Переглянути відео - Як відстежувати зміни в Excel
Якщо ви працюєте з файлом Excel, який потребує оновлення або перегляду іншими людьми, можливість відстеження змін може стати в нагоді.
Ви також можете використовувати його під час оновлення файлу та відстежувати всі зміни, які ви робите самостійно. Це може бути корисним, якщо ви переглянете його пізніше.
У цьому підручнику я покажу вам, як відстежувати зміни в Excel.
Увімкнення функції відстеження змін у програмі Excel
За замовчуванням цю функцію вимкнено в Excel.
Нижче описано, як увімкнути відстеження змін у Excel:
- Перейдіть на вкладку Огляд.
- У групі «Зміни» натисніть на опцію «Відстежувати зміни» та виберіть «Виділити зміни».
- У діалоговому вікні "Виділити зміни" встановіть прапорець "Відстежувати зміни під час редагування". Це також поділяє вашу трудову книжку ". Ви також можете вказати параметри "Коли", "Хто" та "Де". Для цього підручника я піду з налаштуваннями за замовчуванням.
- Натисніть OK.
Наведені вище кроки дозволять "Відстежувати зміни" в Excel, і тепер вони виділять будь -які зміни, внесені до книги.
Примітка. Щоб ця опція працювала, вам потрібно зберегти книгу у вашій системі або на мережевому диску. Якщо файл не було збережено, він спочатку попросить вас зберегти його, перш ніж увімкнути опцію «Відстежувати зміни». Якщо файл уже збережено, він все одно збереже його перед увімкненням відстеження.
Як працює "Відстеження змін" у Excel?
Після того, як ви увімкнули відстеження, щоразу, коли ви або будь -хто, хто звертається до книги, вносить будь -які зміни до неї, вона буде виділена синьою облямівкою та отримає маленький синій трикутник у верхньому лівому кутку комірки. Це схоже на червоний трикутник, який ви бачите, коли вставляєте коментар у клітинку.
Наприклад, нижче у мене є фіктивний план проекту, і я вніс зміни до стовпця В (комірка В4 і В6).
Коли ви наведете курсор на клітинку, у якій є зміна, вона покаже повідомлення, яке визначає, що таке зміна, хто вніс зміни та коли це було зроблено.
Зауважте, що якщо в програмі Excel увімкнено параметр "відстежувати зміни", книгу спільно використовують, а деякі функції автоматично вимикають. Наприклад, ви не зможете захистити аркуш, коли "зміни треків" увімкнено. Ви помітите, що деякі параметри на стрічці затінені.
Отримання списку всіх змін
Якщо у вас є книга, до якої внесено багато змін, ви можете отримати список усіх змін окремо як список.
Ось кроки, щоб отримати список усіх змін у новому аркуші:
- Збережіть книгу, щоб зберегти і внесені зміни.
- Перейдіть на вкладку Огляд.
- У групі «Зміни» натисніть «Відстежити зміни» та виберіть «Виділити зміни».
- У діалоговому вікні "Виділити зміни" встановіть прапорець "Список змін на новому аркуші". У опції "Коли" ви можете вказати, чи хочете ви всі зміни чи зміни, які не переглядаються, або "зміни з часу останнього збереження".
- Натисніть ОК.
Це миттєво створить новий робочий лист, у якому будуть перераховані всі внесені вами зміни.
Прийняття/відхилення змін
Після внесення змін вони не є остаточними, доки ви не переглянете ці зміни. Це може бути корисним, якщо у вас є переглянутий файл від вашого колеги/начальника/клієнта, і ви повинні вирішити, які зміни слід залишити, а які відхилити.
Ось кроки для прийняття/відхилення змін у Excel:
- Перейдіть на вкладку Огляд.
- У групі "Зміни" натисніть "Відстежити зміни" та виберіть "Прийняти/Відхилити зміни".
- У діалоговому вікні «Вибрати зміни, які потрібно прийняти чи відхилити», вкажіть параметри Коли, Хто та Де.
- У розділі "Коли" можна вибрати всі зміни, які не були перевірені, або вказати дату.
- У розділі "Хто" ви можете вибрати, чиї зміни ви хочете переглянути.
- У розділі "Де" можна вибрати діапазон клітинок, у якому потрібно переглянути зміни.
- Натисніть ОК. Відкриється діалогове вікно "Прийняти або відхилити зміни".
- У діалоговому вікні "Прийняти або відхилити зміни" ви можете прийняти зміни по черзі або прийняти/відхилити всі зміни одночасно.
Якщо ви відхилите зміну, вона повернеться до початкового значення.
Зверніть увагу, що коли ви приймаєте зміну, ви не можете її скасувати.
Відключення відстеження змін у Excel
Після того, як ваша робота буде завершена, ви можете вимкнути функцію зміни треків у Excel. Це видалить будь -яке існуюче синє поле у клітинках та припинить відстежувати будь -які подальші зміни.
Нижче наведено кроки для відключення "відстеження змін" у Excel:
- Перейдіть на вкладку Огляд.
- У групі «Зміни» натисніть «Відстежити зміни» та виберіть «Виділити зміни».
- У діалоговому вікні «Виділити зміни» зніміть прапорець біля пункту «Відстежувати зміни під час редагування». Це також поділяє вашу трудову книжку ".
- Натисніть OK.
- Ви побачите підказку, як показано нижче. Натисніть Так.
Різниця між коментарями та відстеженням змін
Багато людей вважають за краще додавати коментарі під час перегляду роботи інших людей у Excel.
Ось основні відмінності у функціоналах "коментарі" та "відстеження змін":
- Вам не потрібно редагувати вміст комірки, щоб залишити коментар. Зміни відстеження, з іншого боку, вставлятимуть примітку щоразу, коли в комірці відбуваються будь -які зміни.
- Додавання коментарів - це ручний процес, тоді як зміни до треку, якщо вони ввімкнені, автоматично записують усе, що відбувається на робочому аркуші.
- Ви не можете отримати список усіх коментарів окремо на робочому аркуші (якщо ви не використовуєте VBA, як показано тут), хоча ви можете отримати його за допомогою функції відстеження простим натисканням кнопки.
- Коли ви вмикаєте відстеження змін у Excel, деякі функції вимикаються. Це не стосується коментарів.
Вам також можуть сподобатися такі підручники:
- Як використовувати перевірку правопису в Excel.
- Використання вхідного повідомлення в Excel для відображення повідомлення, коли виділена клітинка.
