни, внесені вами в Excel, не відображатимуться у таблиці, яку ви скопіювали у Word.
Але в більшості випадків це саме те, що вам потрібно.
Давайте подивимось, як це зробити.
Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче, і ви хочете скопіювати ці дані з Excel і вставити їх у Word.
Нижче наведено кроки для цього.
- Виберіть дані в Excel, які потрібно скопіювати у Word
- Клацніть правою кнопкою миші, а потім клацніть Копіювати (або скористайтеся комбінацією клавіш Control + C у Windows або Command + C у Mac)
- Відкрийте документ Word, куди потрібно вставити ці дані
- Встановіть курсор у потрібне місце в документі Word
- Перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» у програмі Word і натисніть «Вставити» (або скористайтеся комбінацією клавіш Control + V)
Наведені вище кроки дозволять скопіювати дані з Excel і вставити їх як статичну таблицю в документ Word.
Після того, як у вас є таблиця у Word, ви можете відформатувати та працювати з нею, як і будь -яку іншу таблицю, яку ви вставляєте у Word.
При використанні цього методу слід звернути увагу на кілька речей:
- Якщо у таблиці в Excel є будь -які формули, їх не буде скопійовано. У моєму прикладі у мене є формули в рядку Усього, але при копіюванні в Word це статичні значення. Якщо ви вносите будь -які зміни до будь -яких даних, вам також доведеться вручну налаштувати значення формул
- Якщо ви не хочете копіювати форматування з Excel і бажаєте скористатися форматуванням документа Word, ви можете скористатися опцією Використовувати стиль призначення. Він з'являється, коли ви натискаєте піктограму "Параметри вставки" після того, як ви вставили таблицю в Word.
Вбудовувати таблицю Excel у Word (як зв’язаний об’єкт)
У наведеному вище способі ми скопіювали дані з Excel і вставили їх як статичну таблицю у Word.
Інший варіант, який можна використати, - це скопіювати та вставити таблицю у документ Word та зберегти дві таблиці зв’язаними.
Таким чином, якщо ви внесете будь-які зміни в скопійовану таблицю Excel, ви побачите, що вони відображаються в реальному часі і в таблиці Word.
Це дуже корисно, коли існує ймовірність того, що вам доведеться оновити дані в Excel, а також їх потрібно оновити у Word. Маючи зв’язану таблицю, вам потрібно лише внести зміни в дані Excel, і вони автоматично відобразяться у таблиці, яку ви скопіювали у Word.
Дозвольте мені показати вам, як це працює.
Припустимо, у вас є таблиця, як показано нижче, і ви хочете скопіювати її з Excel у MS Word і залишити цю сторінку зв’язаною.
Нижче наведено кроки для цього.
- Виберіть дані в Excel, які потрібно скопіювати у Word
- Клацніть правою кнопкою миші, а потім клацніть Копіювати (або скористайтеся комбінацією клавіш Control + C)
- Відкрийте документ Word, куди потрібно вставити ці дані
- Встановіть курсор у потрібне місце в документі Word
- Перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» у програмі Word і натисніть спадне меню «Вставити» (натисніть на маленьку перевернуту стрілку під значком «Вставити спеціально»)
- У параметрах, що з’являються, натисніть Спеціальна вставка
- У діалоговому вікні Спеціальна вставка виберіть параметр "Вставити посилання"
- Виберіть Об’єкт аркуша Microsoft Excel зі списку параметрів
- Натисніть OK
Вищезазначені кроки вставлятимуть скопійовану таблицю в Word, де вона все ще пов’язана з початковою таблицею в Excel.
Тепер, якщо ви зайдете і внесете будь-які зміни в таблицю в Excel, ви побачите, що те саме відображено в таблиці в Word (в режимі реального часу).
Якщо з якихось причин ваші дані не оновлюються в режимі реального часу, клацніть правою кнопкою миші на таблиці та виберіть опцію «Оновити посилання»
Ось деякі речі, які вам потрібно знати про цей метод:
- Оскільки два файли пов’язані між собою, вам доведеться зберігати їх разом. Якщо ви надсилаєте комусь файл Word, вам також доведеться надіслати йому файл Excel, інакше посилання буде розірвано, а дані в Word не оновляться.
- Щоразу, коли відкривається файл Word, він перевірятиме наявність оновлень у таблиці Excel. Це працює, навіть якщо файл Excel закритий.
Цей метод найкраще підходить для ситуацій, коли у вас є великий файл Excel, який містить багато обчислень/даних/інформаційних панелей. За допомогою цього методу можна скопіювати лише невелику частину файлу Excel, але при цьому мати можливість оновлювати таблицю при зміні значень у Excel.
Вбудувати таблицю Excel у Word
Це дійсно корисна функція, яку пропонує MS Word. Він дозволяє вставляти документ Excel як частину документа Word.
У наведеному вище способі я показав вам, як зберегти файли Excel і Word разом і зберегти їх зв’язаними.
У цьому розділі я покажу вам, як вставити файл Excel у документ Word, тому вам не доведеться зберігати обидва файли (і зберігати лише файл Word).
Якщо говорити неспеціалістами, це ніби можна відкривати та працювати над робочим аркушем Excel у документі Word.
Дозвольте мені показати вам, що я маю на увазі.
Припустимо, у вас є таблиця в Excel, як показано нижче, яку потрібно скопіювати у Word.
Нижче наведено кроки, щоб вставити це як вбудований об’єкт Excel у Word:
- Виберіть дані в Excel, які потрібно скопіювати у Word
- Клацніть правою кнопкою миші, а потім натисніть Копіювати (або скористайтеся комбінацією клавіш Control + C)
- Відкрийте документ Word, куди потрібно вставити ці дані
- Встановіть курсор у потрібне місце в документі Word
- Перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» у програмі Word і натисніть спадне меню «Вставити» (натисніть на маленьку перевернуту стрілку під піктограмою «Вставити спеціально»)
- У параметрах, що з’являються, натисніть Спеціальна вставка
- У діалоговому вікні "Вставити спеціально" переконайтеся, що вибрано параметр "Вставити"
- Виберіть Об’єкт аркуша Microsoft Excel зі списку параметрів
- Натисніть OK
Вищезазначені кроки вставлятимуть скопійовані дані з Excel у MS Word.
Але насправді щасливим у бекенді в MS Word є те, що він створює новий файл Excel (який є частиною самого документа Word) і показує вам таблицю з цього файлу.
Якщо двічі клацнути на таблиці, ви помітите, що вона відкриває файл Excel (у документі Word). Ви можете побачити знайомий інтерфейс Excel, перебуваючи в документі Word.
Ви можете внести будь -які зміни, а також використовувати такі функції, як умовне форматування, і це буде відображено в таблиці. Крім того, будь -які формули, які у вас є, продовжать працювати.
Найбільша перевага використання цього методу полягає в тому, що вам не доведеться турбуватися про два окремих файли. На відміну від попереднього методу, у цьому методі файл Excel є частиною документа Word.
Отже, якщо ви збережете файл Word або поділитесь ним з кимось іншим, файл Excel залишиться з ним, а дані залишаться недоторканими.
З іншого боку, якщо ви використовуєте кілька таких таблиць або якщо дані великі, це призведе до важкого документа Word (оскільки він також повинен нести вагу вбудованого файлу Excel).
Скопіюйте таблицю Excel як зображення Satic
Якщо ви готуєте звіт і все, що вам потрібно, це дійсно простий спосіб показати деяку таблицю (без необхідності змінювати дані), ви можете вставити ці дані як зображення.
Зробити це дійсно легко, а зображеннями також легше керувати у Word (наприклад, розміщення та зміна розміру).
Скопіювавши зображення, ви також маєте можливість зв’язати зображення з таблицею в Excel. Таким чином, якщо ви вносите будь -які зміни в таблицю Excel, це відображатиметься у зображенні таблиці у Word.
Вставлення скопійованої таблиці як статичного зображення у Word
Припустимо, у вас є таблиця, як показано нижче в Excel:
Нижче наведено кроки для копіювання цієї таблиці та вставлення її як зображення у MS Word:
- Виберіть дані в Excel, які потрібно скопіювати у Word
- Клацніть правою кнопкою миші, а потім натисніть Копіювати (або скористайтеся комбінацією клавіш Control + C)
- Відкрийте документ Word, куди потрібно вставити ці дані
- Встановіть курсор у потрібне місце в документі Word
- Перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» у програмі Word і натисніть спадне меню «Вставити» (натисніть на маленьку перевернуту стрілку під значком «Вставити спеціально»)
- У параметрах, що з’являються, натисніть Спеціальна вставка
- У діалоговому вікні "Вставити спеціально" переконайтеся, що вибрано параметр "Вставити"
- Виберіть "Зображення" з перерахованих опцій
- Натисніть OK
Вищезазначені кроки вставлятимуть зображення таблиці в документ Word.
Це як і будь -яке інше зображення, і ви можете змінити його розмір та відформатувати.
Вставлення скопійованої таблиці як зв’язаного зображення у Word
Якщо вам подобається гнучкість управління зображеннями у Word, але ви все ще хочете, щоб таблиця була підключена до вихідного файлу Excel, ви також можете це зробити.
Припустимо, у вас є таблиця, як показано нижче в Excel:
Нижче наведено кроки, щоб скопіювати таку таблицю та вставити її як зв’язане зображення у MS Word:
- Виберіть таблицю в Excel
- Клацніть правою кнопкою миші, а потім натисніть Копіювати (або скористайтеся комбінацією клавіш Control + C)
- Відкрийте документ Word, куди потрібно вставити ці дані
- Встановіть курсор у потрібне місце в документі Word
- Перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» у програмі Word і натисніть «Спеціальна вставка»
- У діалоговому вікні Спеціальна вставка виберіть параметр "Вставити посилання"
- Виберіть "Зображення" з перерахованих опцій
- Натисніть OK
Вищеописані кроки знову дадуть вам зображення, яке ви можете легко змінити розмір та відформатувати.
Але оскільки це пов’язано з початковою таблицею в Excel, якщо ви внесете будь -які зміни до вихідної таблиці, це також відобразиться на зображенні.
Також пам’ятайте, що оскільки це зображення пов’язане з вихідними даними, якщо ви плануєте поділитися цим документом Word з кимось іншим, вам також слід надати спільний доступ до файлу Excel (у випадку, якщо ви хочете, щоб посилання залишалося таким, яким воно є)
Якщо файл Excel недоступний або ім'я змінено, зображення буде таким же, як і будь -яке інше звичайне зображення.
Отже, це деякі способи, якими можна скопіювати таблицю для Excel та вставити її у Word. У більшості випадків я вважаю за краще копіювати та вставляти таблиці Excel як зображення, оскільки ними легше керувати. У деяких випадках я також віддаю перевагу методу вбудовування, який дозволяє мені відкривати файл Excel із самого Word.
Сподіваюся, вам цей підручник був корисним!
