Якщо є одна річ, яка об’єднує всіх нас, це повинно бути розчаруванням, щоб не відставати від повільних електронних таблиць Excel.
Хоча вплив на продуктивність може бути незначним за наявності меншої кількості даних, він стає більш глибоким, коли ви додаєте до робочої книги все більше даних/розрахунків.
9 із 10 разів користувач Excel скаржиться на повільні таблиці Excel. І ви навряд чи можете з цим щось зробити.
Ну, це НІ цілком вірно.
Те, як був створений Excel, він повільно працює з великими наборами даних. Однак існує багато прийомів прискорення, які можна використати для покращення продуктивності повільної електронної таблиці Excel.
10 порад щодо поводження з повільними електронними таблицями Excel
Ось 10 порад, які допоможуть вашій повільній таблиці Excel трохи збільшити швидкість, а також заощадять час і розчарування (натисніть, щоб перейти до цього розділу).
- Уникайте летючих функцій (ви повинні).
- Використовуйте допоміжні стовпці.
- Уникайте формул масиву (якщо можете).
- Використовуйте умовне форматування з обережністю.
- Використовуйте таблиці Excel та іменовані діапазони.
- Перетворення невикористаних формул у значення.
- Зберігайте всі посилальні дані на одному аркуші.
- Уникайте використання цілого рядка/стовпця в посиланнях.
- Використовуйте режим обчислення вручну.
- Використовуйте прийоми швидшої формули.
1. Уникайте летких формул
Летючі формули називаються так через причини. Такі функції, як NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET тощо, перераховуються щоразу, коли в робочій книзі відбуваються зміни.
Наприклад, якщо ви використовуєте функцію ЗАРАЗ у комірці, щоразу, коли відбуватиметься зміна на аркуші, формула буде перераховуватися, а значення комірки оновлюватиметься.
Це потребує додаткової швидкості обробки, і ви отримаєте повільну книгу Excel.
Як емпіричне правило, уникайте летких формул. А якщо не можете, спробуйте звести до мінімуму його використання.
2. Використовуйте колонки -помічники
Допоміжні стовпці-одна з найбільш недооцінених конструкцій дизайну в Excel. Я бачив, як багато людей ухилялися від створення колонок -помічників.
НЕ РОБИ цього.
Найбільша перевага використання "Допоміжних стовпців" полягає в тому, що це може допомогти вам уникнути формул масиву.
Тепер не зрозумійте мене неправильно. Я не проти формул масиву. Навпаки, я вважаю, що це може бути чудово в деяких ситуаціях. Але це, коли ви намагаєтесь зробити все це за допомогою однієї довгої формули, це дійсно впливає на продуктивність вашої книги Excel. Кілька формул масиву тут і там не повинні зашкодити, але у випадку, якщо вам доведеться використовувати її в багатьох місцях, подумайте про використання допоміжних стовпців.
Нижче наведено кілька прикладів використання допоміжних стовпців:
- Автоматично сортувати дані в алфавітному порядку за допомогою формули.
- Динамічний фільтр Excel - Витягуйте дані під час введення тексту.
- Створення декількох випадаючих списків у Excel без повторення.
3. Уникайте формул масиву
Формули масиву мають свої переваги - але швидкість не одна з них.
Як пояснювалося вище, формули масиву можуть забирати багато даних (посилання на клітинки), аналізувати їх і давати вам результат. Але для цього потрібен час.
Якщо є спосіб уникнути формул масиву (наприклад, використання допоміжного стовпця), завжди йдіть цим шляхом.
4. Використовуйте умовне форматування з обережністю
Я абсолютно люблю умовне форматування. Це робить м'які дані такими красивими. Замість того, щоб самостійно проводити порівняння, тепер ви можете просто подивитися на колір або значок клітинки, і ви б знали, як вона порівнюється з іншими.
Але … тут проблема.
Не багато користувачів Excel знають, що умовне форматування Excel є нестабільним. Хоча ви можете не помітити різниці з невеликими наборами даних, це може призвести до повільної роботи електронної таблиці Excel, якщо її застосовувати до великих наборів даних або застосовувати кілька разів.
Порада - використовуйте її обережно.
5. Використовуйте таблиці Excel та іменовані діапазони
Таблиця Excel та іменовані діапазони - це дві дивовижні функції, які зберігають ваші дані та роблять посилання надзвичайно простим. До звикання може знадобитися деякий час, але коли ви починаєте його використовувати, життя стає легким і швидким.
Створюючи інформаційні панелі на основі даних, майже завжди добре перетворити дані в таблицю Excel.
Він також має додаткову перевагу, що робить ваші формули більш зрозумілими.
Наприклад, що легше зрозуміти?
= Ціна продажу-ціна собівартості АБО = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Перетворення невикористаних формул у статичні значення
Це безглуздо. Коли він вам не потрібен, не зберігайте його.
Багато формул призведуть до уповільнення роботи книги Excel. І якщо у вас є формули, які навіть не використовуються - ви знаєте, кого звинувачувати. Як емпіричне правило, якщо вам не потрібні формули, краще перетворити їх у статичне значення (вставляючи як значення).
Читати далі: Як швидко перетворити формули на значення.
7. Зберігайте всі посилальні дані в одному аркуші
Це не завжди можливо, але якщо ви зможете це зробити, я гарантую, що ваш аркуш Excel стане швидшим.
Логіка проста - формули на вашому аркуші не повинні заходити далеко, щоб отримати дані, коли вони знаходяться поруч із ними на тому ж аркуші.
8. Уникайте використання цілого рядка/стовпця як опорного (A: A)
Єдина причина, чому я маю цей у списку, - це те, що я бачу багато людей, які використовують у формулах весь посилання на рядок/стовпець. Це погана практика, і її слід уникати.
Хоча вам може здатися, що у рядку/стовпці є лише кілька клітинок з даними, Excel так не думає. Коли ви посилаєтесь на цілий рядок/стовпець, Excel діє як хороший слуга і все одно перевіряє його. Це займає більше часу для розрахунків.
9. Використовуйте режим обчислення вручну
Я просто повторюю те, що мільйон людей уже говорили на різних форумах та блогах. Використання ручного розрахунку дає вам можливість сказати Excel, коли обчислювати, а не Excel приймати власні рішення. Це не те, що прискорює вашу книгу Excel, але якщо у вас повільна електронна таблиця Excel, це, безумовно, економить час, не змушуючи Excel перераховувати знову і знову.
- Щоб перейти в ручний режим, перейдіть на вкладку Формула -> Параметри розрахунку -> Вручну (натисніть клавішу F9 для перерахунку)
10. Використовуйте прийоми швидших формул
Excel дає вам багато формул і комбінацій формул, щоб зробити те ж саме. Найкраще визначити та використовувати найшвидші.
Ось кілька прикладів:
- Використовуйте IFERROR замість комбо IF та ISERROR (якщо ви не використовуєте Excel 2003 або ранішу версію, яка не має IFERROR).
- Використовуйте MAX (A1,0) замість того, щоб робити IF (A1> 0, A1,0) - це крута порада, яку я дізнався від пана Екселя, відомого Біллом Єленом. Його дослідження показує, що варіант MAX на 40% швидше, ніж варіант IF (і я готовий взяти цю статистику за його номінальну вартість).
- Використовуйте комбінацію INDEX/MATCH замість VLOOKUP - це може викликати багато брів, але правда в тому, що VLOOKUP не може бути швидшим, якщо у вас є 100 стовпців даних. Світ рухається до ІНДЕКСУ/МАТЧУ, і вам теж слід змінити ситуацію.
[Якщо ви все ще не знаєте, що використовувати, ось порівняння VLOOKUP Vs. ІНДЕКС/МАТЧ]. - Використовуйте - (подвійні негативи), щоб перетворити ІСТИНУ та НЕЙСТАЛЬНІСТЬ в 1 і 0 (замість того, щоб помножити її на 1 або додати до неї 0). Поліпшення швидкості помітно у великих наборах даних.
Це вичерпний список? Абсолютно ні. Ось деякі хороші, які, на мою думку, варто поділитись звідси. Якщо ви хочете оволодіти прийомами прискорення Excel, багато експертів Excel виконали хорошу роботу.
Ось деякі джерела, які можуть бути вам корисними:
- 75 порад щодо прискорення від Chandoo (розумно зроблено краудсорсингом).
- Веб -сайт моделей прийняття рішень.
- Панель повідомлень пана Excel (вивчіть це, і ви знайдете безліч порад).
Я впевнений, що у вас також є багато порад, які допоможуть подолати повільні таблиці Excel. Поділіться з нами тут у розділі коментарів.
У мене також є одне прохання. Біль багатьох із нас щоденно відчуває біль у роботі з повільною електронною таблицею Excel. Якщо ви вважаєте ці методи корисними. поділіться ним з іншими. Полегшіть їх біль і заробіть трохи добра 🙂
Вам також можуть сподобатися такі посилання Excel:
- 24 трюки Excel, які допоможуть вам подолати повсякденну роботу.
- 10 чудових способів очищення даних у електронних таблицях Excel.
- 10 порад щодо введення даних Excel, які ви не можете пропустити.
- Створення та використання розкривного списку в Excel.
- Зменшити розмір файлу Excel.
- Як відновити незбережені файли Excel.
- Безкоштовне онлайн-навчання з Excel (відеокурс із 7 частин)
- Клавіші зі стрілками не працюють в Excel | Рухомі сторінки замість клітинок
