Перегляд відео - Використання Flash -заповнення в Excel (приклади)
Flash Fill - це чудовий інструмент, який був доданий в Excel 2013 і після цього доступний у всіх версіях.
Ви можете використовувати Flash Fill в Excel, щоб полегшити введення даних. Це розумний інструмент, який намагається визначити закономірності на основі вашого введення даних і робить це за вас.
Деякі прості приклади використання Flash Fill можуть полягати в тому, щоб отримати ім’я від повного імені, отримати ініціали імені, відформатувати телефонні номери тощо.
Використання Flash Fill в Excel - приклади
Ось кілька прикладів, коли заповнення флеш -накопичувачем дійсно може заощадити час, визначивши шаблони та спростивши введення даних.
Приклад 1 - Отримайте ім’я від повного імені
Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:
До появи Excel Flash Fill спосіб отримання першого імені від повного імені полягав у використанні тексту в стовпці або використання функцій Excel.
Але тепер ви можете миттєво отримати результати, використовуючи новий інструмент у блоці - Flash Fill у Excel.
Ось як ви можете використовувати Flash Fill в Excel, щоб отримати ім'я:
- Виберіть комірку, що прилягає до комірки, яка містить дані (у цьому випадку В2).
- Введіть дані (у цьому випадку ім’я).
- Виберіть клітинку прямо під тією, де ви ввели дані (В3 у цьому випадку).
- Перейдіть на вкладку «Дані» і в групі «Інструменти даних» натисніть «Заповнення Flash».
Excel Flash Fill автоматично заповнить усі клітинки іменем із набору даних.
Це робиться миттєво (звідси і назва Excel Flash Fill).
Комбінація клавіш для використання Flash Fill в Excel є Control + E.
Примітка: Flash Fill досі недоступний у версіях Excel для Mac.Приклад 2 - Отримайте ініціали з імені
Оскільки Flash Fill працює за допомогою ідентифікації шаблонів, ви можете використовувати його для отримання ініціалів імені та прізвища.
Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:
Щоб отримати ініціали, скористайтеся Flash Fill в Excel:
- Виберіть комірку, що прилягає до комірки, яка містить дані (у цьому випадку В2).
- Введіть ім’я ініціалу у клітинку виділення.
- Виберіть клітинку прямо під тією, де ви ввели дані (В3 у цьому випадку).
- Перейдіть на вкладку "Дані" та в групі "Інструменти даних" натисніть "Заповнення Flash".
Excel Flash Fill автоматично заповнить усі клітинки ініціалами імені.
Приклад 3 - Об’єднайте імена в іншому форматі
Хоча ви можете використовувати Flash Fill в Excel для поділу даних (на ім’я чи ініціали, як показано в Прикладах 1 та 2 вище), ви також можете використовувати його для об’єднання клітинок.
Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:
Намір тут об’єднати імена в такому форматі - Прізвище, Ім’я. Наприклад, Тоні і Старк об'єдналися б, щоб дати Старку Тоні.
Ось як можна використовувати Flash Fill в Excel для поєднання імен:
- Виберіть комірку, що прилягає до комірки, яка містить дані (у цьому випадку В2).
- Введіть комірку з об’єднаною назвою у потрібному форматі.
- Виберіть клітинку прямо під тією, де ви ввели дані (В3 у цьому випадку).
- Перейдіть на вкладку "Дані" та в групі "Інструменти даних" натисніть "Заповнення Flash".
Excel Flash Fill автоматично заповнить усі клітинки, де імена об’єднані у зазначеному форматі.
Приклад 4 - Отримайте імена користувачів з електронних адрес
Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:
Намір тут - отримати ім’я користувача з ідентифікатора електронної пошти (наприклад, отримати „tonystark“ з [email protected]).
Ось як можна використовувати Flash Fill в Excel, щоб отримати імена користувачів з ідентифікаторів електронної пошти:
- Виберіть комірку, що прилягає до комірки, яка містить дані (у цьому випадку В2).
- Введіть клітинку з іменем користувача з ідентифікатора електронної пошти з комірки зліва.
- Виберіть клітинку прямо під тією, у якій ви ввели дані (у цьому випадку В3).
- Перейдіть на вкладку "Дані" та в групі "Інструменти даних" натисніть "Заповнення Flash".
Excel Flash Fill автоматично заповнить усі клітинки, де імена користувачів з відповідних ідентифікаторів електронної пошти.
Приклад 5 - Форматування телефонних номерів
Ви можете використовувати Flash Fill з текстом, а також цифрами.
Ось приклад, де можна відформатувати телефонні номери за допомогою Excel Flash Fill.
Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:
Намір тут-отримати номер телефону в такому форматі: XXX-XXX-XXXX.
Ось як можна використовувати Flash Fill в Excel, щоб отримати номер телефону у потрібному форматі:
- Виберіть комірку, прилеглу до комірки, у якій є номер телефону (у цьому випадку В2).
- Введіть комірку з номером телефону у потрібному форматі.
- Виберіть клітинку прямо під тією, у якій ви ввели дані (у цьому випадку В3).
- Перейдіть на вкладку «Дані» і в групі «Інструменти даних» натисніть «Заповнення Flash».
Excel Flash Fill автоматично заповнить усі клітинки номерами телефонів у зазначеному форматі.
Приклад 6 - Вилучення конкретних точок даних (таких як місто з адреси)
Ви можете використовувати Flash Fill в Excel для вилучення частини з набору даних.
Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:
Намір тут - отримати код штату з кожної адреси.
Ось кроки для отримання коду стану з адреси за допомогою Flash Fill у Excel:
- Виберіть комірку, прилеглу до комірки, у якій є номер телефону (у цьому випадку В2).
- У клітинці введіть код стану з адреси зліва.
- Виберіть клітинку прямо під тією, у якій ви ввели дані (у цьому випадку В3).
- Перейдіть на вкладку «Дані» і в групі «Інструменти даних» натисніть «Заповнення Flash».
Це миттєво витягне всі коди штатів у стовпці B.
Так само ви можете витягти пін -коди.
Обмеження заповнення Flash у Excel
Хоча Flash Fill - це чудовий інструмент, важливо знати, що це обмеження, перш ніж використовувати його у великих і важливих наборах даних:
- Результат Flash Fill є статичним. Це означає, що якщо змінити вихідний набір даних, результат заповнення Flash не зміниться.
- Flash Fill ігнорує клітинку з пробілом. Якщо ви використовуєте Flash Fill, переконайтеся, що клітинки, до яких прийде результат, не мають пробілу. Якщо це станеться, Excel Flash Fill просто проігнорує його.
- У деяких випадках Flash Fill може невдало виявляти шаблон, що дає неправильні результати. Наприклад, у разі вилучення по батькові, якщо є імена без по батькові, Flash Fill дасть неправильні результати (як показано нижче).
Помилка заповнення Flash Flash
Якщо Flash Fill не може розпізнати шаблон, він може показати помилку, як показано нижче:
У такому випадку ви можете заповнити ще пару клітинок, щоб Flash Fill розпізнав шаблон, або скинути ідею використання Flash Fill і замість цього використовувати функції Excel.
Вам також можуть сподобатися такі підручники Excel:
- Як використовувати маркер заповнення в Excel.
- Як створити розкривний список Excel.
- 10 порад щодо введення даних Excel, які ви не можете пропустити.
