✅ 7 дивовижних речей, які текст Excel у стовпці може зробити для вас

Зміст

Де знайти текст у стовпцях в Excel

Передача тексту до стовпців - це дивовижна функція в Excel, яка заслуговує на набагато більший кредит, ніж зазвичай.

Як випливає з назви, він використовується для поділу тексту на кілька стовпців. Наприклад, якщо у вас є ім’я та прізвище в одній клітинці, ви можете скористатися цим, щоб швидко розділити їх на дві різні клітинки.

Це може бути дійсно корисним, коли ви отримуєте свої дані з баз даних або імпортуєте їх з інших форматів файлів, таких як Text або CSV.

У цьому навчальному посібнику ви дізнаєтесь про багато корисних речей, які можна зробити за допомогою тексту в стовпці в Excel.

Де знайти текст у стовпцях в Excel

Щоб отримати доступ до тексту до стовпців, виберіть набір даних і перейдіть до Дані → Інструменти даних → Текст до стовпців.

Це відкриє майстер перетворення тексту в стовпці.

Цей майстер має три кроки і виконує деякі введення користувача перед тим, як розділити текст на стовпці (ви побачите, як ці різні параметри можна використовувати у наведених нижче прикладах).

Для доступу до тексту в стовпцях також можна скористатися комбінацією клавіш - ALT + A + E.

Тепер давайте зануримось і побачимо деякі дивовижні речі, які ви можете зробити за допомогою Text to Columns в Excel.

Приклад 1 - Розділіть імена на ім’я та прізвище

Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:

Щоб швидко розділити ім’я та прізвище та отримати їх в окремих клітинках, виконайте наведені нижче дії.

Виберіть набір даних.
Перейдіть до Дані → Інструменти даних → Текст у стовпці. Відкриється майстер перетворення тексту в стовпці.
На кроці 1 переконайтеся, що вибрано Розмежоване (це також вибір за замовчуванням). Натисніть Далі.
На кроці 2 виберіть роздільник як пробіл. Якщо ви підозрюєте, що між іменами можуть бути подвійні/потрійні послідовні пробіли, також оберіть опцію «Розглядати послідовні роздільники як одне». Натисніть Далі.
На кроці 3 виберіть осередок призначення. Якщо ви не вибрали осередок призначення, він перезапише існуючий набір даних першим ім’ям у першому стовпці та прізвищем у сусідньому стовпці. Якщо ви хочете зберегти вихідні дані недоторканими, створіть копію або виберіть іншу клітинку призначення.
Натисніть кнопку Готово.

Це миттєво дасть вам результати з іменем в одному стовпці та прізвищем в іншому стовпці.

Примітка:

Ця техніка добре працює, коли ваше ім’я складається лише з імені та прізвища. Якщо є ініціали або по батькові, це може не спрацювати. Натисніть тут, щоб отримати детальний посібник про те, як вирішувати справи з різними поєднаннями назв.
Результат, який ви отримуєте від використання функції «Текст у стовпці», є статичним. Це означає, що якщо відбуваються будь -які зміни у вихідних даних, вам доведеться повторити процес, щоб отримати оновлені результати.

Читайте також: Як сортувати за прізвищем у Excel

Приклад 2 - Розділіть ідентифікатори електронної пошти на ім’я користувача та доменне ім’я

Текст у стовпці дозволяє вибрати власний роздільник для розділення тексту.

Це може бути використано для поділу адрес електронної пошти на імена користувачів та доменні імена, оскільки вони розділені знаком @.

Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:

Це деякі вигадані ідентифікатори електронної пошти деяких крутих супергероїв (крім мене, я просто звичайний хлопець, який витрачає час на Netflix).

Нижче наведено кроки для розділення цих імен користувачів та доменних імен за допомогою функції Text to Columns.

Виберіть набір даних.
Перейдіть до Дані → Інструменти даних → Текст у стовпці. Відкриється майстер перетворення тексту в стовпці.
На кроці 1 переконайтеся, що вибрано Розмежоване (це також вибір за замовчуванням). Натисніть Далі.
На кроці 2 виберіть Інше та введіть @ у полі праворуч від нього. Обов’язково скасуйте вибір будь -якої іншої опції (якщо вона позначена). Натисніть Далі.
Змініть осередок призначення на той, у якому ви хочете отримати результат.
Натисніть кнопку Готово.

Це розділить адресу електронної пошти і дасть вам ім’я та прізвище в окремих клітинках.

Приклад 3 - Отримайте кореневий домен з URL -адреси

Якщо ви працюєте з веб -URL -адресами, іноді вам може знадобитися знати загальну кількість унікальних кореневих доменів.

Наприклад, у випадку http://www.google.com/example1 та http://google.com/example2, кореневий домен той самий, що www.google.com

Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:

Ось кроки, щоб отримати кореневий домен з цих URL -адрес:

Виберіть набір даних.
Перейдіть до Дані → Інструменти даних → Текст у стовпці. Відкриється майстер перетворення тексту в стовпці.
На кроці 1 переконайтеся, що вибрано Розмежоване (це також вибір за замовчуванням). Натисніть Далі.
На кроці 2 виберіть Інше та введіть / (коса коса риса) у полі праворуч від нього. Обов’язково скасуйте вибір будь -якої іншої опції (якщо вона позначена). Натисніть Далі.
Змініть осередок призначення на той, у якому ви хочете отримати результат.
Натисніть кнопку Готово.

Це розділить URL -адресу і дасть вам кореневий домен (у третьому стовпці, оскільки перед ним було дві косі риски вперед).

Тепер, якщо ви хочете знайти кількість унікальних доменів, просто видаліть дублікати.

Примітка: Це добре працює, якщо у вас є всі URL -адреси, які мають http: // на початку. Якщо це не так, то ви отримаєте кореневий домен у першому стовпці. Хорошою практикою є узгодження цих URL -адрес перед використанням тексту в стовпцях.

Приклад 4 - Перетворення недійсних форматів дати у допустимі

Якщо ви отримуєте дані з таких баз даних, як SAP/Oracle/Capital IQ, або імпортуєте їх із текстового файлу, існує ймовірність неправильного формату дати (тобто формату, який Excel не вважає датою).

Є лише кілька форматів, які можуть зрозуміти Excel, і будь -який інший формат потрібно перетворити в дійсний формат для використання в Excel.

Припустимо, у вас є дати в наведеному нижче форматі (які не в дійсному форматі дати Excel).

Ось кроки, щоб перетворити їх у формати дійсних дат:

Виберіть набір даних.
Перейдіть до Дані → Інструменти даних → Текст у стовпці. Відкриється майстер перетворення тексту в стовпці.
На кроці 1 переконайтеся, що вибрано Розмежоване (це також вибір за замовчуванням). Натисніть Далі.
На кроці 2 переконайтеся, що вибрано параметр НІ роздільника. Натисніть Далі.
У форматі даних стовпця виберіть Дата та виберіть потрібний формат (DMY означатиме місяць і рік дати). Також змініть осередок призначення на той, у якому ви хочете отримати результат.
Натисніть кнопку Готово.

Це дозволить миттєво перетворити ці недійсні формати дат у формати дійсних дат, які можна використовувати в Excel.

Приклад 5 - Перетворення тексту в числа

Іноді, коли ви імпортуєте дані з баз даних або інших форматів файлів, цифри перетворюються у текстовий формат.

Це може статися кількома способами:

Маючи апостроф перед числом. Це призводить до того, що число розглядається як текст.
Отримання чисел у результаті текстових функцій, таких як LEFT, RIGHT або MID.

Проблема в цьому полягає в тому, що ці числа (які є у текстовому форматі) ігноруються такими функціями Excel, як SUM та AVERAGE.

Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче, де цифри у текстовому форматі (зверніть увагу, що вони вирівняні ліворуч).

Ось кроки для використання тексту в стовпці для перетворення тексту в числа

Виберіть набір даних.
Перейдіть до Дані → Інструменти даних → Текст у стовпці. Відкриється майстер перетворення тексту в стовпці.
На кроці 1 переконайтеся, що вибрано Розмежоване (це також вибір за замовчуванням). Натисніть Далі.
На кроці 2 переконайтеся, що вибрано параметр НІ роздільника. Натисніть Далі.
У форматі даних стовпця виберіть загальні. Також змініть осередок призначення на той, у якому ви хочете отримати результат.
Натисніть кнопку Готово.

Це перетворить ці числа назад у загальний формат, який тепер можна використовувати у формулах.

Приклад 6 - Вилучення перших п’яти символів рядка

Іноді може знадобитися вилучити перші кілька символів рядка. Це може бути випадок, коли у вас є дані про транзакції, і перші п’ять символів (або будь -яка інша кількість символів) представляють унікальний ідентифікатор.

Наприклад, у наборі даних, показаному нижче, перші п’ять символів є унікальними для лінійки продуктів.

Нижче наведено кроки для швидкого вилучення перших п’яти символів з цих даних за допомогою тексту в стовпці:

Виберіть набір даних.
Перейдіть до Дані → Інструменти даних → Текст у стовпці. Відкриється майстер перетворення тексту в стовпці.
На кроці 1 переконайтеся, що вибрано Фіксована ширина. Натисніть Далі.
На кроці 2 у розділі Попередній перегляд даних перетягніть вертикальну лінію та розмістіть її після 5 символів у тексті. Натисніть Далі.
Змініть осередок призначення на той, у якому ви хочете отримати результат.
Натисніть кнопку Готово.

Це розділить ваш набір даних і дасть вам перші п’ять символів кожного ідентифікатора транзакції в одному стовпці, а всі інші у другому стовпці.

Примітка: Ви також можете встановити кілька вертикальних рядків, щоб розділити дані на більш ніж 2 стовпці. Просто клацніть будь -де в області попереднього перегляду даних і перетягніть курсор, щоб встановити роздільник.

Приклад 7 - Перетворення чисел із знаком завершення мінуса у від’ємні числа

Хоча це не те, з чим можна зустрітись часто, але іноді ви можете виявити, що виправляєте числа зі знаками мінуса і робите ці числа від'ємними.

Текст у стовпці - це ідеальний спосіб це відсортувати.

Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:

Нижче наведено кроки для перетворення цих минулих мінусів у від’ємні числа:

Виберіть набір даних.
Перейдіть до Дані → Інструменти даних → Текст у стовпці. Відкриється майстер перетворення тексту в стовпці.
На кроці 1 натисніть «Далі».
На кроці 2 натисніть «Далі».
На кроці 3 натисніть кнопку Додатково.
У діалоговому вікні Розширені налаштування імпорту тексту виберіть параметр "Остаточний мінус для від'ємного числа". Натисніть OK.
Встановіть осередок призначення.
Натисніть кнопку Готово.