Як автоматично відкривати певний файл Excel при запуску

Хочете, щоб деякі файли Excel відкривалися автоматично під час запуску Excel?

Це можуть бути файли, які ви відкриваєте щодня вранці (наприклад, аркуш відстеження або табель робочого часу), або деякі файли, пов’язані з проектами, які потрібно відкрити одразу після запуску Excel.

Хоча у вас завжди є можливість відкривати ці файли вручну, це лише одна з тих невеликих дій, які можна заощадити, автоматизуючи процес.

І ця автоматизація не потребує жодного коду VBA або складних кроків. Це те, що ви можете зробити за кілька секунд і щодня економити час.

Тепер є два способи автоматичного відкриття файлів Excel:

1. Коли ви запускаєте Excel - Рекомендується
2. Коли ви запускаєте систему (Windows)
3. Коли ви відкриваєте файл Excel, і він відкриває з ним усі пов’язані файли (цей метод використовує VBA)

У цьому посібнику я покажу вам, як відкривати певні файли Excel під час запуску Excel, а також під час запуску Windows.

Примітка: Все, що я висвітлю в цьому підручнику, стосується операційної системи Windows. Якщо ви використовуєте Mac, ви можете спробувати, але я не тестував це на Mac.

Автоматично відкривати файли під час запуску Excel

За допомогою Excel ви можете налаштувати поведінку запуску так:

1. Запустіть Excel і покажіть початковий екран (або відкрийте порожню книгу)
2. Запустіть Excel і відкрийте певну книгу або шаблон
3. Запустіть Excel і відкрийте всі файли Excel у папці

Під час запуску Excel поведінка за замовчуванням полягає в тому, що вона відкриває початковий екран, на якому відображаються останні книги та шаблони (як показано нижче).

Примітка: Ця поведінка показу початкового екрана під час запуску стала стандартною з Excel 2013 і далі

На початковому екрані ви можете відкрити нову книгу або вибрати наявні шаблони в Excel (у цьому списку є кілька корисних шаблонів).

Excel дозволяє налаштувати поведінку під час запуску, де ви можете вказати, чи хочете ви відкрити нову порожню книгу (замість початкового екрана), або певний файл Excel, або навіть усі файли у певній папці.

Тож давайте швидко розглянемо різні варіанти та дізнаємось, як можна налаштувати запуск Excel.

Відкрийте порожній файл під час запуску Excel

Коли ви вмикаєте цей параметр, під час запуску програми Excel відкриється нова порожня книга.

Ось як увімкнути це:

1. Запустіть Excel і відкрийте нову книгу, натиснувши Пуста книга на початковому екрані (або ви можете відкрити будь -яку збережену книгу)
2. Натисніть на Файл
3. Натисніть Параметри
4. У діалоговому вікні Параметри Excel переконайтеся, що на лівій панелі вибрано «Загальні»
5. Прокрутіть униз і у розділі "Параметри запуску" зніміть прапорець біля пункту "Показати початковий екран при запуску цієї програми"
6. Натисніть OK.

Готово!

Тепер, коли ви запустите Excel відтепер, він відкриє порожню книгу та не покаже початковий екран.

Відкрийте певну книгу під час запуску Excel

У вашій системі є папка XLStart, яка визначає, які файли відкривати при запуску Excel.

За замовчуванням ця папка порожня, тому ви бачите початковий екран або порожню книгу під час запуску Excel.

Отже, якщо ви хочете, щоб під час запуску Excel відкривалася певна книга Excel (або навіть кілька книг), вам потрібно помістити цю книгу в цю папку XLStart.

А для цього спочатку потрібно знати, де знайти цю папку XLStart.

Нижче наведено кроки, щоб отримати шлях до папки XLStart:

1. Відкрийте нову книгу або наявну книгу
2. Натисніть на Файл
3. Натисніть Параметри
4. У діалоговому вікні Параметри Excel натисніть Центр довіри (на лівій панелі діалогового вікна)
5. Натисніть Налаштування центру довіри
6. У діалоговому вікні Центру довіри, що відкриється, натисніть «Надійні місця». Це покаже вам усі надійні місця (включаючи розташування Excel StartUp)
7. Двічі клацніть на місці запуску Excel.
8. Відкриється діалогове вікно надійного розташування з розташуванням папки запуску Excel. Скопіюйте це місце розташування.
9. Відкрийте будь -яку папку, введіть скопійоване місце і натисніть Enter. Відкриється папка запуску Excel
10. Помістіть файл (або ярлик файлу), який потрібно відкрити, у цю папку. У наведеному вище прикладі у мене є файл Main.xlsx у цій папці, який автоматично відкриється під час наступного запуску Excel.

Як тільки ви виконаєте всі вищевказані кроки та помістите файл у папку запуску Excel, цей файл автоматично відкриється під час наступного відкриття Excel.

Крім того, якщо ви хочете відкрити кілька файлів, ви можете розмістити всі файли в цій папці.

Ось кілька важливих речей, які потрібно знати при розміщенні файлів у папці XLStart:

• Під час запуску Excel автоматично відкриватимуться лише ті файли Excel, які знаходяться у папці XLStart. Якщо в підпапці XLStart є будь-який файл, ці файли не відкриються.
• Зауважте, що в цю папку можна розмістити лише формати файлів Excel. Якщо ви розмістите файл, який не може прочитати Excel, він не відкриється, і ви побачите помилку (формат файлу недійсний).
• Якщо у вас є файл Excel, у якому є макрос, який запускається під час відкриття файлу, він буде працювати навіть тоді, коли файл відкривається, коли він знаходиться у папці XLStart. Якщо ви не хочете, щоб макрос запускався, утримуйте клавішу SHIFT, а потім відкрийте Excel.

Перезапис файлів у папці запуску Excel

Коли ви додаєте файл до папки запуску Excel, ви не зможете його перезаписати.

Це означає, що як тільки ви додасте файл і наступного разу відкриєте Excel, цей файл відкриється. І тепер, якщо ви внесете до нього деякі зміни, а потім спробуєте зберегти його, він попросить вас зберегти його в іншому місці. Ви побачите підказку, як показано нижче:

Це добре працює, оскільки більшість часу файли, які ви додаєте до папки запуску Excel, будуть шаблонами/форматами, які ви не хочете змінювати. Отже, коли ви працюєте над файлом, який відкрився автоматично, а потім захочете його зберегти, він попросить вас зберегти його в іншому місці.

Але що, якщо ви хочете зберегти зміни в тому самому файлі (у папці запуску Excel) і хочете, щоб ці зміни відображалися під час наступного відкриття Excel.

Хитрість полягала б у тому збережіть ярлик файлу Excel у папці XLStart, а не в самому файлі Excel.

Автоматично відкривати книги у певній папці

У наведеному вище прикладі я показав вам, як розмістити файл Excel або декілька файлів у папці XLStart. І коли ви відкриваєте Excel, ці файли автоматично відкриваються.

Але що, якщо ви хочете, щоб файли в іншій папці автоматично відкривалися при запуску Excel. Це може бути папка проекту або папка з шаблонами, у якій є файли вашого повсякденного використання. Або це може бути папка на мережевому диску, у якій є ваші поточні файли проекту, які потрібно відкривати щоразу, коли ви відкриваєте Excel.

Excel дозволяє вказати папку, і вона автоматично відкриє всі файли в папці під час запуску Excel.

Нижче наведено кроки, щоб вказати цю альтернативну папку запуску:

1. Відкрийте нову книгу або наявну книгу
2. Натисніть на Файл
3. Натисніть Параметри
4. У діалоговому вікні Параметри Excel натисніть Додатково (на лівій панелі діалогового вікна)
5. Прокрутіть униз і в загальних параметрах введіть розташування папки в поле з описом - "При запуску відкрийте всі файли у:"
6. Натисніть OK

Це воно!

Тепер, коли ви запускаєте Excel, він автоматично відкриє всі файли в цій зазначеній папці.

Кілька речей, які слід знати при використанні цього методу:

1. Ви можете перезаписати файли, які автоматично відкриваються. Отже, якщо ви відкриєте Excel, який відкриє всі файли у вказаній папці, а потім ви внесете зміни до будь -якого файлу та збережете його, ця зміна буде збережена. Наступного разу, коли ви відкриєте Excel, він відкриє ці файли у вказаній папці зі змінами, які ви внесли.
2. Він відкриває лише файли у форматі Excel. Наприклад, якщо у вас є файл MS Word або блокнот, він не відкриється.
3. Відкриваються лише файли в папці (не в підпапках)

Я особисто вважаю, що це може бути джерелом проблеми, і іноді ви можете в кінцевому підсумку внести зміни, які вам не потрібні. Щоб запобігти цьому, ви можете створити код VBA, який зберігає файл з іншою назвою (можливо, мітка часу) в іншій папці, коли ви його зберігаєте.

Ось приклад, коли код VBA використовується для створення резервних копій книги, коли ви її зберігаєте.

Якщо у папці XLStart, а також у папці, яку ви вказали для відкриття книг, є файл з такою самою назвою, файл у папці XLStart буде відкритий.

Відкрийте шаблони робочих книг/аркушів при запуску Excel

Якщо є певний шаблон, над яким вам потрібно працювати щодня, ви можете зберегти цей шаблон і відкривати його автоматично при кожному запуску Excel.

Наприклад, якщо у вас є шаблон, який має певний заданий тип/розмір шрифту, верхній/нижній колонтитул, логотип компанії, заголовки рядків/стовпців тощо, ви можете зберегти його як шаблон і відкрити його автоматично при запуску Excel.

Для цього вам потрібно зберегти файл Excel як шаблон (описано в кроках нижче), а потім помістити цей файл шаблону в папку XLStart або в папку, яку ви вказали як альтернативну папку запуску.

Нижче наведено кроки, щоб зберегти книгу як шаблон:

1. Відкрийте нову книгу (або використовуйте наявну книгу, для якої потрібно зберегти шаблон)
2. Внесіть потрібні зміни в шаблон (наприклад, розмір/тип шрифту, верхній/нижній колонтитул, стовпці/заголовки рядків, таблиці міток -місць тощо)
3. Перейдіть на вкладку Файл
4. Натисніть Зберегти як
5. У діалоговому вікні Зберегти як натисніть діалогове вікно Зберегти як тип
6. Натисніть Шаблон Excel (*.xltx)
7. Знайдіть папку, в якій потрібно зберегти цей файл шаблону
8. Натисніть Зберегти

Примітка: У наведених вище кроках мені не вдалося зберегти файл безпосередньо в папці XLStart. Він показав підказку, як показано нижче, у якій говориться, що у мене немає дозволу зберігати в цій папці. Але мені вдалося зберегти цей файл шаблону у звичайній папці, а потім скопіювати/вирізати та вставити у папку XLStart. Крім того, ви також можете зберегти цей файл шаблону в папці (і вказати цю папку для автоматичного відкриття файлів Excel). Створення та використання альтернативних папок описано тут.

Запобігання автоматичному відкриттю файлів Excel

Якщо ви відкриваєте Excel і раптом разом із вами відкриваються деякі книги, у вас, ймовірно, є одна (або обидві) з наведених нижче ситуацій:

1. У папці запуску Excel (XLStart) є файли
2. У вас є альтернативна папка, указана як папка "Запуск", яка містить деякі файли Excel.

Отже, якщо ви хочете, щоб Excel не відкривав ці файли і вдався до поведінки за замовчуванням, відкриваючи порожню книгу або екран запуску, вам слід перевірити дві наведені вище речі.

Перше, що потрібно перевірити - це папка XLStart та видалити усі файли в ній. Якщо ви знаєте, як знайти папку XLStart, чудово.

Інакше виконайте наведені нижче дії, щоб перевірити, чи є файли у папці XLStart:

1. Відкрийте нову книгу або наявну книгу
2. Натисніть на Файл
3. Натисніть Параметри
4. У діалоговому вікні Параметри Excel натисніть Центр довіри (на лівій панелі діалогового вікна)
5. Натисніть Налаштування центру довіри
6. У діалоговому вікні Центру довіри, що відкриється, натисніть Надійні місця. Це покаже вам усі надійні місця (включаючи розташування Excel StartUp)
7. Двічі клацніть на місці запуску Excel. Відкриється діалогове вікно надійного розташування з розташуванням папки запуску Excel
8. Скопіюйте шлях до розташування
9. Відкрийте будь -яку папку, введіть скопійоване місце і натисніть Enter. Відкриється папка запуску Excel
10. Видаліть будь -який файл у папці.

Це видаляє будь -які файли, які автоматично відкриваються під час запуску Excel, оскільки вони були частиною папки XLStart.

Ви можете перевірити, чи це вирішує проблему (закрийте всі книги Excel і знову запустіть Excel).

Якщо файли все ще відкриваються автоматично, ймовірно, у вас є інша папка, вказана як папка «Запуск».

Нижче наведено кроки, щоб видалити будь -яку папку як папку StartUp за замовчуванням:

1. Відкрийте нову книгу або наявну книгу
2. Натисніть на Файл
3. Натисніть Параметри
4. У діалоговому вікні Параметри Excel натисніть Додатково (на лівій панелі діалогового вікна)
5. Прокрутіть униз і в межах загальних параметрів видаліть будь -яке місце папки в полі з описом - "При запуску відкрийте всі файли у:"
6. Натисніть OK

Автоматично відкривати файли Excel під час запуску комп’ютера/ноутбука

Так само, як у нас є папка XLStart, яка автоматично відкриває файли Excel, у ній також є папка запуску для Windows.

Ця папка часто використовується для відкриття певних програм, які потрібно відкрити автоматично при запуску системи - наприклад, браузера або програм Microsoft, таких як Excel або PowerPoint.

Ви також можете використовувати цю папку для відкриття певних файлів Excel одразу після запуску комп’ютера.

Для цього вам потрібно скопіювати файл (або ярлик цього файлу) і помістити його в папку запуску.

Нижче наведено кроки, щоб відкрити папку запуску у Windows 8 та 10:

1. Відкрийте діалогове вікно «Виконати Windows» (скористайтеся короткою клавішею Windows + R або просто введіть «Виконати» у рядку пошуку в нижньому лівому куті системи).
2. У діалоговому вікні «Виконати» скопіюйте та вставте такий шлях - %AppData%\ Microsoft \ Windows \ Меню Пуск \ Програми \ Запуск
3. Натисніть клавішу Enter або клацніть OK.

Вищеописані кроки відкриють папку Windows StartUp. Тепер помістіть файли Excel або ярлик до файлів Excel, які потрібно відкрити, як тільки запускається Windows.

Ви також можете досягти того самого, додавши файл у папку XLSart або використовуючи альтернативну папку (обидві описані вище у цьому посібнику), а потім додайте ярлик до програми Excel у папці запуску Windows. Це змушує Excel запускатися під час запуску Windows (оскільки у вас є ярлик Excel у папці запуску Windows), що, у свою чергу, відкриває файли в папці XLStart.

Якщо ви використовуєте Windows 7, тут можна знайти інструкцію щодо відкриття папки автозавантаження.

Відкриття пов’язаних файлів Excel під час відкриття певної книги (за допомогою VBA)

У наведених вище розділах я розповів, як відкривати файли під час запуску Excel.

У цій частині підручника я покажу вам, як відкрити всі пов’язані файли під час відкриття певної книги Excel.

Наприклад, якщо ви працюєте над проектом, ви можете відкрити майстер-трекер, і він одночасно відкриє деякі пов’язані файли (наприклад, аркуш статусу проекту або аналіз витрат та вигод проекту або книгу планування проекту).

Ви розумієте ідею!

Для цього можна скористатися простим кодом VBA і вказати файли, які потрібно відкрити.

Нижче наведено код, який відкриє пов'язаний файл "Tracker.xlsx", коли ви відкриєте файл, у якому знаходиться цей код:

Private Sub Workbook_Open () Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test File A.xlsx" End Sub

Наведений вище код використовує подію відкриття книги для запуску коду, як тільки ця книга відкриється. Ви повинні вказати точний шлях до файлу (включаючи розширення файлу).

Якщо ви хочете, щоб відкривалося кілька файлів, ви можете додати кілька рядків коду з кожним рядком із зазначенням розташування файлу.

Наприклад, наведений нижче код відкриє три файли, коли ви відкриєте цей код:

Private Sub Workbook_Open () Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File A.xlsx" Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File B.xlsx" Workbooks Відкрийте "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File C.xlsx" End Sub

Де розмістити цей код?

Цей код потрібно розмістити у робочій книзі, яка при відкритті викликає відкриття відповідної книги (адреса якої зазначена у коді).

Нижче наведено кроки для розміщення коду у робочій книзі:

1. Відкривши книгу, утримуйте клавішу ALT, а потім натисніть клавішу F11. Відкриється редактор VB.
2. У редакторі VB двічі клацніть об’єкт ThisWorkbook (який буде зазначений як один із об’єктів на панелі Провідника проектів). Це відкриє вікно коду для об’єкта ThisWorkbook. Якщо ви не бачите панелі "Провідник проектів", натисніть "Перегляд" у рядку меню, а потім - "Провідник проектів".
3. У вікні коду скопіюйте та вставте наведений вище код
4. Закрийте редактор VB

Коли ви розміщуєте вищезазначений код у вікні коду «Ця робоча книга», під час кожного відкриття цієї книги цей код VBA буде виконуватися, що, у свою чергу, відкриє вказані файли Excel.