- #1 Використовуйте форму введення даних Excel
- #2 Швидко введіть числа з фіксованими десятковими числами
- #3 Автоматично додавати порядковий номер
- #4 Заповніть клавішу Control + D
- #5 Швидко введіть дату/час у клітинках Excel
- #6 Control + Enter, щоб заповнити весь вибір вмістом у активній клітинці
- #7 Alt + стрілка вниз, щоб отримати список усіх унікальних значень у цьому стовпці
- #8 Швидко перегляньте декілька вкладок робочого аркуша у робочому зошиті
- #9 Введіть довгий текст за допомогою скорочень
- #10 Введіть дані в несуміжних діапазонах
Excel - це чудовий інструмент із захоплюючими можливостями аналізу даних (будь то використання функцій, діаграм або інформаційних панелей). Простота, з якою дані можна вводити та зберігати в Excel, робить її переконливим вибором.
У цій публікації в блозі я перерахував 10 корисних порад щодо введення даних Excel, які зроблять вас більш ефективними та заощадять багато часу.
#1 Використовуйте форму введення даних Excel
Форма введення даних Excel дозволяє додавати записи до наявного набору даних. Він дає спливаючу форму, яку може заповнити користувач. Це особливо зручно, коли набір даних містить багато стовпців і вимагає від вас прокручування вправо і вліво знову і знову під час введення точок даних.
Функція Форма даних ще не доступна на стрічці Excel. Спочатку нам потрібно зробити його доступним, додавши його на панель швидкого доступу.
Додавання форми введення даних Excel на панель швидкого доступу
- Перейдіть на Панель швидкого доступу, клацніть правою кнопкою миші та виберіть Налаштувати панель швидкого доступу.
- У діалоговому вікні Параметри Excel виберіть Усі команди та перейдіть до форми. Виберіть Форма і натисніть Додати. Це додасть піктограму форм даних на панель швидкого доступу.
Використання форми введення даних Excel
- Виберіть будь -яку клітинку в діапазоні даних і натисніть на піктограму Форма даних на панелі швидкого доступу.
- У спливаючій формі даних усі заголовки стовпців перелічені вертикально. Заповніть дані у сусідньому текстовому полі для кожного заголовка.
- Після введення даних натисніть Enter.
- Натисніть Новий, щоб додати новий запис.
За допомогою форми введення даних Excel ви також можете переміщатися по наявних даних (рядок за рядком) або знаходити дані, вказавши критерії (спробуйте це, натиснувши кнопку критеріїв).
#2 Швидко введіть числа з фіксованими десятковими числами
Якщо ви опинилися в ситуації, коли вам доведеться вручну вводити дані в Excel, які також містять десяткову частину, цей трюк може бути надзвичайно корисним. Наприклад, припустимо, що вам потрібно ввести оцінки для учнів у відсотках з до 2 знаків після коми. Ви можете ввімкнути функцію, коли ви просто вводите цифри, не турбуючись щоразу натискати клавішу з крапкою. Щоб увімкнути це:
- Перейдіть до Файл -> Параметри.
- У діалоговому вікні Параметри Excel виберіть Додатково.
- У розширених параметрах встановіть прапорець «Автоматично вставляти десяткову крапку».
- Вкажіть потрібну вам кількість десяткових дробів (наприклад 2 у цьому випадку).
Тепер, коли ви вводите будь -яке число, Excel автоматично розміщує останні 2 цифри після коми. Отже, 1 стає 0,01, 10 стає 0,1, 100 стає 1, 2467 стає 24,67 і так далі …
Коли ви закінчите з введенням даних, просто вимкніть їх, знявши прапорець біля тієї самої опції.
#3 Автоматично додавати порядковий номер
Так, ви можете використовувати комбінацію функцій Excel (наприклад, VALUE, RIGHT, IF, OR) для додавання порядкових ("st" у 1 -му, "nd" у 2 -му і так далі …).
Ось формула:
= A1 & IF (OR (VALUE (RIGHT (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), ВИБІРИ (ПРАВО (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))
#4 Заповніть клавішу Control + D
Це чудовий трюк введення даних Excel. Якщо вам потрібно скопіювати комірку вище, просто натисніть Control + D.
Він копіює вміст, а також форматування. Якщо у вищевказаній комірці є формула, формулу копіюють (із скоригованими посиланнями).
Це також працює для кількох клітин. Отже, якщо ви хочете скопіювати весь рядок вище, виберіть поточний рядок і натисніть Control + D.
Якщо вибрано декілька клітинок/клітинок, клітинка вище виділеного копіюється у всі клітинки.
Дивитися також: 200+ комбінацій клавіш Excel.
#5 Швидко введіть дату/час у клітинках Excel
Не пам'ятаєте поточної дати? Не хвилюйтесь, просто натисніть Control +; (ключ з комою), і він буде вводити поточну дату в клітинку.
Так само ви можете ввести поточний час за допомогою ярлика Control + Shift +: (ключ двокрапки)
Пам’ятайте, що це абсолютні значення, і вони не зміняться, якщо зміниться дата чи час. Якщо ви хочете мати динамічне значення дати та часу, яке змінюється щоразу, коли ви відкриваєте книгу або коли відбувається повторний розрахунок, використовуйте функції СЬОГОДНІ та ЗАРАЗ.
Дивіться також: Як автоматично вставити мітку дати та часу в Excel.
#6 Control + Enter, щоб заповнити весь вибір вмістом у активній клітинці
Коли ви вибираєте кілька клітинок в Excel, одна з клітинок зі світлим відтінком (у порівнянні з іншими вибраними клітинками) є активною клітиною. Якщо ви введете щось у активну клітинку під час вибору, і натисніть Control + Enter, значення вставляється у всі виділені клітинки.
Це справедливо і для формул. Якщо ви введете формулу в активну клітинку і натиснете Control + Enter, усі клітинки отримають цю формулу (зі скоригованими посиланнями).
#7 Alt + стрілка вниз, щоб отримати список усіх унікальних значень у цьому стовпці
Це може заощадити час, який ви могли б витратити на друк. Припустимо, ви вводите дані у стовпець із статусом активності (Буде зроблено, Завершено). Замість того, щоб вводити статус знову і знову, вам просто потрібно ввести його в декількох клітинках, а потім можна скористатися комбінацією клавіш Alt + стрілка вниз. Він дає вам список усіх унікальних записів, і ви можете швидко вибрати зі списку.
Якщо ви хочете вибрати один із попередньо заданих параметрів, ви можете створити розкривний список.
#8 Швидко перегляньте декілька вкладок робочого аркуша у робочому зошиті
Ця модель економить купу часу. Просто використовуйте комбінацію клавіш Control + Page Up/Page Down для переміщення по кількох вкладках аркуша у книзі.
Дивіться також: 200+ комбінацій клавіш Excel.
#9 Введіть довгий текст за допомогою скорочень
Якщо вам доведеться вводити довгі імена або ключові слова знову і знову на своєму аркуші, цей трюк стане в нагоді.
Наприклад, ви можете захотіти, щоб кожен раз, коли ви вводите ABC, Excel автоматично змінював його на ABC Technology Corporation Limited.
Щось, як показано нижче:
Цю функцію можна ввімкнути за допомогою параметрів автовиправлення. Прочитайте, як його ввімкнути.
#10 Введіть дані в несуміжних діапазонах
Припустимо, у вас є шаблон, як показано нижче, і вам потрібно ввести дані у всі клітинки, виділені червоним кольором, у порядку, вказаному стрілками.
Ось швидкий спосіб зробити це:
- Виберіть усі клітинки, куди потрібно ввести дані (натисніть клавішу управління, а потім виберіть одну за одною).
- Почніть з другої клітинки у вашій послідовності введення даних (почніть з D3). Виберіть нарешті першу комірку B3 (де починається введення даних).
- Після вибору перейдіть до вікна імені (ліворуч від рядка формул).
- Введіть будь -яке ім’я без пробілів.
- Це воно!! Виберіть Іменований діапазон, натиснувши спадне меню Ім'я. Тепер почніть вводити свої дані та користуватися ними Enter/Tab щоб перейти до наступної клітинки.
Докладніше про цей трюк.
Це мої перші десять порад щодо введення даних Excel, які можуть значно покращити вашу продуктивність та заощадити час.
Вам також можуть сподобатися такі поради Excel:
- 10 чудових способів очищення даних у електронних таблицях Excel.
- 24 щоденні проблеми Excel та їх швидкі виправлення.
- Як відстежувати зміни в Excel.
- Як відновити незбережені файли Excel.
- Як увімкнути умовний запис даних у Excel.
- Страждаєте від повільних електронних таблиць Excel? 10 порад, як прискорити роботу Excel.
- Отримайте більше від функції "Знайти та замінити" в Excel (4 дивовижні поради).
- Як користуватися панелями заморожування Excel в Excel.
- 100+ запитань для співбесіди Excel
- Заповніть порожні клітинки до наступного значення в Excel
