Excel дуже спростив наше життя. Однак є деякі проблеми Excel, які продовжують витрачати наш час та підвищують рівень розчарування. Це невеликі проблеми, які можна вирішити за кілька секунд, але не знати правильного способу це може коштувати багато часу.
24 трюки Excel для повсякденної роботи
У цій публікації блогу дозвольте мені розкрити 24 трюки Excel, які заощадять вам багато часу та енергії. Якщо ви працюєте з програмою Excel, рано чи пізно у вас виникнуть проблеми з чимось, що здається неможливим.
Ось кілька швидких виправлень, які дозволять це зробити.
Прийом Excel №1 - Скопіюйте та вставте формули без зміни посилань
Це відбувається весь час. Ви намагаєтесь скопіювати комірку з формулою в іншу клітинку, і все це змішується. Це відбувається тому, що посилання змінюються під час копіювання в інше місце (якщо, звичайно, ви не будете суворими і не виправите всі посилання).
Ось швидке виправлення:
- Виберіть клітинки, які потрібно скопіювати.
- Перейдіть додому -> Номер. У спадному меню Формат числа виберіть Текст. Це змінить формат комірки на Текст.
- Натисніть F2, щоб увійти в режим редагування. Тепер утримуйте клавішу Control і натисніть Enter.
- Скопіюйте клітинки.
- Перейдіть до осередку призначення та вставте його.
- Змініть формат із тексту на загальний.
- Натисніть F2 і натисніть клавішу Control + Enter.
- І Ви закінчили !!.
Ось ще один чудовий метод Тома Уртіса, керівника програми Excel (за допомогою функції «Знайти та замінити») [кредит Дейва Бранса з ExcelJet за те, що він показав мені цей метод]
Прийом Excel №2 - ручка заповнення не відображається
Я бачу, як багато людей стикаються з цією проблемою. Ручка заповнення просто не з'являється на роботі.
Ось виправлення:
- Перейдіть до Файл -> Параметри.
- У діалоговому вікні Параметри виберіть Додатково.
- Поставте прапорець біля пункту «Увімкнути ручку заповнення та перетягування клітинок».
Прийом Excel 3 - Число як текст
Я застрягаю на цьому багато разів. Номери відформатовані у вигляді тексту і погано працюють у формулах.
Ось швидке виправлення:
- Додайте 0 до комірки. Це збереже число недоторканим і може бути використано у формулах.
Багато людей використовують апостроф (‘) перед числом, щоб створити цифри як текст. Цей трюк Excel спрацює і в цьому випадку.
Прийом Excel 4 - Необхідність перетворення формул у значення
Це легкий. Якщо у вас є формули, які потрібно перетворити на значення, ось такі кроки:
- Скопіюйте клітинки.
- Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Спеціальна вставка.
- У діалоговому вікні "Вставити спеціальне" виберіть значення (Комбінація клавіш - Alt + E + S + V).
- Натисніть OK.
Дивитися також: Дізнайтесь більше про вставку спеціальних ярликів.
Прийом Excel 5 - курсор застряг - не вдається змінити активну клітинку за допомогою клавіш зі стрілками
Перший раз, коли це сталося зі мною, я закрив книгу Excel і перезапустив систему. Звісно, проблему можна легко вирішити без перезапуску.
Проблема в цьому випадку полягає в тому, що ви випадково активували блокування прокрутки.
Вимкніть його і приступайте.
Прийом Excel №6 - VLOOKUP/MATCH не працює навіть за наявності відповідності
Ви можете бачити, що 2 значення ідеально збігаються, але формула VLOOKUP або MATCH все одно говоритиме про відсутність відповідності.
Ааааааа …
Винні тут додаткові місця. Якщо в тексті є пробіли на початку або в кінці (або більше одного пробілу між словами), Excel не розглядатиме його як точну відповідність, і ваша формула видасть несподівані результати.
Шлях навпаки - використовуйте ТРИМ функція. Він видаляє будь -які провідні та кінцеві пробіли та зайвий пробіл між словами.
Дивитися також: Багато проблем можна вирішити, якщо ви знаєте, як очистити свої дані в Excel.
Прийом Excel №7 - Хочете приховати текст у клітинках
Іноді може знадобитися приховати текст/цифри в комірці, щоб користувач не бачив їх.
Є 2 способи зробити це:
- Хороший: Зробіть колір шрифту тексту білим (або будь -яким кольором фону).
- Кращий: Виберіть клітинку та натисніть клавішу Control + 1. Відкриється діалогове вікно Форматування клітинок. На вкладці номер виберіть Спеціальний та введіть формат ;;;
Прийом Excel 8 - Потрібно скопіювати лише видимі клітинки
- Питання: Що станеться, якщо скопіювати діапазон клітинок із прихованими рядками/стовпцями та вставити його кудись?
- Відповідь: Усі значення клітинок (видиме + приховане) копіюються та вставляються.
- Турбота: Я не хочу копіювати приховані значення клітинок.
- Рішення: Виберіть клітинки і натисніть Alt +; (це вибирає лише видимі клітинки). Тепер вставляйте куди завгодно, і вставляються лише видимі клітинки.
Прийом Excel 9 - Виберіть усі порожні клітинки за один раз
Я часто імпортую дані з різних баз даних. Багато клітинок у цих даних є порожніми, де я повинен вставити 0 або Н/Д. Швидкий спосіб виділити всі порожні клітинки:
- Виділіть усі клітинки в діапазоні.
- Перейдіть додому -> Редагування -> Знайти і вибрати -> Перейти до Спеціального.
- Виберіть пробіли у вікні Перейти до спеціального діалогу.
- Натисніть OK.
Це виділить усі порожні клітинки. Щоб ввести 0 у всі комірки, введіть 0 (це введе значення в активну клітинку) і натисніть Control + Enter.
Прийом Excel №10 - Потрібно видалити розриви рядків із тексту
Якщо у вас багато розривів рядків, і ви хочете видалити ці розриви рядків, виконання цього вручну займе багато часу.
Було б прикро, якщо вам доведеться це робити вручну.
Спробуйте це швидке виправлення:
- Виберіть дані
- Перейдіть додому -> Знайти і вибрати -> Замінити (Комбінація клавіш - Control + H)
- У діалоговому вікні Знайти та замінити:
- Знайдіть що: Натисніть Control + J (ви можете не бачити нічого, крім миготливої точки)
- Замінити на: символ пробілу (натиснути пробіл один раз)
- Натисніть Замінити все (переконайтеся, що перенос слів увімкнено)
https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg
Дивитися також: Дізнайтесь більше про дивовижні речі, які функція «Знайти та замінити» може зробити для вас.
Прийом Excel 11 - Сортування не працює при об’єднанні комірок
Звичайно, це не так.
Це було зроблено не так. Але це не означає, що ви не можете мати те, що хочете. Ось замінник злиття та центру, і він називається «Центр через вибір».
Ось правильний спосіб об’єднання клітинок у Excel:
- Виберіть клітинки, які потрібно об’єднати (лише стовпці. Для рядків ідіть далі та використовуйте об’єднання та відцентр).
- Натисніть клавішу Control + 1, щоб відкрити діалогове вікно Форматування клітинок.
- Перейдіть на вкладку Вирівнювання.
- У спадному меню "Горизонтальні" виберіть "По центру".
- Натисніть OK.
Тепер у вас є щось схоже і чудово працює з Сортуванням.
Прийом Excel 12 - Дані мають дублікати
З дублюючими даними можна зробити 2 речі - Виділіть це або Видалити його
- Виділити дублікати даних: Виберіть дані та перейдіть додому -> Умовне форматування -> Правила виділення клітинок -> Повторювані значення.
- Вкажіть форматування, і всі повторювані значення будуть виділені.
- Видалити дублікати в даних: Виберіть дані та перейдіть до Дані -> Видалити дублікати.
- Виберіть, чи ваші дані мають заголовки, потім виберіть стовпець і натисніть OK. Це видалить дублікати зі списку. Якщо ви хочете, щоб оригінальний список був недоторканим, скопіюйте та вставте дані в інше місце, а потім зробіть це.
Пов'язані: Повний посібник із пошуку та видалення дублікатів у Excel
Прийом Excel 13 - Необхідність перевірити орфографічні помилки
Натисніть F7, щоб запустити перевірку правопису.
Ось детальний посібник із використання перевірки правопису в Excel.
Вивірка Excel 14 - Прокручування вниз на великих наборах даних приховує заголовки стовпців
Вирішити цю проблему можна 2 способами.
- Використовуйте функцію таблиці Excel: Використання функції Таблиця Excel гарантує, що під час прокрутки вниз заголовки завжди будуть видимими. Як хорошу практику, таблицю Excel завжди слід використовувати з табличними даними, оскільки вона має дуже потужну та корисну функцію. Докладніше про таблиці Excel
- Використання параметрів вільних панелей: Якщо ви хочете, щоб було видно більше, ніж заголовок (скажімо, у випадку підзаголовка або таких значень, як загальний, середній на початку), скористайтеся функцією Панель заморожування Excel. Зробити це:
- Виберіть увесь рядок, над яким потрібно заморозити рядки (або крайню ліву клітинку в цьому рядку)
- Перейдіть до Перегляд -> Заморозити панелі -> Заморозити панелі
Це дозволить вам завжди бачити фіксовані рядки під час прокрутки вниз.
Прийом Excel № 15 - втрата часу на прокручування назад і вперед у великих наборах даних
Якщо ви працюєте з величезними наборами даних і вам потрібно прокручувати вгору і вниз (або вправо і вліво), щоб посилатися на деякі точки даних, є спосіб заощадити багато часу та прокручування - за допомогою Роздільне вікно функція.
Ця функція може розділити ваше вікно на дві або чотири частини, і кожна частина має власну прокрутку. Тож якщо вам потрібно посилатися на дані у, наприклад, стовпці CZ, під час роботи у стовпці А, ця функція ідеально підходить вам.
- Перейдіть до Перегляд -> Вікно -> Розділити.
Це розділяє аркуш на чотири частини. Кожною частиною можна керувати за допомогою додаткової смуги прокрутки (вертикальної та горизонтальної). Якщо вам потрібен лише вертикальний розділ, перетягніть горизонтальну лінію розділення донизу (і вона зникне).
Прийом Excel 16 - Формула налагодження
Пропущена кома, неправильне посилання, відсутній аргумент, неправильна позиція в дужках тощо … Формула може привести до сотень причин неправильного результату.
Налагодження формули може бути болючим, особливо якщо її створив хтось інший. Ось спосіб зробити це легким і простим. Щоб налагодити формулу:
- Виберіть клітинку з формулою.
- Перейдіть до Формули -> Аудит формул -> Оцінити формулу (Комбінація клавіш Alt + TUF).
- Натисніть Оцінити, щоб побачити кроки, за якими формула оцінюється Excel.
Хочете налагодити частину формули - Ось ще один спосіб використання клавіші F9
Прийом Excel 17 - Excel вставляє посилання на клітинки під час редагування формули
Це, безумовно, одна з найбільш дратівливих проблем Excel, з якими я стикаюся майже щодня. Уявіть, що у вас величезна формула, ви натискаєте клавішу F2, щоб відредагувати формулу (у комірці або умовному форматуванні або іменованому діапазоні), і як тільки ви натискаєте ліву клавішу, щоб відредагувати її частину, Excel вставляє небажане посилання на клітинку. Excel іноді робить це, оскільки не знає, що ви перебуваєте в режимі редагування. Нижній лівий кут екрана можна побачити поточний режим.
Шлях простий, натисніть один раз F2 щоб увійти в режим редагування, і тепер ви можете вільно кочувати у своїй формулі.
Прийом Excel 18 - Забагато діапазонів імен (не пам’ятаю імен)
Я багато використовую Named Ranges. Він має багато переваг і простий у використанні. Але що робити, якщо названих діапазонів забагато ?? Чи потрібно було б знову і знову повертатися до менеджера імен, щоб отримати ім’я?
НІ!!
Просто скористайтесь ярликом F3. Він відображатиме імена всіх названих діапазонів у вашій книзі. Просто двічі клацніть на тій, яку ви хочете використовувати, і вона буде вставлена (у формулі, якщо ви її робите, або на аркуші)
Питання до Вас? Що станеться, якщо у вас є багато іменованих діапазонів, і ви зменшите масштаб нижче 40%? Я залишу це вам розбиратися.
Прийом Excel 19 - помилка всюди
Помилка - це один потворний пляма у вашій таблиці. Але іноді помилки є необхідним злом. Ви можете захотіти, щоб ваша формула повертала помилку (скажімо, коли значення пошуку не знайдено у VLOOKUP). Але вам не доведеться переживати труднощі, дивлячись на одного. Просто використовуйте IFERROR.
IFERROR не працюватиме для Excel версії 2003 та раніших. У цьому випадку використовуйте комбінацію IF та ISERROR.
Прийом Excel №20 - Потрібно швидко видалити всі коментарі
Я часто повторно використовую шаблони з коментарями. Видалити всі коментарі - одна з операцій на аркуші, яку я роблю, коли починаю все спочатку. Ось швидкий спосіб одночасно вибрати усі коментарі та видалити всі:
- Виділіть усі клітинки.
- Перейдіть додому -> Редагування -> Знайти і вибрати -> Перейти до Спеціального.
- Виберіть Коментарі у вікні Перейти до спеціального діалогу.
- Натисніть OK.
Буде вибрано всі клітинки, у яких є коментарі. Тепер перейдіть до будь -якої з виділених клітинок, клацніть правою кнопкою миші та виберіть Видалити коментар
Прийом Excel 21 - Перемикання між лише електронними таблицями Excel
Ви один з тих, хто відкриває мільйони додатків одночасно.
У мене часто відкриваються одночасно Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, Email та багато інших програм.
Більшість із нас використовує клавіші Alt + Tab для переміщення між різними відкритими програмами, але що робити, якщо ви хочете переглядати лише відкриті робочі книги Excel. Використовуйте Control + Tab замість цього.
Прийом Excel № 22 - Відображення номера з текстом
Хочете відобразити число 100 як 100 мільйонів чи 100 грамів? Ви можете це зробити і все одно використовувати це число у розрахунках. Хитрість полягає у знанні правильного формату числа. Щоб відобразити 100 як 100 мільйонів:
- Перейдіть до комірки з номерами (або виберіть усі клітинки, до яких потрібно застосувати це значення).
- Натисніть Control + 1.
- На вкладці Номер перейдіть до Користувацький (на лівій панелі).
- Змінити загальний на загальний "Мільйон".
Форматування користувацького номера - це задоволення. Вивчіть якийсь дивовижний трюк за допомогою користувацького формату чисел
Прийом Excel № 23 - Швидко прокрутіть праворуч у величезному наборі даних
Припустимо, у вас є величезний набір даних, який охоплює багато стовпців (скажімо, 200 стовпців). І вам доведеться часто прокручувати свої дані. Які способи можна це зробити.
- Звичайний спосіб 1: Використовуйте клавішу зі стрілкою вправо (і покрийте кожен стовпець по одному).
- Звичайний спосіб 2: залиште клавіатуру, утримуйте мишу, виберіть смугу прокрутки та прокрутіть.
- Ось третій не дуже звичний спосіб-використання Alt + PageDown Key. Він робить те, що Page down робить для рядків. Він перескакує за 20 стовпців одночасно.
Прийом Excel 24 - Страждання від повільної електронної таблиці
Ми всі пережили це. Таблиці Excel мають тенденцію занадто повільно сповільнюватися.
Деякі наведені нижче кроки можуть допомогти прискорити роботу. [Я написав більш детальну статтю про те, як прискорити роботу з електронними таблицями. Натисніть тут, щоб прочитати]
- Використовуйте стовпці -помічники.
- Уникайте летючих формул.
- Використовуйте ручний режим обчислення замість автоматичного.
- Використовуйте таблиці Excel для даних про житло.
- Уникайте формули масиву.
Це мої 24 найкращі трюки Excel (у певному порядку). Я впевнений, що їх ще сотні, але людина може написати стільки всього за один раз !! 😉
Поділіться своїм списком найкращих щоденних хитрощів з усунення несправностей, які ви використовуєте для виконання роботи 🙂
Корисні ресурси Excel:
- Корисні запитання для співбесіди Excel + відповіді.
- Безкоштовне онлайн навчання Excel.
- Безкоштовні шаблони Excel.
- Як скопіювати форматування діаграми в Excel
