Коментарі дуже корисні, коли ви хочете додати деяку інформацію про клітинку/точку даних, не змінюючи вміст комірки.
Я часто використовую їх, коли використовую формули, і мені потрібно вказати, що робить формула і що означає значення комірки. Якщо ви співпрацюєте з іншими, ви також можете додати коментарі для довідки інших людей.
У цьому підручнику я покажу вам все, що вам потрібно знати про коментарі - зокрема, як вставляти коментарі в Excel, як редагувати/видаляти коментарі, як видаляти коментарі з усього аркуша чи книги тощо.
Але перш ніж я розповім вам, як вставляти коментарі в Excel (або видаляти/редагувати коментарі), вам потрібно знати дещо важливе.
В Office-365 Microsoft має перейменовано функціонал Коментар у Примітки. Тож традиційні відомі вам коментарі (той, що показує жовту коробку та маленький червоний трикутник у комірці праворуч угорі) тепер називаються Примітками. Тепер коментарі відносяться до нової функції, яка дозволяє створювати потокові розмови. Ось стаття про різницю між примітками та коментарями
Нижня лінія - Якщо ви НЕ використовуєте Office 365, вам не потрібно ні про що турбуватися, і коментар залишається незмінним. Якщо ви використовуєте Office 365, коментарі тепер називаються Примітками
Як вставити коментарі в Excel (ярлик)
Якщо ви хочете вставити коментар у клітинку в Excel, ви можете скористатися наведеною нижче комбінацією клавіш:
SHIFT + F2 у Windows
та
Command + F2 у Mac
Ось як використовувати цей ярлик, щоб вставити коментар:
- Виберіть клітинку, куди потрібно вставити коментар
- Утримуйте клавішу Shift (або клавішу Command, якщо використовується Mac)
- Натисніть клавішу F2
Вищезазначені кроки миттєво додадуть коментар до вибраної комірки.
Тепер ви можете ввести будь -який потрібний текст у коментарі, а потім натиснути клавішу Escape або натиснути будь -де на аркуші, щоб цей коментар зберігався у комірці.
Якщо ви вибрали діапазон клітинок і скористалися наведеним вище ярликом, він додасть коментар лише до активної комірки.
Якщо ви не віддаєте перевагу методу ярликів, нижче наведено ще один спосіб додати коментар:
- Клацніть правою кнопкою миші клітинку, в яку потрібно додати коментар
- Натисніть Новий коментар (або Нова примітка, якщо ви використовуєте Office 365)
Показати всі коментарі/примітки
Якщо ви хочете, щоб усі коментарі розгорталися і відображали текст у ньому, ви можете легко це зробити одним натисканням кнопки:
- Перейдіть на вкладку Огляд
- У групі Коментарі натисніть Показати всі коментарі
Це миттєво покаже всі коментарі на аркуші.
Це працює як кнопка перемикання. Тому, якщо ви знову натиснете на нього, він приховає всі коментарі на аркуші.
Якщо ви використовуєте Office 365, вам потрібно натиснути на опцію «Примітки», а потім - «Показати всі нотатки»
Навігація по коментарях (попередня/наступна)
Якщо ви хочете переглянути кожен коментар один за одним, ви також можете це зробити. Це може бути корисним, якщо у вас багато коментарів, і ви хочете переконатися, що не пропустите жодного під час перегляду цих коментарів.
Нижче наведено кроки для проходження коментарів один за одним:
- Перейдіть на вкладку Огляд
- У групі Коментарі натисніть на опцію Далі, щоб перейти до наступного коментаря (і Назад, щоб перейти до попереднього коментаря).
Під час переміщення по цих коментарях відображатиметься лише активний коментар. Решта будуть приховані. Коли ви натискаєте Далі, він переходить до наступного коментаря та приховує всі інші коментарі.
Якщо ви використовуєте Office 365 (де коментарі зараз називаються Примітками), вам потрібно натиснути на вкладку Огляд, потім клацнути на опції Примітки, а потім натиснути на Параметри Далі/Попередня примітка. Це трохи ускладнилося, якщо вам доведеться багато використовувати цю опцію (оскільки тепер вона вимагає більшої кількості кліків). Одним із способів вирішення цієї проблеми може бути додавання опції Наступні/Попередні нотатки до QAT (ця опція з’являється, якщо клацнути правою кнопкою миші на опціях Наступна/Попередня примітка).
Копіювати коментарі
Коли ви виконуєте просту копіювання-копію, вона копіюватиме все, включаючи значення, формули, форматування та коментарі. Тож, якщо ви хочете скопіювати та вставити все, вам знадобиться лише звичайний Control-C та Control-V
Але що, якщо вам потрібно лише скопіювати коментарі (і більше нічого).
Excel дозволяє це зробити за допомогою спеціальних опцій Вставити.
Нижче наведено кроки для копіювання та вставлення коментарів лише у Excel:
- Виберіть усі клітинки, у яких є коментарі, які потрібно скопіювати
- Клацніть правою кнопкою миші будь-яку клітинку у виділенні, а потім клацніть Копіювати (або скористайтеся комбінацією клавіш Control + C)
- Перейдіть до комірки, куди потрібно вставити коментарі.
- Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Спеціальна вставка.
- У діалоговому вікні Спеціальна вставка натисніть Коментарі (це буде "Коментарі та примітки", якщо ви використовуєте Office 365)
- Натисніть OK
Вищезазначені кроки вставлятимуть лише коментарі, а не значення/форматування/формули.
Це може бути корисним, якщо у вас є дві версії одного файлу з різними коментарями. Ви можете скопіювати та вставити всі коментарі в останній версії, щоб переконатися, що у вас все в одному місці.
Видалити коментарі
Існують різні методи видалення коментарів у Excel. Вибраний вами метод буде залежати від того, які коментарі ви хочете видалити.
Наприклад, якщо ви хочете видалити коментарі лише у виділеному місці або з усього робочого аркуша, ви можете скористатися простим способом - ярликом або опцією на стрічці.
Але якщо ви хочете видалити коментарі з усіх аркушів за один раз, вам потрібно використовувати VBA.
Давайте розглянемо обидва ці сценарії.
Видалити коментарі з вибраного діапазону або всього аркуша
Цей простий.
Щоб видалити всі коментарі у вибраній частині, виконайте наведені нижче дії.
- Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці виділення
- Натисніть Видалити коментар (або «Видалити примітку», якщо ви використовуєте Office 365)
Якщо ви хочете видалити коментарі з усього робочого аркуша, виконайте наведені нижче дії.
- Натисніть на сірий трикутник у верхньому лівому куті програми Excel. Це дозволить вибрати весь робочий аркуш (або ви можете скористатися ним Control + A + A)
- Натисніть вкладку Домашня сторінка
- У групі Редагування натисніть Очистити
- Натисніть Очистити коментарі
Вищезазначені кроки видалять усі коментарі на аркуші.
Зауважте, що якщо вибрати весь аркуш, а потім клацнути правою кнопкою миші будь-яку клітинку, ви не отримаєте можливість видалити всі коментарі (або примітки)
Видалити коментарі з усіх аркушів за один раз
Видалити коментарі з усієї книги трохи складно. Ви можете перейти до кожного аркуша і видалити всі коментарі на кожному аркуші, але це може стати нудним, якщо у вашій книзі багато аркушів.
У цьому випадку простий код VBA може виконати всю важку роботу.
Нижче наведено код, який перейде на кожен аркуш книги і видалить коментарі з усього аркуша:
Для кожного ws у робочих листах: ws.cells.ClearComments: Наступний ws
У наведеному вище коді використовується цикл For Every Next для перегляду кожного аркуша у книзі. І для кожного аркуша він використовує метод ClearComments, щоб видалити всі коментарі за один раз.
Оскільки Microsoft перейменувала коментарі в примітки в Office 365, у майбутньому вищевказаний код може видалити коментарі (нова функція в O365), і вам, можливо, доведеться скористатися наведеним нижче кодом для видалення приміток (коментарі в попередніх версіях)
Для кожного ws у робочих аркушах: ws.cells.ClearNotes: Наступний ws
Наразі обидва ці коди працюють і видаляють коментарі із зазначених клітинок.
Тепер дозвольте мені показати вам, як використовувати цей код.
- Клацніть правою кнопкою миші будь-яку вкладку аркуша
- Натисніть Переглянути код. Відкриється редактор VB (також можна відкрити комбінацію клавіш ALT + F11)
- У редакторі VB, якщо ви не бачите негайного вікна, клацніть опцію Перегляд у меню, а потім натисніть Негайне вікно
- Скопіюйте та вставте вищенаведений код макросу VBA у безпосереднє вікно.
- Встановіть курсор у кінці рядка у безпосередньому вікні
- Натисніть клавішу Enter
Наведені вище кроки видалять усі коментарі у всій книзі.
Копіювати всі коментарі на окремому робочому аркуші
Було б чудово мати список усіх коментарів та весь текст у кожному коментарі як список на робочому аркуші. Це полегшить перегляд коментарів один за одним (замість навігації та стрибка по клітинках аркуша).
Хоча це неможливо зробити за допомогою вбудованої функції, ви можете зробити це за допомогою VBA.
Ось детальний підручник, який показує, як отримати список усіх коментарів на окремому робочому аркуші.
Перетворення заміток у коментарі (лише для Office 365)
Ця функція доступна лише для користувачів Office 365.
Оскільки зараз існує два типи коментарів - коментарі та примітки, це дозволяє змінювати примітки на коментарі (а не навпаки).
Отже, якщо у вас є традиційні коментарі (зараз їх називають нотатками в O365), ви можете легко перетворити їх у коментарі, виконавши наведені нижче дії.
- Перейдіть на вкладку Огляд
- Натисніть на опцію Примітки
- Натисніть кнопку Перетворити в коментарі
- У діалоговому вікні, що відкриється, натисніть «Перетворити всі нотатки»
Наведені вище кроки перетворять усі коментарі в примітки.
Зверніть увагу, що якщо у коментарях є форматування чи зображення, їх буде видалено автоматично.
Крім того, ви не можете перетворити деякі нотатки в коментарі, а інші залишити як є. Наведені вище кроки змінять усі примітки на коментарі у всьому аркуші.
Отже, це все, що потрібно знати про вставлення та видалення коментарів у Excel.
Сподіваюся, вам цей підручник був корисним!
