Якщо ви часто друкуєте свої дані/роботу в Excel, я впевнений, що ви зіткнулися з проблемою, коли друкується кілька сторінок замість однієї.
Іноді це настільки засмучує, що нова сторінка надрукована лише для того, щоб вмістити кілька додаткових рядків даних (що також призводить до втрати паперу).
Існує кілька простих методів, за допомогою яких можна переконатися, що дані Excel надруковані на одній сторінці (або на меншій кількості сторінок, якщо ви друкуєте великий звіт).
У цьому підручнику Excel я поділюся деякими методами, які ви можете використовувати надрукувати аркуш Excel на одній сторінці. Для досягнення найкращого результату можна використовувати комбінацію цих методів.
Тож почнемо!
Перевірте, скільки сторінок буде надруковано (попередній перегляд)
Перш ніж ви вирішите оптимізувати параметри друку роботи Excel на одному аркуші, краще перевірити поточний стан за допомогою попереднього перегляду друку.
Не хвилюйтесь! Для цього вам не потрібно нічого друкувати. Ви можете просто перевірити, як би виглядав друкований твір і скільки аркушів буде надруковано.
Це дозволяє вам зрозуміти, що ви можете змінити, щоб переконатися, що ви використовуєте мінімальну кількість паперу, зберігаючи при цьому ваш друкований звіт красивим і розбірливим.
Нижче наведено кроки, за допомогою яких можна попередньо переглянути друк, щоб побачити, як виглядатиме остаточне завдання друку:
- Перейдіть на вкладку Файл
- Натисніть на опцію друку
Або можна скористатися комбінацією клавіш Control + P (Command + P, якщо використовується Mac)
Це відкриє сторінку попереднього перегляду друку, де ви зможете побачити, скільки сторінок буде надруковано та що буде надруковано на кожній сторінці.
Ви можете використовувати клавіші зі стрілками для переходу до наступної/попередньої сторінки в режимі попереднього перегляду друку.
Способи розміщення та друку аркуша Excel на одній сторінці
Тепер давайте розглянемо деякі методи, які можна використати для розміщення всіх даних у аркуші на одній сторінці, а потім надрукувати звіт на одній сторінці (або меншій кількості сторінок)
Відрегулюйте ширину стовпця (або висоту рядка)
У багатьох випадках вам не потрібно, щоб ваші стовпці були занадто широкими.
А оскільки це безпосередньо визначає, скільки даних надруковано на одній сторінці, ви можете заощадити багато паперу, просто зменшивши ширину стовпця.
Але як же тоді дізнатися, чи зробили ви достатньо чи ні? Як дізнатися, яку ширину стовпця потрібно зменшити, щоб все вмістилося на одній сторінці?
Щоб зробити це легким, ви можете скористатися Перегляд макета сторінки в Excel - який показує в режимі реального часу, скільки даних буде надруковано на кожній сторінці вашого звіту.
Нижче наведено кроки, щоб увійти в режим макета сторінки, а потім зменшити ширину стовпця:
- Натисніть вкладку Перегляд на стрічці
- У групі Перегляди робочої книги натисніть на опцію «Макет сторінки». Це змінить спосіб відображення даних (і ви побачите масштаби у верхній та лівій частині аркуша)
- Зменшіть ширину стовпця, щоб розмістити дані на одній сторінці. Для цього розмістіть курсор біля краю курсору на заголовку стовпця, який потрібно зменшити. Потім натисніть і перетягніть.
Коли у вас є всі дані на одній сторінці, ви можете роздрукувати їх.
У деяких випадках може виявитися, що дані в комірці обрізаються і відображаються не повністю. Часто це відбувається при зміні ширини стовпця. Ви можете виправити це, увімкнувши опцію Перенесення тексту в Excel.
Щоб повернутися до звичайного вигляду (і вийти з режиму розкладки сторінки), клацніть на вкладці Вигляд, а потім - на «Звичайний».
Змінити масштабування (вмістити всі рядки/стовпці на одній сторінці)
Excel має вбудовану опцію, яка дозволяє змінювати масштаб аркуша таким чином, щоб він містив більше рядків/стовпців на одній сторінці.
Коли ви це робите, він просто зменшує все, щоб вмістити всі стовпці або рядки на одній сторінці.
Припустимо, у вас є аркуш, на якому стовпці переносяться на наступний аркуш під час друку.
Нижче наведено кроки для зменшення аркуша під час друку:
- Перейдіть на вкладку Файл
- Натисніть Друк (або скористайтеся комбінацією клавіш - Control + P)
- У вікні Друк натисніть на опцію Масштабування (це остання опція зліва)
- Натисніть на будь -який із варіантів:
- Вмістити аркуш на одній сторінці
- Перепишіть усі стовпці на одній сторінці
- Вмістити всі рядки на одній сторінці
Наведені вище кроки масштабують аркуш відповідно до сторінки (на основі того, які параметри ви обрали). Ви також зможете побачити, як будуть виглядати дані у попередньому перегляді аркуша праворуч.
Опція "Розмістити аркуш на одній сторінці" підходить, коли у вас є лише кілька рядків/стовпців, які переповнюються. Якщо їх багато, використання цієї опції може зробити надруковані дані замалими для читання.Це не впливає на дані аркуша. Він масштабує дані лише для друку.
Приховати або видалити рядки/стовпці
Ще один розумний спосіб отримати все на одній сторінці під час друку - приховати будь -які стовпці або рядки, які вам не потрібні.
У вас завжди є можливість зробити їх знову видимими на випадок, якщо вам це буде потрібно пізніше, але приховування їх під час друку переконається, що ви оптимізуєте простір і використовуєте менше сторінок для друку.
Щоб приховати рядок/стовпець, просто виділіть їх, клацніть правою кнопкою миші, а потім виберіть Приховати.
Знову ж таки, найкраще спочатку увійти в режим макета сторінки, а потім зробити це. Таким чином ви зможете побачити, скільки рядків/стовпців потрібно приховати, щоб вмістити всі дані на одній сторінці в Excel.
І ось кроки, щоб показати рядки/стовпці в Excel.
Змініть орієнтацію сторінки
Якщо у вас більше стовпців і рядків, має сенс змінити орієнтацію сторінки під час друку.
У Excel є дві орієнтації;
- Портрет (за замовчуванням в Excel) - друкується більше рядків, ніж стовпців
- Альбомно - друкується більше стовпців, ніж рядків
Якщо у вас більше стовпців, ніж рядків (як показано нижче), ви можете змінити орієнтацію сторінки на альбомну, щоб переконатися, що ваші дані підходять і друкуються на одній сторінці.
Нижче наведено кроки для зміни орієнтації сторінки в Excel:
- Перейдіть на вкладку Макет сторінки
- У групі Параметри сторінки натисніть кнопку запуску діалогового вікна. Відкриється діалогове вікно "Налаштування сторінки".
- Натисніть на вкладку Сторінка в діалоговому вікні (якщо ще не вибрано)
- У опції Орієнтація виберіть Пейзаж
- Натисніть OK
Тепер ви можете перейти до Попередній перегляд друку та подивитися, як би виглядав ваш друкований звіт.
Комбінація клавіш для відкриття діалогового вікна Параметри сторінки ALT + P + S + P (натисніть ці клавіші послідовно)
Крім того, ви також можете змінити орієнтацію у вікні попереднього перегляду друку, вибравши альбомну орієнтацію зі спадного меню в налаштуваннях.
Змініть поля сторінки
Іноді у вас просто є один або два додаткових стовпці, які друкуються на новій сторінці (або кілька додаткових рядків, які переходять на наступну сторінку).
Невелике коригування полів сторінки може допомогти вам вмістити все на одній сторінці.
Якщо вам цікаво, що таке поля сторінок - під час друку робочого аркуша Excel кожна надрукована сторінка матиме трохи пробілів по краях. Це за задумом, щоб переконатися, що дані виглядають добре під час друку.
У вас є можливість зменшити цей пробіл (поле сторінки) та розмістити більше даних на одній сторінці.
Нижче наведено кроки для зменшення поля сторінки в Excel:
- Перейдіть на вкладку Макет сторінки
- У групі Налаштування сторінки натисніть «Поля»
- Натисніть на Вузький
Вищезазначені кроки зменшують поле сторінки, і ви можете побачити, що на цій же сторінці стискаються додаткові рядки/стовпці.
Якщо ви хочете ще більше зменшити поле сторінки, натисніть опцію «Поля» на стрічці, а потім натисніть «Спеціальні поля». Відкриється діалогове вікно Параметри сторінки, де можна додатково налаштувати поля.
Зменшіть розмір шрифту
Ще одним простим способом швидко зробити деякі додаткові рядки/стовпці (які зараз роздруковуються на додаткових аркушах) відповідно до однієї сторінки може бути зменшення розміру шрифту.
Це може дозволити вам змінити розмір кількох стовпців, щоб він містив одну сторінку під час друку.
Це може бути корисним, коли у вас є надруковані дані, які зазвичай містяться у додатку - те, що вам потрібно мати, але ніхто про це не читає і не дбає.
Друкувати лише вибрані дані (або встановлювати область друку)
Іноді у вас може бути великий набір даних, але ви можете не надрукувати його весь. Можливо, вам потрібно лише надрукувати вибрані дані.
Якщо це разова справа, коли ви хочете швидко надрукувати вибрані дані на аркуші, ви можете зробити це, використовуючи крок нижче:
- Виберіть дані, які потрібно надрукувати
- Перейдіть на вкладку Файл
- Натисніть Друк (або скористайтеся комбінацією клавіш - Control + P)
- На екрані Друк, що з’явиться, клацніть першу опцію в Налаштуваннях
- Натисніть на опцію Print Selection. Ви б помітили, що попередній перегляд також змінюється, показуючи вам лише ту частину, яка буде надрукована.
- Натисніть Друк.
Наведені вище кроки надрукують лише вибраний набір даних.
Зверніть увагу: якщо ви вибрали набір даних, який не можна помістити в одну таблицю під час друку, він буде надрукований на кількох аркушах. Тим не менш, ви можете змінити масштаб на "Підгонка аркуша на одній сторінці", щоб надрукувати виділення на одній сторінці.
Наведений вище спосіб хороший, коли час від часу доводиться друкувати вибрані дані.
Але вам потрібно надрукувати один і той же вибір з кількох аркушів, краще встановити область друку. Після встановлення Excel вважатиме цю область друку частиною, яка призначена для друку, і ігноруватиме інші дані на аркуші.
Нижче наведено кроки для встановлення області друку в Excel:
- Виберіть дані, які потрібно встановити як область друку
- Перейдіть на вкладку Макет сторінки
- У групі Налаштування сторінки натисніть на опцію Друкувати область
- Натисніть кнопку Встановити область друку
Це воно!
Тепер, коли ви намагаєтесь надрукувати аркуш, буде надруковано лише область друку (і лише це буде показано у вікні попереднього перегляду друку).
[Бонус] Додати розриви сторінок
Якщо у вас великий набір даних. очевидно, що його не можна вмістити в одну сторінку, і друк усіх цих даних займе кілька сторінок.
Ви можете додати розриви сторінок в Excel, щоб Excel знав, де зупинити друк на поточній сторінці, а решту перекинути на наступну сторінку.
Нижче наведено кроки для додавання розривів сторінок у Excel:
- Виберіть клітинку, куди потрібно вставити розрив сторінки. Починаючи з цієї комірки, все буде надруковано на наступній сторінці
- Перейдіть на вкладку Макет сторінки
- У групі Налаштування сторінки натисніть опцію Розриви
- Натисніть Вставити розриви сторінки
Вищезазначені кроки додадуть розрив сторінки, і все до розриву сторінки буде надруковано на одному аркуші, а решта даних на інших аркушах.
Зауважте, що якщо ви встановили область друку, вона матиме пріоритет над розривами сторінок.
Отже, це різні методи, які можна використовувати для розміщення даних на одній сторінці та друку електронної таблиці Excel на одній сторінці. У випадках, коли у вас багато даних, можливо, не має сенсу друкувати їх на одній сторінці, але ви все одно можете скористатися наведеними вище методами, щоб мінімізувати використання паперу та розмістити ті самі дані на меншій кількості сторінок.
Сподіваюся, цей підручник був вам корисним.
