✅ Перевірка правопису в Excel - де вона та як її використовувати?

Зміст

Перегляньте відеоурок - перевірка правопису в Excel

Перевірку правопису в Excel часто ігнорують, враховуючи, що користувачі Excel часто працюють з цифрами порівняно з текстом. Але це все ще одна з важливих перевірок, яку слід мати на місці.

Порівняно з MS Word або PowerPoint, де ви можете візуально побачити червоне підкреслення під словом, написаним неправильно, нічого подібного в Excel не відбувається.

Уявіть собі катастрофічну орфографічну помилку, яка вилилася на аркуш вашого листа, коли ви надсилали його своєму клієнту. Незалежно від того, скільки важкої праці ви вкладаєте у розкриття та аналіз даних, весь ваш авторитет піде нанівець.

Ну - більше НІ.

У цьому підручнику я покажу вам, як використовувати перевірку правопису в Excel і як ви можете максимізувати свої зусилля за допомогою доступних вам опцій.

Де знайти перевірку правопису в Excel

Параметр перевірки правопису можна знайти на вкладці "Перегляд" на стрічці в Excel.

Якщо ви натиснете опцію Орфографія на вкладці огляду, вона відкриє діалогове вікно Перевірка правопису.

Комбінація клавіш для запуску перевірки правопису в Excel

Ви також можете використовувати комбінацію клавіш F7 для запуску перевірки орфографії в Excel. Щоб скористатися цим, активуйте аркуш, у якому потрібно запустити перевірку правопису, виберіть клітинку/діапазон клітинок і натисніть клавішу F7 на клавіатурі.

Як працює перевірка правопису в Excel

Важливо знати, як працює перевірка правопису в Excel.

Якщо вибрати клітинку A1, вона пройде всі клітинки у першому рядку, потім перейде до другого рядка та перевірить усі клітинки у другому рядку (зліва направо), а потім перейде до третього рядка тощо. Якщо він ідентифікує клітинку з орфографічною помилкою, відображається діалогове вікно Орфографія.

Якщо вибрати клітинку в іншому місці на аркуші, скажімо, B3, то вона пройде через клітинки праворуч, а потім у рядок під ним. Коли це буде зроблено з перевіркою всіх клітинок після B3, він покаже запит, який запитує користувача, чи хоче він продовжувати перевірку на початку аркуша. Щось, як показано нижче:

Якщо користувач вибирає Так, він повертається і перевіряє інші клітинки (які в нашому прикладі будуть від А1 до В2).

Щоб краще зрозуміти, подивіться на цей приклад нижче (заштриховані клітинки - це ті, що мають орфографічну помилку):

Як показано, коли ми починаємо перевірку правопису за допомогою A1, вона завершує перевірку правопису для всіх клітинок. Але коли ми починаємо з комірки B3, вона перевіряє наявність усіх комірок з B3, а потім запитує користувача, чи хоче він продовжувати перевірку з самого початку.

Розуміння діалогового вікна перевірки правопису

Щоразу, коли ви запускаєте перевірку правопису в excel і вона виявляє помилку, вона відображає діалогове вікно перевірки правопису (як показано нижче):

Давайте швидко зрозуміємо різні варіанти, доступні в діалоговому вікні перевірки правопису:

Ігнорувати один раз: Якщо перевірка правопису зустрічає слово, яке ідентифікується як помилка, але ви хочете залишити його таким, ви можете натиснути кнопку Ігнорувати один раз. Це один раз ігнорує цю помилку.
Ігнорувати всіх: Якщо Excel ідентифікує слово як помилку, але ви хочете зберегти всі екземпляри цього слова (як є), натисніть Ігнорувати все.
Додати до словника: Якщо Excel позначає слово як помилку, але це правильне слово для використання (можливо, це ім’я або абревіатура, яку ви використовуєте у своїй компанії), то ви можете додати її до словника. Якщо таке слово позначено як помилку, і ви натискаєте Додати до словника, Excel зробить це частиною прийнятних слів і більше не позначить його. Зауважте, що це слово зараз є частиною словника Excel і ніколи не буде позначене у жодній із книг.
Змінити: Коли Excel підкреслює помилку, він також показує деякі пропозиції (наприклад, пропонує Good замість Goood). Може бути одна або кілька таких пропозицій. Виберіть пропозицію, яку ви хочете використати, і натисніть Змінити, щоб застосувати це.
Змінити все: Якщо натиснути цю кнопку, вона змінить усі випадки помилково написаного слова з вибраною пропозицією.
Автовиправлення: Параметр автовиправлення Excel змінить помилково написане слово з вибраною пропозицією, а також додасть його до списку автовиправлення. Це означає, що наступного разу, коли ви введете те саме слово з помилкою, Excel буде автоматично перетворювати його на пропозицію, яку ви вибрали.
Мова словника: Ви можете змінити мову словника за допомогою цього розкривного списку.

Нижче наведено деякі налаштування за замовчуванням у програмі перевірки правопису в Excel:

Він ігнорує слова, написані великими літерами. Наприклад, якщо у вас є слово HELLOOO, воно не буде позначено як помилка.
Він ігнорує слова, що містять цифри. Наприклад, якщо у вас є слово Hello123, воно не буде позначено як помилка.
Він ігнорує адреси Інтернету та файлів.
Він НЕ ігнорує повторювані слова. Наприклад, якщо у вас є текст - Привіт, як справи? - тоді це додаткове поле буде позначено як помилка.

Ви можете змінити ці налаштування за замовчуванням, натиснувши кнопку «Параметр» у діалоговому вікні «Перевірка правопису». Відкриється діалогове вікно Параметри, де ви можете внести необхідні зміни.