Як вставити розриви сторінок у Excel (& Видалити, Видалити розриви сторінок)

Коли ви друкуєте свою роботу в Excel, було б корисно, якщо є система, яка вирішує, скільки вмісту буде розміщено на одній сторінці, а що буде надруковано на наступній сторінці тощо.

За замовчуванням Excel робить це, вставляючи розриви сторінок через певні проміжки часу на аркуші під час друку.

Це робиться на основі розміру паперу, полів та параметрів масштабування.

Але якщо вам потрібен більший контроль і ви хочете вирішити, скільки вмісту слід надрукувати на сторінці 1 і де він повинен розриватися, і перейти до наступної сторінки, тоді ви можете вручну вставити розрив сторінки між сторінками.

Таким чином Excel буде знати, що як тільки прийде розрив сторінки, йому потрібно припинити друк на поточній сторінці, а решту - на наступній.

У цьому уроці я покажу вам, як це зробити вручну вставити розриви сторінок в Excel (і як також видалити розриви сторінок)

Вставка вручну розривів сторінки в Excel (горизонтальна/вертикальна)

Припустимо, у мене є набір даних, як показано нижче, де я маю номери продажів для різних людей, які працюють у різних регіонах.

У цих даних я хочу надрукувати всі записи для США на першому етапі, а потім усі інші записи на другій сторінці.

Якщо я зараз роздрукую дані, все буде надруковано на одній сторінці, оскільки дані недостатньо великі, щоб їх можна було розділити на кілька сторінок.

Тому для цього мені доведеться вручну вставити розрив сторінки після даних для США.

Нижче наведено кроки для цього.

1. Виберіть рядок, над яким потрібно вставити розрив сторінки. у нашому прикладі це буде рядок 11
2. Перейдіть на вкладку «Макет сторінки»
3. У групі «Налаштування сторінки» натисніть на опцію «Розриви»
4. Натисніть на опцію "Вставити розрив сторінки"

Вищевказані кроки вставляють розрив сторінки прямо над вибраним рядком.

Excel також показує позиції розривів сторінок, додаючи світло -сіру пунктирну лінію між двома сторінками.

Можливо, ви не зможете побачити цей рядок, якщо у вас вже є видимі лінії сітки, але якщо ви сховаєте лінії сітки, ви побачите це, як показано нижче.

Так само, як я вставив горизонтальний розрив сторінки в Excel, ви також можете вставити вертикальний розрив сторінки.

Просто виберіть стовпець B, для якого потрібно додати розрив сторінки, і перейдіть на вкладку «Макет сторінки» та натисніть на опцію «Вставити розрив сторінки»

Зверніть увагу, що ви можете вставити стільки розривів сторінок, скільки захочете.

Наприклад, якщо ви хочете надрукувати дані для кожного регіону на іншій сторінці, ви можете вставити кілька горизонтальних розривів сторінок, вибравши рядок праворуч нижче, де закінчуються дані для цього регіону, і вставити туди розрив сторінки.

Примітка. Якщо ви хочете вставити як горизонтальні, так і вертикальні розриви сторінок у певному місці, ви можете зробити це, вибравши комірку та повторивши той самий процес вище, щоб вставити розрив сторінки. Це зробить горизонтальний розрив сторінки прямо над коміркою та вертикальний розрив сторінки ліворуч від комірки.

Комбінація клавіш для вставки розриву сторінки

ALT + P + B + I

Перевірте вставку розриву сторінки з попереднього перегляду розриву сторінки

Після того, як ви вставили розриви сторінок в Excel, ви можете швидко перевірити, що все буде надруковано на кожній сторінці, перейшовши в режим попереднього перегляду розриву сторінки.

Нижче наведено кроки для цього.

1. Перейдіть на вкладку Вигляд
2. У групі Перегляди робочої книги натисніть на опцію Попередній перегляд розриву сторінки

Вищевказані кроки змінять вигляд вашого аркуша, і ви зможете побачити, скільки вмісту буде надруковано на кожній сторінці.

Кожен розрив сторінки відображається товстою синьою лінією, а сторінки пронумеровані, що дозволяє легко зрозуміти, який вміст буде розміщено на друкованій сторінці.

Щоб повернутися до звичайного подання робочого аркуша, натисніть на опцію Звичайний на вкладці Вигляд.

Примітка. Ви також можете перемикатися між звичайним переглядом та попереднім переглядом розриву сторінки, натиснувши на піктограми в рядку стану.

Видалення розривів сторінки

Так само, як ви можете додати розрив сторінки в Excel, ви також можете легко видалити розрив сторінки.

У нашому прикладі припустимо, що я хочу видалити розрив сторінки, який я вставив після даних для регіону США.

Нижче наведено інші кроки для цього:

1. Виберіть рядок, над яким у вас є розрив сторінки. У нашому прикладі це буде ряд 11
2. Перейдіть на вкладку «Макет сторінки»
3. У групі «Налаштування сторінки» натисніть на опцію «Розриви»
4. Натисніть «Видалити розрив сторінки»

Вищезазначені кроки видалять розрив сторінки над вибраним рядком.

Якщо ви вставили кілька перерв, які потрібно видалити, вам доведеться повторювати цей процес один за одним.

Примітка. Ви не можете видалити кілька розривів сторінок за один раз, вибравши кілька рядків або стовпців. якщо ви спробуєте це зробити, Excel розгляне лише останній вибраний рядок і видалить розрив сторінки над ним.

Комбінація клавіш для видалення розриву сторінки

ALT + P + B + R

Скинути всі розриви сторінок

Якщо ви хочете видалити всі розриви сторінок, які ви вставляєте вручну, і скинути їх до типових, є варіант і для цього.

Нижче наведено кроки для скидання розриву сторінки в Excel:

1. Перейдіть на вкладку «Макет сторінки»
2. У групі «Налаштування сторінки» натисніть на опцію «Розриви»
3. Натисніть «Скинути всі розриви сторінок»

Виконання вищевказаних дій видалить усі розриви сторінок, вставлені вручну, і розмістить розриви сторінок залежно від розміру сторінки, поля та масштабу (як це робиться за замовчуванням)

Комбінація клавіш для видалення розриву сторінки

ALT + P + B + A

Переміщення розриву сторінки вручну

Після того, як ви вставили розриви сторінок у аркуш, ви можете внести незначні зміни, перетягнувши горизонтальні або вертикальні лінії розриву сторінки.

Щоб це працювало, вам потрібно бути в режимі попереднього перегляду розриву сторінки.

Нижче наведено кроки, які можна використовувати для переміщення розриву сторінки шляхом його перетягування:

1. Перейдіть на вкладку Вигляд
2. У групі подань робочої книги натисніть на опцію Попередній перегляд розриву сторінки. Це змінить вид робочого аркуша, і ви зможете побачити всі розриви сторінок у вигляді товстих синіх ліній
3. Наведіть курсор на рядок розриву сторінки, який потрібно змінити. Ви помітите, що курсор змінюється на значок зі стрілкою з двома кінцями
4. Утримуйте ліву клавішу миші та перетягніть синю лінію туди, де ви хочете її розмістити, а потім залиште клавішу
5. Натисніть на опцію Звичайний на вкладці подання, щоб повернутися до звичайного подання робочого аркуша

Сховати або показати пунктирну лінію розриву сторінки

Хоча великі розриви дуже корисні, якщо ви друкуєте свої дані, одна річ, яка мене дуже бентежить, - це пунктирна сіра лінія, яка залишається на робочому аркуші після того, як ви застосували розриви сторінок.

Деякі люди вважають це корисним, оскільки він повідомляє їм, де сторінка зламається під час друку, а я, з іншого боку, вважаю це дратівливим.

І як тільки ви застосуєте розриви сторінок, ця сіра лінія не зникне, поки ви не збережете свою книгу та не перезапустите її знову.

Тож, якщо ви схожі на мене, можливо, захочете назавжди приховати рядок розриву сторінки.

Нижче наведено кроки, щоб приховати рядок розриву сторінки в Excel:

• Перейдіть на вкладку Файл
• Натисніть Параметри
• У діалоговому вікні Параметри Excel, що відкриється, натисніть на опцію «Додатково» на лівій панелі
• Прокрутіть униз до розділу "Параметри відображення для цього аркуша"
• Зніміть прапорець "Показати розриви сторінок"

Ви можете ввімкнути цей параметр, щоб видалити сіру лінію розриву сторінки на певних робочих аркушах або у всій книзі, але не можна застосувати цей параметр до всіх книг Excel.

Якщо ви хочете зробити це для іншої відкритої книги, вам доведеться повторити ті ж дії знову.

Додати розрив сторінки після кожного проміжного підсумку

Якщо до набору даних додати проміжну суму, існує опція, яка дозволяє автоматично додавати розриви сторінок при зміні категорії даних.

Нижче у мене є цей набір даних, де у мене є регіони, відсортовані в порядку зменшення (із застосуванням проміжних підсумків).

Для такого набору даних було б доцільно додати проміжну підсумкову, яка б показувала цільові продажі та фактичні продажі для кожного регіону, а проміжну підсумок додаватиметься щоразу, коли змінюється регіон (тобто проміжна сума для США нижче регіонів США всього для Близького Сходу нижче регіону Близького Сходу).

І коли ці дані будуть надруковані, це може допомогти надрукувати всі регіони на окремих робочих аркушах (що можна зробити, додаючи розриви сторінок, коли регіон змінюється).

Нижче наведено інші кроки, щоб додати проміжок часу та додати розрив сторінки щоразу, коли змінюється регіон:

1. Виберіть будь -яку клітинку в наборі даних
2. Перейдіть на вкладку Дані
3. Натисніть на опцію Проміжний підсумок (я використовую Microsoft 365, і він є в параметрах структури)
4. У діалоговому вікні, що відкриється, натисніть спадне меню "При кожній зміні" та виберіть Регіон
5. Перевірте цільовий та фактичний обсяги продажів у параметрах "Додати проміжний підсумок до"
6. Поставте прапорець "Розрив сторінки між сторінками"
7. Натисніть ОК

Вищезазначені кроки додадуть проміжок до даних, як показано нижче, і одночасно також додасть розрив сторінки при зміні регіону.

Це може бути корисним, якщо ви хочете надрукувати дані для кожної країни на окремому аркуші.

Ви можете побачити, де додаються розриви сторінок, натиснувши вкладку Перегляд, а потім натиснувши опцію Попередній перегляд розриву сторінки

Отже, ось як можна легко вставити розрив сторінки в Excel. Я також розповів, як можна видалити деякі розриви сторінок, видалити їх повністю. або скиньте його до налаштувань за замовчуванням.

Сподіваюся, цей підручник був вам корисним.