Подивіться відео про використання форм введення даних у Excel
Нижче наведено детальний письмовий посібник про форму введення даних Excel на випадок, якщо ви віддаєте перевагу читати, а не дивитися відео.
Excel має багато корисних функцій щодо введення даних.
І однією з таких особливостей є Форма введення даних.
У цьому посібнику я покажу вам, що таке форми введення даних та як їх створити та використовувати в Excel.
Чому вам потрібно знати про форми введення даних?
Можливо, ні!
Але якщо введення даних є частиною вашої щоденної роботи, я рекомендую вам перевірити цю функцію і подивитися, як вона може допомогти вам заощадити час (і зробити вас більш ефективним).
Існує дві загальні проблеми, з якими я зіткнувся (і побачив, як люди стикаються), коли йдеться про введення даних у Excel:
- Це займає багато часу. Потрібно ввести дані в одну клітинку, потім перейти до наступної комірки і ввести дані для неї. Іноді вам потрібно прокрутити вгору і подивитися, який це стовпець і які дані потрібно ввести. Або прокрутіть праворуч, а потім поверніться до початку, якщо є багато стовпців.
- Він схильний до помилок. Якщо у вас є величезний набір даних, якому потрібно 40 записів, є ймовірність, що ви в кінцевому підсумку введете те, що не призначене для цієї комірки.
Форма введення даних може допомогти, прискоривши процес та зменшивши його кількість.
Перш ніж я покажу вам, як створити форму введення даних у Excel, дозвольте мені швидко показати вам, що вона робить.
Нижче наведено набір даних, який зазвичай веде команда найму в організації.
Кожного разу, коли користувачеві потрібно буде додати новий запис, йому/їй доведеться вибрати клітинку у наступному порожньому рядку, а потім перейти до клітинки за клітиною, щоб внести запис до кожного стовпця.
Хоча це прекрасний спосіб зробити це, більш ефективним способом було б використовувати форму введення даних у Excel.
Нижче наведено форму введення даних, яку можна використовувати для внесення даних до цього набору даних.
Виділені поля - це місце для введення даних. Після цього натисніть клавішу Enter, щоб зробити дані частиною таблиці, і перейдіть до наступного запису.
Нижче наведено демонстрацію того, як це працює:
Як бачите, це простіше, ніж звичайне введення даних, оскільки в ньому є все в одному діалоговому вікні.
Форма введення даних в Excel
Використання форми введення даних у Excel потребує невеликої попередньої роботи.
Ви помітили б, що немає можливості використовувати форму введення даних в Excel (ні на будь -якій вкладці на стрічці).
Щоб скористатися ним, спершу потрібно додати його на панель швидкого доступу (або стрічку).
Додавання опції форми введення даних на панель швидкого доступу
Нижче наведено кроки, щоб додати параметр форми введення даних до панелі швидкого доступу:
- Клацніть правою кнопкою миші будь-який із наявних значків на панелі швидкого доступу.
- Натисніть «Налаштувати панель швидкого доступу».
- У діалоговому вікні «Параметри Excel», що відкриється, виберіть зі спадного меню параметр «Усі команди».
- Прокрутіть список команд вниз і виберіть "Форма".
- Натисніть кнопку «Додати».
- Натисніть OK.
Наведені вище кроки додадуть значок форми на панель швидкого доступу (як показано нижче).
Після того, як ви отримаєте його в QAT, ви можете натиснути будь -яку клітинку у наборі даних (у якій ви хочете внести запис) і натиснути на значок Форма.
Примітка: Для того, щоб форма введення даних працювала, ваші дані мають бути у таблиці Excel. Якщо це ще не так, вам доведеться перетворити його в таблицю Excel (комбінація клавіш - Control + T).Частини форми введення даних
Форма введення даних у Excel має багато різних кнопок (як ви можете бачити нижче).
Ось короткий опис кожної кнопки:
- Новий: Це видалить усі наявні дані у формі та дозволить вам створити новий запис.
- Видалити: Це дозволить вам видалити наявний запис. Наприклад, якщо я натисну клавішу Delete у наведеному вище прикладі, це видалить запис Майка Бейнса.
- Відновлювати: Якщо ви редагуєте наявний запис, ви можете відновити попередні дані у формі (якщо ви не натиснули Новий або не натиснули Enter).
- Знайти Назад: Тут буде знайдено попередній запис.
- Знайти Далі: Це знайде наступний запис.
- Критерії: Це дозволяє знаходити певні записи. Наприклад, якщо я шукаю всі записи, де кандидат був прийнятий на роботу, мені потрібно натиснути кнопку Критерії, ввести «Найнятий» у полі Стан, а потім скористатися кнопками пошуку. Приклад цього розглянуто далі в цьому підручнику.
- Закрити: Це закриє форму.
- Смуга прокрутки: Ви можете використовувати смугу прокрутки для перегляду записів.
Тепер давайте розглянемо все, що ви можете зробити з формою введення даних у Excel.
Зауважте, що вам потрібно перетворити дані в таблицю Excel і вибрати будь -яку клітинку в таблиці, щоб мати можливість відкрити діалогове вікно форми введення даних.
Якщо ви не вибрали клітинку в таблиці Excel, вона покаже запит, як показано нижче:
Створення нового запису
Нижче наведено кроки для створення нового запису за допомогою форми введення даних у Excel:
- Виберіть будь -яку клітинку в таблиці Excel.
- Натисніть на значок форми на панелі швидкого доступу.
- Введіть дані у поля форми.
- Натисніть клавішу Enter (або натисніть кнопку New), щоб ввести запис у таблицю та отримати порожню форму для наступного запису.
Переміщення по існуючих записах
Однією з переваг використання форми введення даних є те, що ви можете легко переміщатися та редагувати записи, не виходячи з діалогового вікна.
Це може бути особливо корисним, якщо у вас є набір даних з багатьма стовпцями. Це може заощадити вам багато прокручування та процес переміщення вперед і назад.
Нижче наведено кроки навігації та редагування записів за допомогою форми введення даних:
- Виберіть будь -яку клітинку в таблиці Excel.
- Натисніть на значок форми на панелі швидкого доступу.
- Щоб перейти до наступного запису, натисніть кнопку «Знайти далі», а щоб перейти до попереднього запису, натисніть кнопку «Знайти попередній».
- Щоб відредагувати запис, просто внесіть зміни та натисніть клавішу Enter. Якщо ви хочете повернутися до вихідного запису (якщо ви не натиснули клавішу Enter), натисніть кнопку «Відновити».
Ви також можете використовувати смугу прокрутки для переміщення по записах один за одним.
Наведений вище знімок показує базову навігацію, де ви перебираєте всі записи один за одним.
Але ви також можете швидко переміщатися по всіх записах на основі критеріїв.
Наприклад, якщо ви хочете переглянути всі записи, у яких статус має статус "В процесі розробки", ви можете зробити це, виконавши наведені нижче дії.
- Виберіть будь -яку клітинку в таблиці Excel.
- Натисніть на значок форми на панелі швидкого доступу.
- У діалоговому вікні Форма введення даних натисніть кнопку Критерії.
- У полі "Стан" введіть "Незавершено". Зауважте, що це значення не враховує регістр. Тож навіть якщо ви введете IN-PROGRESS, це все одно працюватиме.
- Використовуйте кнопки «Знайти попередній»/«Знайти наступний» для переміщення по записах, у яких статус має статус «В процесі».
Критерії - це дуже корисна функція, коли у вас є величезний набір даних, і ви хочете швидко переглянути ті записи, які відповідають певному набору критеріїв.
Зауважте, що для переміщення по даних можна використовувати кілька полів критеріїв.
Наприклад, якщо ви хочете переглянути всі записи "Незавершено" після 07-08-2018, ви можете використовувати "> 07-08-2018" у критеріях для поля "Дата" та "Незавершено" як значення в полі стану. Тепер, коли ви здійснюєте навігацію за допомогою кнопок «Знайти попередній»/«Знайти наступний», на ньому відображатимуться записи лише після 07-08-2018, де статус «В процесі».
У критеріях також можна використовувати символи підстановки.
Наприклад, якщо ви не послідовно вводили дані та використовували варіанти слова (наприклад, у стадії виконання, у процесі виконання, у процесі виконання та в процесі виконання), то для отримання цих записів потрібно використовувати символи підстановки.
Нижче наведено кроки для цього.
- Виберіть будь -яку клітинку в таблиці Excel.
- Натисніть на значок форми на панелі швидкого доступу.
- Натисніть кнопку Критерії.
- У полі Стан введіть *прогрес
- Використовуйте кнопки «Знайти попередній»/«Знайти наступний» для переміщення по записах, де статус-«В процесі».
Це працює як зірочка (*) - символ підстановки, який може представляти будь -яку кількість символів у Excel. Отже, якщо статус містить "прогрес", він буде сприйнятий кнопками "Знайти попередній"/"Знайти наступний", незалежно від того, що перед ним).
Видалення запису
Ви можете видалити записи з самої форми введення даних.
Це може бути корисним, якщо потрібно знайти певний тип записів і видалити їх.
Нижче наведено кроки для видалення запису за допомогою форми введення даних:
- Виберіть будь -яку клітинку в таблиці Excel.
- Натисніть на значок форми на панелі швидкого доступу.
- Перейдіть до запису, який потрібно видалити
- Натисніть кнопку Видалити.
Хоча вам може здатися, що все це виглядає як велика робота лише для введення та переміщення по записах, це економить багато часу, якщо ви працюєте з великою кількістю даних і доводиться вводити дані досить часто.
Обмеження введення даних на підставі правил
Ви можете використовувати перевірку даних у клітинках, щоб переконатися, що введені дані відповідають кільком правилам.
Наприклад, якщо ви хочете переконатися, що стовпець дати приймає лише дату під час введення даних, ви можете створити правило перевірки даних, щоб дозволити лише дати.
Якщо користувач вводить дані, які не є датою, це не буде дозволено, і користувачеві буде показано помилку.
Ось як створити ці правила під час введення даних:
- Виберіть клітинки (або навіть весь стовпець), де потрібно створити правило перевірки даних. У цьому прикладі я вибрав стовпець А.
- Перейдіть на вкладку Дані.
- Натисніть на опцію Перевірка даних.
- У діалоговому вікні "Перевірка даних" на вкладці "Налаштування" виберіть "Дата" зі спадного меню "Дозволити".
- Вкажіть дату початку та закінчення. Записи в цьому діапазоні дат будуть дійсними, а всі інші будуть відхилені.
- Натисніть OK.
Тепер, якщо ви використовуєте форму введення даних для введення даних у стовпець Дата, і якщо це не дата, то це не буде дозволено.
Ви побачите повідомлення, як показано нижче:
Аналогічно, ви можете використовувати перевірку даних у формах введення даних, щоб переконатися, що користувачі не вводять неправильні дані. Деякі приклади, де ви можете використовувати це, - це цифри, довжина тексту, дати тощо.
Ось кілька важливих речей, які потрібно знати про форму введення даних Excel:
- Під час переміщення по записах можна використовувати символи підстановки (за допомогою параметра критеріїв).
- Вам потрібно мати таблицю Excel, щоб мати можливість використовувати форму введення даних. Крім того, для використання форми потрібно виділити клітинку. Хоча тут є один виняток. Якщо у вас є іменований діапазон з назвою «База даних», тоді форма Excel також буде посилатися на цей іменований діапазон, навіть якщо у вас є таблиця Excel.
- Ширина поля у формі введення даних залежить від ширини стовпця даних. Якщо ширина стовпця занадто вузька, те саме відобразиться у формі.
- Ви також можете вставити маркери у форму для введення даних. Для цього скористайтеся комбінацією клавіш ALT + 7 або ALT + 9 на цифровій клавіатурі. Ось відео про точки маркування.
