Як увімкнути автозбереження в Excel (простий посібник)

Незважаючи на те, що Excel постійно вдосконалювався з кожною новою версією, все ще бувають випадки, коли він може періодично виходити з ладу (особливо якщо ви працюєте з великим набором даних).

Іноді це може бути фактором за межами Excel - наприклад, відключення живлення або зависання системи через проблему, відмінну від Excel.

У таких випадках, щоб переконатися, що ви не втратите свої дані, Excel має функцію автозбереження - яка, як випливає з назви, автоматично збереже вашу роботу.

Якщо ввімкнено автоматичне збереження, Excel зберігатиме вашу роботу через певні проміжки часу, що дозволить вам не втратити багато своєї роботи (принаймні можна втратити кілька хвилин роботи).

У цьому підручнику я покажу вам, як увімкнути автозбереження в Excel та всі важливі речі, які вам потрібно знати про нього.

Примітка: Автозбереження-це нова функція в Office365, де вона дозволяє зберігати в режимі реального часу, коли файли зберігаються в OneDrive або SharePoint. Якщо ви використовуєте попередні версії (Excel 2010/2013/2016/2019), у вас є Зберегти інформацію про автоматичне відновлення, яка не працює в режимі реального часу, але зберігає вашу роботу через певні проміжки часу.

Автозбереження проти автоматичного відновлення

Автозбереження - це нова функція в Excel Office 365, а функція автовідновлення також була в попередніх версіях.

Автозбереження дозволяє зберігати ваші роботи в режимі реального часу, коли ви зберігаєте файли Excel в OneDrive або SharePoint.

Навпаки, «Зберегти інформацію про автоматичне відновлення» - це опція, яка автоматично зберігає вашу роботу кожні 10 хвилин (або будь -який період часу, який ви вказуєте). Якщо цей параметр увімкнено, він зберігатиме тимчасову копію вашої роботи та зберігатиме її кожні 10 хвилин.

Якщо ваша система несподівано вимкнеться, ви все одно зможете відновити тимчасово збережений файл (за допомогою функції автовідновлення).

У цьому підручнику я розгляну обидві ці функції.

Увімкніть автозбереження в Excel у діалоговому вікні Параметри

Ви можете ввімкнути функцію автозбереження, а також зберегти інформацію про автоматичне відновлення (тобто автоматично зберігати файли через певний проміжок часу) у програмі Excel у діалоговому вікні Параметри. Як тільки це буде зроблено, це буде ввімкнено для всіх робочих книг, якими ви працюєте в цій системі.

Пам’ятайте, що функція автозбереження доступна лише для користувачів Office 365. Якщо у вас немає O365, ви можете використовувати лише функцію автовідновлення.

Нижче наведено кроки, щоб увімкнути автоматичне збереження в Excel:

1. Перейдіть на вкладку Файл
2. Натисніть Параметри
3. У діалоговому вікні Параметри Excel натисніть опцію Зберегти ліворуч
4. Поставте прапорець біля пункту «Зберегти інформацію про автоматичне відновлення кожного». За замовчуванням значення становить 10 хвилин, але ви можете вибрати нижче або вище значення, якщо хочете.
5. Перевірте параметр - «Автозбереження файлів OneDrive та SharePoint Online за замовчуванням у Excel». Ця опція працює лише для Office 365 і зберігає вашу роботу в режимі реального часу (кожні кілька секунд)
6. Натисніть ОК

Вищезазначені кроки забезпечать автоматичне збереження вашої роботи через кожні 10 хвилин.

Зауважте, що для роботи файлів «Автозбереження файлів OneDrive та SharePoint Online за замовчуванням у Excel» ваші файли мають бути у найновішому форматі (тобто XLSX, а не XLS).

Інші корисні варіанти, які ви можете використовувати:

• Зберегти останню версію AutoRecovered, якщо я закрию її без збереження: Хоча Excel зберігає вашу роботу кожні 10 хвилин (коли ввімкнено функцію автозбереження), ввімкнення цієї опції гарантує, що ви не втратите навіть роботу між цими 10 хвилинами (на випадок, якщо ваша система вийшла з ладу або сталося збій живлення). Якщо ввімкнено, Excel покаже вам можливість автоматичного відновлення будь-яких незбережених файлів/даних.
• Розташування файлу з автовідновленням: Це місце, де Excel зберігає незбережені файли. Ви можете змінити це місце розташування, якщо хочете. Якщо ви не адміністратор, можливо, ви не зможете змінити це.

Коли ввімкнено функцію автозбереження (з файлами, збереженими на Onedrive або SharePoint), під час закриття файлу ви не побачите запиту зберегти незбережені зміни (оскільки ці зміни зберігаються кожні кілька секунд).

Крім того, у разі додавання коду VB (макросу) до файлу, функція автозбереження зупиниться і відобразить запит на збереження цього файлу як файлу з підтримкою макросу (формат .xlsm)

Автозбереження тепер дозволяє користувачам Excel обмінюватися файлами та вносити зміни в режимі реального часу. Крім того, ви можете переглянути історію версій і повернутися до будь -якої попередньої версії, якщо хочете. Коли ви відкриваєте старий файл за допомогою історії версій, він буде відкритий як "Тільки для читання", і ви можете зберегти його з новою назвою, якщо хочете.

Додавання автозбереження до QAT (для Office 365)

Якщо ви використовуєте OneDrive або SharePoint, ви також можете додати параметр Автозбереження на панелі швидкого доступу (доступно лише в Office 365).

Це дозволяє ввімкнути автоматичне збереження (у SharePoint або OneDrive) одним натисканням кнопки (це кнопка перемикання).

Хоча я виявив, що він доступний за замовчуванням у моїй підписці на Office365, якщо у вас його немає, ви можете додати функцію автозбереження на панель швидкого доступу, виконавши наведені нижче дії.

1. Натисніть на значок Налаштувати панель швидкого доступу
2. Натисніть на опцію Автоматично зберегти

Якщо у спадному меню ви не бачите опції «Автоматично зберегти», натисніть на команду Більше та у діалоговому вікні Параметри Excel додайте параметр Автозбереження в QAT.

Проблема з автозбереженням (Зберегти як проти Зберегти копію)

Коли ви вмикаєте функцію автозбереження та зберігаєте файл у OneDrive або SharePoint, ви помітите, що більше не бачите опцію "Зберегти як". Натомість ви побачите опцію "Зберегти копію" (докладніше про це тут)

Якщо ввімкнено функцію автозбереження, а ваші роботи зберігаються кожні кілька секунд, внести деякі зміни та зберегти їх як новий файл буде неможливо.

Наприклад, якщо ви починаєте зі старого файлу, працюєте над ним протягом 20 хвилин і зберігаєте копію, у вас буде старий файл, а також новий з 20 хвилинами останньої роботи. Але це неможливо з увімкненим автозбереженням, коли воно зберігає вашу роботу кожні кілька секунд.

Ось чому тепер у вас є "Збережіть копію', За допомогою якого можна створити копію, а потім внести зміни.

Якщо ваші файли Excel не знаходяться в OneDrive або SharePoint, ви все одно побачите опцію "Зберегти як".

Використання сторонніх інструментів, таких як DropBox або Google Drive

Ви також можете отримати варіанти історії версій файлів Excel з такими параметрами зберігання, як Dropbox та Google Drive.

Ці інструменти просто перевіряють, чи відбулися якісь зміни у файлі, і зберігають попередню версію. Потім ви можете повернутися до цих версій, якщо хочете.

Однією з переваг використання цих сторонніх інструментів є те, що ви можете легко співпрацювати з людьми, які не використовують OneDrive.

Оскільки багатьом Google Диск і Dropbox зазвичай віддають перевагу, а не OneDrive, це допомагає, коли ви працюєте з командами/клієнтами, які використовують ці параметри.

Єдине застереження - переконатися, що ви не зберігаєте конфіденційну інформацію про ці служби хмарного зберігання.

Автоматично зберігати файл перед закриттям за допомогою VBA

Автозбереження - це дивовижна функція, яка робить роботу з Excel без напруги - знаючи, що дані не будуть втрачені.

Якщо у вас немає Office 365 (це означає, що у вас також немає функції автоматичного збереження), вам доведеться покластися на функцію автоматичного відновлення Excel.

Інший варіант, який ви можете використовувати, - це встановити простий код VBA, який гарантує збереження вашого файлу, перш ніж закрити його. Це гарантує, що ви не втратите роботу, оскільки закрили файл перед його збереженням.

Примітка. Використання цього має сенс, лише якщо ви не використовуєте Office 365 з OneDrive або SharePoint. Якщо так, ви завжди можете повернутися до попередніх версій, і ваші файли в будь -якому випадку автоматично зберігатимуться.

Нижче наведено кроки, за допомогою яких VBA зберігає файл перед закриттям книги:

1. Відкрийте книгу, у якій потрібно ввімкнути збереження цього коду VBA перед закриттям.
2. Утримуйте клавішу ALT і натисніть клавішу F11 (або Command + Option + F11 у Mac). Відкриється редактор VB.
3. Двічі клацніть об’єкт ThisWorkbook (для файлу, куди потрібно додати цей код) у Провіднику проектів
4. Скопіюйте та вставте наведений нижче код у вікно коду ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Скасувати як булеве значення) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Закрийте редактор VB

Тепер, коли у книзі є будь -які зміни, і ви закриєте її перед збереженням, вона спочатку запустить цей код (оскільки це подія VBA, яка виконується на основі події - у цьому випадку це закриття книги). Цей код спочатку збереже книгу, а потім закриє її.

Якщо ви раніше не зберігали файл, у цьому вікні відобразиться запит, у якому буде запропоновано вказати місце, де слід зберегти файл.

Якщо ви не хочете перезаписувати існуючий файл, ви також можете змінити код таким чином, щоб він зберігав файл із міткою часу. Таким чином, ваша робота не втрачається, і ви також можете повернутися до попередньої версії.

Нижче наведено код VBA, який збереже файл із датою та позначкою часу у назві файлу:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Скасувати як логічне значення) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Це збереже новий файл із міткою часу в назві в тому самому місці, де зберігається старий файл. Якщо ви хочете, щоб файл був збережений у певній папці, ви можете вказати це місце у коді.

Отже, це все, що вам слід знати про ввімкнення автозбереження в Excel та ефективне його використання. І якщо ви не використовуєте Office 365 і, отже, не маєте автоматичного збереження, ви все одно можете налаштувати параметри автовідновлення та відновити всі незбережені файли. Крім того, код VBA можна використовувати, щоб переконатися, що файли автоматично зберігаються у вигляді копії, коли ви закриваєте його.

Сподіваюся, вам цей підручник був корисним!