Як відновити незбережені файли Excel (усі параметри + запобіжні заходи)

Якщо ви хочете відновити незбережений файл Excel, натисніть тут, щоб перейти до всіх можливих параметрів, необхідних для повернення файлу.

Дозвольте мені розповісти вам найкоротшу історію жахів.

Excel розбився!

Уявіть, що ви працюєте над тим терміновим звітом або над надзвичайно важливою інформаційною панеллю, де ви зробили таку фантастичну роботу. Ви пишаєтесь собою і всією важкою працею, яку ви до цього вклали.

Але ви забули ключовий крок.

Ви не зберегли файл Excel (задишка !!!)

Гаразд, дозвольте мені скоротити драматизм і перейти безпосередньо до справи.

Excel має тенденцію до збоїв, особливо коли вам цього не потрібно. Так чи інакше, це відбувається в найгірший можливий час (не те, що для цього є хороший час).

У такому випадку єдиний варіант - спробувати відновити незбережені файли Excel.

У деяких випадках боги Excel посміхнуться вам, і ви отримаєте файл, а в деяких - ні.

У цій статті я розповім про все, що потрібно знати, коли йдеться про відновлення незбережених файлів Excel. Я також покажу вам запобіжні заходи та запобіжні заходи, які вам необхідно вжити.

І якщо ви хочете абсолютно переконатися, що нічого не виходить, я також поділюсь кодом VBA, який збереже копію вашого файлу Excel із міткою часу, коли ви зберігаєте існуючий файл.

Давайте розпочнемо!

Усі можливі способи відновлення незбережених файлів / даних Excel

Excel (і навіть Windows) дуже непередбачуваний. Він може вийти з ладу в будь -який час, і ваші файли Excel з ним.

Потрапити в погану ситуацію…

… але є способи це вирішити.

Excel має кілька функцій, за допомогою яких у деяких випадках можна відновити незбережені файли чи дані Excel.

Ось три сценарії, коли вбудовані перевірки Excel можуть допомогти вам відновити файли/дані:

1. Ви працюєте над новим файлом (який ви ще не зберегли), і ваша система/Excel виходить з ладу.
2. Ви оновили файл, який було збережено раніше, і Excel вийде з ладу, перш ніж зберегти його.
3. Ви зробили помилку і зберегли зміни, але тепер хочете повернутися до попередньої версії.

Давайте подивимося, як боротися з кожним із них.

Відновлення нового незбереженого файлу Excel (який ніколи не зберігався)

Якщо ви працюєте над чимось, і Excel виходить з ладу (або система виходить з ладу), ви все одно можете відновити цей незбережений файл.

Примітка: Цей метод працює, оскільки Excel має вбудовані функції автозбереження та автоматичного відновлення. Він увімкнено за замовчуванням, тому ви можете використовувати ці методи для відновлення файлів. Якщо його не ввімкнено, вам доведеться це зробити, щоб мати можливість використовувати ці функції. Далі в цій статті розглянуто, як увімкнути автозбереження та автовідновлення.

Нижче наведено кроки для відновлення незбереженого файлу Excel:

1. Відкрийте нову книгу Excel.
2. Перейдіть на вкладку «Файл»
3. Натисніть «Відкрити»
4. Натисніть на опцію Останній робочий зошит (він у верхньому лівому куті)
5. Натисніть кнопку "Відновити незбережені робочі книги", яка знаходиться внизу
6. У діалоговому вікні, що відкриється, прокрутіть список незбережених книг і відкрийте потрібну.
7. Збережіть файл (використовуючи опцію «Зберегти як») з іншою назвою у вибраному вами місці.

За замовчуванням Excel зберігає копію всіх незбережених файлів у такому місці:

C: \ Користувачі \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

У наведеній вище адресі вам потрібно замінити [YourSystemName] на ім’я вашої системи (у моєму випадку це „Sumit”).

Ви також можете перейти безпосередньо до цієї папки (де зберігаються незбережені копії файлів Excel), відкривши будь-який веб-переглядач і скопіювавши адресу в ньому (на місці URL).

Коли ви відкриваєте будь -який файл із цієї папки, ви побачите рядок сповіщень, який запропонує вам його зберегти.

Натисніть на неї та збережіть її на новому місці з назвою за вашим вибором.

Примітка: За замовчуванням усі відновлені незбережені файли мають формат "XLSB". Коли ви зберігаєте його, переконайтеся, що ви зберігаєте його у потрібному форматі.

За допомогою цього методу можна відновити файли, які ви створили, але ніколи не зберегли.

Відновлення оновлених файлів Excel (попередня версія збережена)

Цей метод можна використовувати для файлів, які ви зберегли раніше, і Excel вийшов з ладу (або система вийшла з ладу, або живлення вимкнулося), коли ви працювали над цим.

Таким чином, у вас все ще є раніше збережений файл, але ви втратили зміни.

Нижче наведено кроки для відновлення оновленого файлу Excel:

1. Відкрийте будь -яку з існуючих книг Excel.
2. Як тільки він відкриється, ви побачите панель відновлення документів, у якій перераховані всі незбережені файли. Натисніть на будь -які імена файлів, щоб завантажити дані.
3. Коли ви отримаєте потрібні дані, збережіть файл з іншою назвою.

Крім того, ви також можете відкрити програму Excel, і ви побачите опцію «Показати відновлені файли» (як показано нижче).

Ви можете натиснути на неї, і вона відкриє ту саму панель відновлення документів.

Відновлення перезаписаних файлів Excel / раніше збереженої версії (з Excel)

Хоча у двох вищезгаданих методах ви можете звинувачувати Excel або Windows у збоях або відключенні електроенергії, цей спосіб залежить виключно від вас.

Це випадок, коли у вас є збережений файл Excel, ви оновлюєте дані та зберігаєте їх знову.

Але в кінцевому підсумку ви вносите деякі зміни, які зараз не хочете (зі мною часто трапляється).

Ви дійсно хочете повернути попередню версію.

Хоча ви не можете повернутися в життя і виправити свої помилки (якщо, звичайно, у вас немає машини часу), ви можете зробити це в чудовому світі електронних таблиць Excel.

У Excel 2010 та версіях після цього Excel отримав вбудовану функцію, яка допоможе вам отримати попередні версії.

Нижче наведено кроки для повернення до попередньої версії Excel (навіть якщо ви оновили та зберегли її):

1. Перейдіть на вкладку Файл.
2. На сторінці "Інформація" натисніть "Керувати книгою", ви знайдете всі попередні версії цього файлу.
3. Натисніть на версію, яку потрібно відновити
4. Збережіть файл (бажано з новою назвою).

Коли ви вибираєте попередньо збережену версію та відкриваєте її, Excel покаже вам підказку, як показано нижче. Ви можете натиснути кнопку Відновити, щоб отримати попередню версію, яку ви вибрали, або зберегти її як новий файл з іншою назвою.

Зауважте, що для того, щоб це працювало, вам потрібно переконатися, що опція Автовідновлення увімкнена. Хоча це зазвичай увімкнено за замовчуванням, це те, що ви можете перевірити та переконатися. Про те, як увімкнути функцію «Автовідновлення», я розповім далі в цьому посібнику.

Що стосується відновлення незбережених файлів або даних Excel, це три вбудовані параметри Excel, які можна використовувати.

Інший спосіб (який я настійно рекомендую) - це збереження файлів у хмарі (OneDrive або DropBox). Це знімає багато турбот, оскільки хмарні служби зберігають попередні версії ваших файлів.

Відновлення перезаписаних файлів Excel / раніше збереженої версії (з хмари - OneDrive / DropBox)

Якщо у вас є звичка зберігати файли Excel у хмарі - за допомогою таких сервісів, як OneDrive або DropBox, вам не доведеться повністю покладатися на Excel, щоб допомогти вам відновити незбережені файли або втрачені дані.

Ці хмарні служби також зберігають попередні версії ваших файлів Excel.

Дозвольте мені показати вам, як отримати попередні версії з OneDrive і DropBox. Я впевнений, що таких сервісів із такою функціональністю має бути ще багато.

Отримання попередньої версії файлу Excel з OneDrive

Щоб отримати попередню версію файлу Excel, клацніть правою кнопкою миші поточну версію в Onedrive і натисніть Історія версій.

Відкриється файл, і ви побачите всі попередні версії файлу на панелі зліва.

Натисніть на потрібну версію. Він покаже вам вміст файлу, а також надасть вам можливість завантажити цей файл або відновити його.

Отримання попередньої версії файлу Excel з DropBox

Так само, як і OneDrive, DropBox також зберігає попередні версії файлів Excel, які ви можете переглянути та завантажити.

Щоб отримати попередні версії, перейдіть до файлу на веб-порталі Dropbox і натисніть на три крапки для файлу, для якого ви хочете побачити попередні версії.

Натисніть на опцію Історія версій.

Це покаже вам усі версії цього файлу. Ви можете відкрити та завантажити цю версію з DropBox.

Якщо ви встановили папку DropBox у вашій системі і зберігаєте там свої файли, ви можете просто клацнути правою кнопкою миші на будь -якому з файлів і натиснути Історія версій.

Це призведе до веб -версії DropBox, де ви зможете побачити та завантажити всі версії файлу.

Запобіжні заходи для забезпечення легкого відновлення незбережених файлів

Хоча Excel має деякі налаштування за замовчуванням, які гарантують, що у вас є хороші шанси відновити файли Excel, все одно добре переконатися, що все увімкнено.

Увімкніть автозбереження та автоматичне відновлення

Щоб переконатися, що Excel автоматично зберігає ваші файли та показує параметри відновлення, їх потрібно ввімкнути.

Хоча це повинно бути увімкнено за замовчуванням, якщо це не так, ви можете зробити це вручну.

Нижче наведено кроки, щоб увімкнути функцію автозбереження та автоматичного відновлення в Excel:

1. Перейдіть на вкладку «Файл»
2. Натисніть «Параметри»
3. У діалоговому вікні Параметри Excel натисніть Зберегти (це на лівій панелі діалогового вікна).
4. Переконайтеся, що наведені нижче налаштування активовані (як показано нижче).

Дозвольте мені швидко пояснити, що означають ці варіанти:

• Зберігайте інформацію про автоматичне відновлення кожні X хвилини: Ця опція гарантує, що ваші файли зберігаються кожні 5 хвилин (або будь -яке інше значення часу, яке ви вказуєте тут). За замовчуванням це 10 хвилин, і я змінив це на 5 хвилин. Ви можете зменшити це ще більше, якщо хочете.
• Зберегти останню версію AutoRecovered, якщо я закрию її без збереження: Це гарантує, що у разі збою вашого Excel/системи або закриття файлу без збереження, буде збережена версія, яку можна відновити автоматично.
• Автоматичне відновлення розташування файлу: Це місце за промовчанням, де зберігаються автоматично відновлені файли. Ви можете змінити це, якщо хочете.

Примітка: Якщо у вас є величезний файл із великою кількістю формул та діаграм, його збереження кожні 5 хвилин призведе до перерахунку та можливого зависання системи. Якщо ви цього не хочете, ви можете вибрати більш тривалий час (або змінити режим розрахунку на ручний).

Автоматично створити резервну копію збереженого файлу Excel

Хоча параметри автозбереження та автоматичного відновлення корисні, коли ви забуваєте зберегти файли та збої системи, автоматичне резервне копіювання-це те, що створює копію файлу щоразу, коли ви його зберігаєте.

Наприклад, якщо я працюю над файлом з назвою Test.xlsx і зберігаю його у папці, це автоматично створить копію з назвою «Резервне копіювання Test.xlk»

Тепер, коли я зберігаю тестовий файл, усі зміни також зберігаються у резервній копії.

Це може бути корисним, якщо ви внесли деякі зміни у збережений файл і хочете його скасувати. У цьому випадку замість цього можна використовувати резервну копію.

Або якщо ваш файл виходить з ладу або пошкоджується, у вас буде резервна копія з останнім збереженим вмістом.

Нижче наведено кроки, щоб увімкнути функцію автоматичного резервного копіювання для книги:

1. Перейдіть на вкладку Файл.
2. Натисніть «Зберегти як»
3. Натисніть «Огляд», щоб відкрити діалогове вікно «Зберегти як».
4. У діалоговому вікні Зберегти як клацніть на опції Інструменти (вона знаходиться в правій нижній частині діалогового вікна).
5. Натисніть «Загальні параметри».
6. У діалоговому вікні "Загальні параметри" встановіть прапорець "Завжди створювати резервну копію".
7. Натисніть OK.
8. Збережіть файл у потрібній папці/розташуванні.

Тепер, коли ви зберігаєте цей файл, точна копія буде зберігатися з попереднім виправленням "Резервне копіювання".

Ось кілька важливих речей, які вам потрібно знати про використання цієї функції автоматичного резервного копіювання в Excel:

• Це налаштування рівня робочої книги. Це означає, що якщо ви ввімкнете її для однієї книги, вона працюватиме лише для цієї книги. Якщо ви хочете, щоб він працював і для інших, вам доведеться ввімкнути його вручну.
• Це відрізняється від параметрів автовідновлення та автозбереження. Це незалежні налаштування, і налаштування одного не впливає на інше. Таким чином, ви можете мати книгу, де всі функції автовідновлення, автозбереження та автоматичного резервного копіювання працюють.
• Файл резервної копії зберігається з розширенням .XLK. Це розширення для резервних файлів, і під час відкриття цього файлу ви можете побачити запит. Просто натисніть Так, і він відкриє файл резервної копії.
• Резервний файл є завжди одна версія за вашим основним файлом (за винятком часу, коли ви зберігаєте його вперше). Наприклад, якщо ви створите новий файл і ввімкнете в ньому резервне копіювання, зробите деякі зміни та збережете його. Це збереже новий файл, а також його резервну копію. На даний момент обидва файли (основний і резервний) будуть абсолютно однаковими. Тепер, якщо ви внесете деякі зміни в основний файл і збережете його один раз, він не буде збережений у файлі резервної копії. Але якщо ви збережете його знову, це також буде зроблено у файлі резервної копії.

Автозавантаження є хорошою функцією, оскільки дає останню збережену версію файлу на випадок, якщо ви внесете деякі небажані зміни та збережете файл. Ви можете використовувати файл резервної копії, щоб отримати версію перед останньою збереженою версією.

Автоматично зберігати копію робочої книги Excel із позначкою часу

Незважаючи на те, що всі методи, що розглядаються на даний момент, спираються на вбудовані функції Excel, ви також можете використовувати короткий код VBA, щоб ніколи не втратити свою роботу.

За допомогою коду VBA ви зберігаєте копію свого файлу Excel із міткою часу, як тільки зберігаєте його (або закриваєте).

Це гарантує, що у вас завжди є всі попередні версії, і ви можете повернутися і відновити файл, якщо ви зіпсуєтесь. Крім того, оскільки вони мають позначку часу, ви можете легко знайти, яку версію ви хочете (або де ви зіпсувались).

Нижче наведено код, який створить копію книги з міткою часу, як тільки ви її збережете:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI як Boolean, Скасувати як Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath Як String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now," dd-mm-yyyy hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Зверніть увагу, що вам потрібно вказати розташування папки, де потрібно зберегти резервні копії (змініть шлях, виділений жирним шрифтом у коді вище).

Це може означати, що у вас вийде багато копій, але це може врятувати життя під час роботи над критичними проектами.

Ви можете використовувати подібний код для збереження копії перед закриттям книги (замість того, щоб зберігати копію кожного разу, коли ви зберігаєте).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Скасувати як логічне значення) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub

Вам потрібно розмістити цей код у вікні коду ThisWorkbook.

Для цього відкрийте редактор VB (комбінація клавіш - ALT + F11) і двічі клацніть на об’єкті «Ця книга» у провіднику проектів.

Відновлення пошкоджених файлів Excel

Якщо ви виявили пошкоджений файл Excel, ви можете зробити кілька дій.

Перш за все, ви можете скористатися вбудованою в Excel опцією відновлення.

Нижче наведено кроки для відновлення пошкодженого файлу шляхом його відновлення:

1. Відкрийте програму Excel.
2. Натисніть «Файл», а потім - «Відкрити» (або скористайтеся комбінацією клавіш Control + O).
3. Натисніть кнопку Огляд.
4. У діалоговому вікні, що відкриється, виберіть файл, який був пошкоджений.
5. Натисніть на маленький трикутник, спрямований вниз, у кнопці «Відкрити» (як показано нижче).
6. Натисніть Відкрити та відновити.
7. Excel покаже вам підказку, як показано нижче. Натисніть Ремонт.

Якщо вам пощастить, все пройде гладко, і ви зможете відновити дані з пошкодженого файлу.

Якщо варіант відновлення не працює, виконайте наведені вище кроки до кроку 5, а потім замість Ремонту натисніть «Видобути дані». Excel запитає вас, чи потрібно "Перетворити на значення" або "Відновити формули".

Ви можете спробувати використати будь -який варіант, який вам підходить. Excel спробує витягти якомога більше даних і створити нову книгу з витягнутими даними.

Якщо це теж не працює. можливо, вам доведеться покладатися на сторонні інструменти для відновлення пошкоджених файлів Excel.