100+ запитань та відповідей на співбесіду в Excel, щоб Ви були готові до роботи

Програми Microsoft, такі як Word, Excel, PowerPoint, використовуються майже у всіх великих організаціях, а також мільйонами малих підприємств, фрілансерів та підприємців.

Щось настільки популярне, має сенс мати гідні знання про те, як ефективно використовувати ці програми. На деяких посадах велика частина роботи передбачає щоденну роботу з цими програмами.

Я був частиною багатьох панелей співбесід, де я бачив, як кандидати згадували Excel як одну з навичок, у яких вони знають, але коли мені задали кілька питань з цього приводу, досвід вичерпався.

Якщо ви готуєтесь до наступного співбесіди і вважаєте Excel однією зі своїх навичок, знайдіть деякий час, щоб розглянути ці поширені запитання щодо співбесіди Excel.

Я намагався охопити всі популярні запитання щодо співбесід Excel, які я бачив, а також деякі, які, на мою думку, було б добре знати.

Цей посібник також можуть використовувати інтерв'юери, які хочуть оцінити навички кандидатів на співбесіді в Excel.

Примітка: Я продовжую додавати нові питання до цього посібника. Ви можете додати його в закладки, щоб повернутися і перевірити це пізніше.

Як користуватися цим посібником із запитань щодо співбесід Excel

• Якщо у вас є час, перегляньте кожне з питань Excel.
• Якщо ви хочете дізнатися про певні теми, клацніть на назву теми у змісті. Тоді ви можете ознайомитися з усіма питаннями Excel щодо цієї теми.
• У більшості запитань пропонується подальше читання та пов’язані відповідні підручники. Ви можете пройти ці підручники, щоб глибше зрозуміти тему.
• Якщо ви хочете лише зрозуміти основи, перегляньте всі питання, окрім тих, що зазначені у вікнах, виділених синім кольором. Запитання Excel у синій коробці мають просунутий рівень.

Питання для інтерв’ю Excel

Питання щодо форматування Excel

Нижче наведено деякі поширені запитання щодо співбесіди у форматі Excel (натисніть, щоб переглянути відповідь на нього).

Які є різні формати даних у Excel?

В Excel доступні такі формати:

• Формат тексту - Це може включати текст, а також буквено -цифрові рядки (наприклад, ABC123). Текстовий рядок також може містити розділові знаки та символи.
• Формат номера - Існують різні формати навіть у цифрах. Наприклад, ви можете мати десяткові дроби, дроби, мати тисячі роздільників тощо. Незалежно від того, який формат був застосований, ви можете використовувати числа в обчисленнях, таких як додавання, віднімання, ділення та множення.
• Формат дати - Найважливіше, що потрібно знати про дати, це те, що вони зберігаються у форматі Excel як числа. Однак ви можете відформатувати його, щоб він відображався як дати. Наприклад, 01-01-2019 буде збережено у Excel як 43466, що є числом для вказаної дати. В Excel можна відображати дати в різних форматах, наприклад довга дата (01 січня 2021-2022 рр.), коротка дата (01.01.2019) тощо.
• Бухгалтерський облік / Формат валюти - Коли ви застосовуєте формат обліку / валюти до числа, Excel додає символ валюти разом із двома знаками після коми.
• Формат відсотків - Ви можете відформатувати числа для відображення у відсотках. Наприклад, ви можете зробити так, щоб 0,1 відображався як 10%, якщо застосувати до нього формат відсотка.

Як можна перенести текст в Excel?

Обгортання тексту в Excel дозволяє уникнути переповнення тексту осередком. Застосувавши опцію переносу тексту, ви можете переконатися, що весь текст добре поміщається в одну клітинку (хоча це може змінити її висоту).

Щоб обернути текст, виділіть клітинку, перейдіть на вкладку Домашня сторінка та клацніть на опції Перенести текст у групі Вирівнювання. Зверніть увагу, що це кнопка -перемикач, а це означає, що при повторному натисканні на неї текст розгортається.

Як можна об’єднати комірки в Excel?

Щоб об’єднати клітинки, потрібно спочатку вибрати клітинки, які потрібно об’єднати, потім перейти на вкладку «Домашня сторінка» і натиснути на опцію «Об’єднати та відцентрувати» у групі Вирівнювання.

Зауважте, що хоча використання функції «Об’єднати та Центрувати» виконує роботу, це не найефективніший спосіб це зробити. Проблема використання "Об'єднати та відцентрувати" полягає в тому, що отримані клітинки не будуть сортуватися належним чином. Правильний спосіб об’єднання клітинок - це використання опції «По центру виділення».

Детальніше про правильне злиття клітин можна прочитати тут.

Для чого використовується «Форматний малюнок»?

"Маляр формату" дозволяє скопіювати формат із комірки та застосувати її до іншої комірки (або діапазону комірок).

Детальніше про художника формату можна прочитати тут.

Як би ви очистили все форматування, не видаляючи вміст комірки?

Іноді ви можете видалити все форматування (кольори, рамки, стиль шрифту тощо) і просто мати прості дані. Ви можете зробити це, очистивши все форматування в Excel.

Для цього вам потрібно скористатися опцією «Очистити формати», яку можна знайти на вкладці «Домашня сторінка» у групі редагування. Він стає видимим, коли ви натискаєте на спадне меню «Очистити».

Зауважте, що є й інші варіанти - наприклад, чіткий вміст, чіткі коментарі та очищення гіперпосилань. Якщо ви хочете все очистити - скористайтесь опцією «Очистити все».

Що таке умовне форматування?

Умовне форматування дозволяє форматувати клітинку на основі її значення. Наприклад, якщо ви хочете виділити всі клітинки, де значення менше 30 червоним кольором, ви можете зробити це за допомогою умовного форматування.

Детальніше про умовне форматування можна прочитати тут.

Як би ви виділили клітинки з від'ємними значеннями?

Це можна зробити за допомогою умовного форматування. Ось кроки:

• Виберіть клітинки, у яких потрібно виділити клітини з від'ємним значенням.
• Перейдіть на вкладку Домашня сторінка та натисніть на опцію Умовне форматування.
• Перейдіть до «Виділити правила комірки» та натисніть на опцію «Менше».
• У діалоговому вікні "Менше" вкажіть значення 0 і форматування.

Як би ви виділили клітинки з повторюваними значеннями?

Ви можете легко це зробити за допомогою умовного форматування. Ось кроки:

• Виберіть дані, у яких потрібно виділити повторювані клітинки.
• Перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» та натисніть на опцію «Умовне форматування».
• Перейдіть до «Виділити правила комірки» та натисніть на опцію «Повторювані значення».

Як би ви виділили клітинки з помилками?

В Excel можуть бути різні типи помилок - наприклад, #N/A, #DIV/0 !, #VALUE !, #REF !, #NAME та #NUM.

Ви можете виділити всі клітинки, які містять будь -яку з цих помилок, за допомогою умовного форматування.

Ось кроки, щоб виділити клітини з помилками:

• Виберіть дані, у яких потрібно виділити клітинки з помилками.
• Перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» та натисніть на опцію «Умовне форматування».
• Натисніть «Нове правило».
• У діалоговому вікні «Нове правило форматування» виберіть опцію «Використовувати формулу для визначення клітинок для форматування».
• У полі формули введіть = ПОМИЛКА (A1), де A1 - активна клітинка у виділенні.
• Натисніть кнопку Формат і вкажіть колір, яким потрібно виділити клітинки.
• Натисніть OK.

Як зробити текст невидимим у Excel?

Існує кілька способів зробити це:

• Ви можете просто зробити шрифт білим, і він буде виглядати так, ніби він невидимий.
• [Кращий спосіб] Ви можете змінити, щоб текст став невидимим, змінивши власний формат. Ось кроки, щоб це зробити. Виберіть клітинку, натисніть Control + 1 (утримуйте клавішу управління і натисніть 1). Відкриється діалогове вікно Форматування клітинок. У користувацькій опції введіть ;;; у полі спеціального параметра. Це зробить текст непомітним (але він все одно буде там).

Питання щодо формули Excel

Нижче наведено деякі поширені питання формули Excel для співбесід (натисніть на запитання, щоб переглянути відповідь на нього).

Який порядок операцій використовується при оцінці формул у Excel?

Нижче наведено порядок пріоритетності у формулах Excel:

• СторАрентез (Bракетки)
• Exponentiation (^)
• М.ульпікалізація або Division - обидва мають однаковий пріоритет і оцінюються на основі того, що станеться раніше
• А.додання або Subtraction - обидва мають однаковий пріоритет і оцінюються на основі того, що станеться раніше

Найпростіший спосіб запам’ятати це за допомогою абревіатури PEMDAS - це перший алфавіт кожного оператора.

Чим відрізняється функція від формули в Excel?

Формула-це вираз, визначений користувачем, який обчислює значення. Функція-це заздалегідь визначена вбудована операція, яка може приймати задану кількість аргументів. Користувач може створювати формули, які можуть бути складними і мати кілька функцій.

Наприклад, = A1+A2 - це формула, а = SUM (A1: A10) - функція.

Які, на вашу думку, 5 найкращих функцій Excel?

Це питання часто задають, щоб зрозуміти комфорт кандидата з функціями Excel. Хоча в Excel є понад 450 функцій і немає встановлених критеріїв для вибору п’яти найкращих, ось ті, які я вважаю гідними:

• VLOOKUP
• COUNTIF
• SUMIF
• ПОМИЛКА
• ІНДЕКС / МАТЧ

Я вибрав наведені вище функції, оскільки вони не дуже прості і дуже корисні для тих, хто аналізує в Excel. Ви також можете розглянути наступні функції - SUMPRODUCT, TEXT, SUM, AVERAGE, LEN/LEFT/RIGHT/MID.

Знову ж таки, немає правильної чи неправильної відповіді на це питання. Просто переконайтеся, що ви знаєте функції, про які згадуєте.

Детальні пояснення щодо найпопулярніших функцій Excel можна знайти тут.

Яка різниця між абсолютними та відносними посиланнями на клітинки?

В Excel посилання посилається на посилання на клітинку - наприклад, A1 або посилання на діапазон - наприклад, A1: A10.

Відносні посилання: це посилання на клітинки, які змінюються під час копіювання та вставлення формули, яка містить посилання. Щоб навести вам простий приклад, якщо ви помістите = A10 у клітинку A1, а потім скопіюєте клітинку A1 та вставте її у клітинку A2, посилання зміниться на A11. Це відбувається, оскільки це відносне посилання на клітинку, і воно змінюється щодо клітинки, з якої вона скопійована.

Абсолютні посилання: це ті посилання, які залишаються тими ж і не змінюють копіювання та вставлення формули, яка містить посилання. Наприклад, якщо ви покладете = $ A $ 10 у клітинку A1, а потім скопіюєте клітинку A1 та вставте її у клітинку A2, посилання все одно залишиться $ A $ 10. Знак $ перед алфавітом стовпця та номер рядка робить його абсолютним.

Детальніше про абсолютні та відносні посилання можна прочитати тут.

З якими типами помилок можна зіткнутися в Excel?

Під час роботи з Excel можна зустріти наступні шість типів помилок:

1. #Помилка N/A: Це називається помилкою "Значення недоступне". Ви побачите це, коли будете використовувати формулу пошуку, і вона не зможе знайти значення (отже, недоступно).
2. #DIV/0! Помилка: Ви, ймовірно, побачите цю помилку, якщо число поділити на 0. Це називається помилкою ділення.
3. #ЦІННІСТЬ! Помилкаr: Помилка значення виникає, коли у формулі використовується неправильний тип даних.
4. #REF! Помилка: Це називається помилкою посилання, і ви побачите це, коли посилання у формулі більше не буде дійсним. Це може бути випадок, коли формула посилається на посилання на клітинку, а посилання на клітинку не існує (це відбувається, коли ви видаляєте рядок/стовпець або аркуш, на які посилалася формула).
5. ПОМИЛКА #NAME: Ця помилка, ймовірно, є результатом помилки в написанні функції.
6. #NUM ПОМИЛКА: Помилка числа може виникнути, якщо ви спробуєте обчислити дуже велике значення в Excel. Наприклад, = 194^643 поверне числову помилку.

Як можна вирішувати помилки під час роботи з формулами Excel?

Виправити помилки в Excel можна різними способами:

1. Виділити помилки можна за допомогою умовного форматування. Для цього потрібно використовувати функцію ISERROR у умовному форматуванні.
2. Ви можете використовувати функцію IFERROR в Excel, щоб отримати конкретне значення у випадку, якщо формула повертає помилку.
3. Ви можете використовувати ISERROR, щоб отримати TRUE, якщо є помилка, і FALSE, якщо її немає.
4. Ви можете використовувати функцію IFNA для усунення помилки #N/A.

Яку функцію ви б використовували для отримання поточної дати та часу в Excel?

Можна використовувати такі функції:

• TODAY () - Ця функція не приймає аргументів і повертає значення поточної дати.
• NOW () - Ця функція не приймає аргументів і повертає поточні значення дати та часу.

Пам’ятайте, що ці дати та час зберігаються у Excel як числа. Таким чином, ви можете виконувати такі операції, як додавання/віднімання з цими датами.

Як можна об’єднати текст із кількох клітинок за допомогою формули?

Щоб об’єднати текст із різних комірок, можна скористатися одним із трьох наведених нижче способів:

1. Функція TEXTJOIN - Якщо ви використовуєте підписку на Office 365, у вашій версії буде доступна функція TEXTJOIN. Натисніть тут, щоб прочитати, як це працює.
2. Функція CONCATENATE - Якщо ви хочете об’єднати значення в клітинках A1 та A2, можна скористатися формулою = CONCATENATE (A1, A2)
3. Оператор амперсанд (&): Це працює так само, як і функція CONCATENATE. Щоб об'єднати текстові рядки в клітинках A1 і A2, використовуйте формулу = A1 & A2

Детальніше про об’єднання рядків у Excel можна прочитати тут.

За якою формулою можна знайти довжину текстового рядка в комірці?

Ви можете знайти довжину рядка в комірці за допомогою функції LEN.

Наприклад, якщо ви хочете дізнатися довжину рядка в комірці A1, ви можете використовувати формулу = LEN (A1)

Який синтаксис функції VLOOKUP?

VLOOKUP - це, безумовно, одна з найпопулярніших функцій Excel. І це також одне з найпоширеніших питань Excel, яке я бачив у інтерв’ю.

Ось синтаксис VLOOKUP:

= VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value - це значення пошуку, яке ви намагаєтесь знайти в крайньому лівому стовпці таблиці. Це може бути значення, посилання на клітинку або текстовий рядок. У прикладі аркуша оцінок це буде ваше ім’я.
• таблиця_масив - це табличний масив, у якому ви шукаєте значення. Це може бути посилання на діапазон клітинок або іменований діапазон. У прикладі аркуша оцінок це буде вся таблиця, яка містить оцінки для кожного з кожного предмета
• col_index - це номер індексу стовпця, з якого потрібно отримати відповідне значення. У прикладі аркуша оцінок, якщо ви хочете отримати бали з математики (це перший стовпець у таблиці, що містить бали), ви б подивились у стовпець 1. Якщо ви хочете оцінки з фізики, ви б подивились у стовпець 2.
• [range_lookup] - тут ви вказуєте, чи потрібно точне чи приблизне збіг. Якщо його пропущено, він за замовчуванням має значення TRUE - приблизне збіг.

Якщо у вас є час, я рекомендую ознайомитися з цим посібником з функцій VLOOKUP, який я створив, з 10 практичними прикладами.

Як би ви позбулися провідних / кінцевих / подвійних пробілів у тексті в Excel?

Щоб позбутися провідних, кінцевих і подвійних пробілів, потрібно скористатися функцією TRIM.

Наприклад, якщо у клітинці A1 є текстовий рядок і потрібно видалити пробіли, можна скористатися такою формулою:

= ТРИМ (A1)

Зауважте, що він не видаляє одиничних пробілів між словами.

Функція Excel TRIM добре справляється з видаленням пробілів у Excel, проте вона не працює, якщо у наборі даних є недруковані символи (наприклад, розриви рядків). Щоб видалити недруковані символи, можна використовувати комбінацію функцій TRIM та CLEAN.

Якщо у клітинці A1 є текст, з якого потрібно видалити пробіли, скористайтеся формулою нижче:

= ТРИМ (ЧИСТИЙ (A1))

Детальніше про це можна прочитати тут.

Які відомі обмеження функції VLOOKUP?

Функція VLOOKUP надзвичайно корисна, але вона також має деякі обмеження:

• Його не можна використовувати, якщо значення пошуку знаходиться праворуч. Щоб VLOOKUP працював, значення пошуку завжди повинно знаходитися в крайньому лівому стовпці. Тепер це обмеження можна подолати, використовуючи його з іншими формулами, воно, як правило, ускладнює формули.
• VLOOKUP дасть неправильний результат, якщо ви додасте/видалите новий стовпець у своїх даних (оскільки значення номера стовпця тепер відноситься до неправильного стовпця). Ви можете зробити номер стовпця динамічним, але якщо ви плануєте поєднувати дві або більше функцій, то чому б у першу чергу не використовувати INDEX/MATCH.
• Якщо використовується для великих наборів даних, це може уповільнити вашу книгу.

Ви можете прочитати моє порівняння VLOOKUP Vs. ІНДЕКС/МАТЧ тут.

Ось кілька прикладів використання комбінації INDEX MATCH в Excel.

Коли б ви використовували функцію SUBTOTAL?

Коли ви працюєте з табличними даними, ви можете використовувати функцію SUBTOTAL, щоб отримати різноманітні проміжні підсумки - наприклад, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, STDEV.

Однією з особливостей функції SUBTOTAL є те, що вона дозволяє ігнорувати приховані/відфільтровані клітинки. Отже, якщо у вас є величезний набір даних, і ви відфільтровуєте його за критеріями або приховуєте деякі рядки, функція SUBTOTAL автоматично оновиться, щоб дати вам результат лише з видимих ​​клітинок.

Звичайно, якщо ви не хочете, щоб дані відфільтрованих/прихованих комірок ігнорувалися, ви також можете це зробити.

Що таке летючі функції? Можете назвати декілька?

Летюча функція перераховує формулу знову і знову (щоразу, коли на робочому аркуші відбуваються будь -які зміни). Це може значно уповільнити роботу книжки.

Дуже простим прикладом мінливої ​​функції є функція NOW () (для отримання поточної дати та часу в комірці). Щоразу, коли ви редагуєте будь -яку клітинку на аркуші, її перераховують. Це добре, якщо у вас невеликий набір даних і менша кількість формул, але якщо у вас великі таблиці, це може значно уповільнити обробку.

Ось список летких формул:

• Вкрай летючий: RAND (), NOW (), TODAY ()
• Майже мінливі: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

БОНУСНА ПОРАДА: Умовне форматування також мінливе. Ви повинні використовувати його лише в тих клітинках, де це необхідно.

Комбінації клавіш Excel

Нижче наведено деякі поширені запитання щодо співбесід Excel щодо комбінацій клавіш, які можуть виникнути у вас під час співбесіди (натисніть на запитання, щоб переглянути відповідь).

Які найкорисніші комбінації клавіш ви використовуєте?

Існують сотні комбінацій клавіш Excel. Я перераховую свої п’ять кращих ярликів, але якщо у вас є власні, сміливо використовуйте це.

1. КЕРУВАННЯ D. щоб заповнити вміст із комірки вище.
2. SHIFT Пробіл щоб вибрати весь рядок (або CONTROL + пробіл, щоб вибрати весь стовпець).
3. КОНТРОЛЬ - видалити клітинки/рядок/стовпець. Відкриється діалогове вікно видалення, де можна вибрати, що видалити.
4. КОНТРОЛЬ; , щоб вставити поточну дату (CONTROL SHIFT; вставляє поточний час).
5. КОНТРОЛЬНИЙ ПАГУТ/СТОРОНА прокручувати робочі аркуші.

Ви можете прочитати наведені нижче підручники, якщо вам потрібно більше комбінацій клавіш:

• 20 комбінацій клавіш Excel, які справлять враження на вашого начальника
• 200+ комбінацій клавіш Excel

Який ярлик відкриває діалогове вікно пошуку та заміни

• КЕРУВАННЯ F - Відкриється діалогове вікно «Знайти та замінити» з вибраною вкладкою «Знайти».
• КЕРУВАННЯ H - Відкриється діалогове вікно «Знайти та замінити» з вибраною вкладкою «Замінити».

Який ярлик для перевірки правопису?

F7 - відкриває діалогове вікно перевірки правопису.

Що таке ярлик для швидкого автоматичного підсумовування рядків/стовпців?

ALT =

Якщо у стовпці/рядку є цифри, ви можете швидко отримати суму за допомогою цієї комбінації клавіш Excel.

Який ярлик відкриває нову книгу Excel?

КЕРУВАННЯ N

Це працює лише тоді, коли у вас відкрита програма Excel.

Як можна виділити всі клітинки на аркуші

Ви можете використовувати КЕРУВАННЯ А А - утримуйте клавішу управління і двічі натисніть клавішу A.

Якщо у вас немає даних навколо активної комірки, одноразове натискання клавіші А виділить весь аркуш. Але у разі наявності даних, натиснувши клавішу A один раз, виберіть усі дані та натисніть її знову, а потім виберіть усі клітинки на аркуші.

Як би ви вставили новий рядок в ту ж клітинку?

Щоб вставити новий рядок в ту ж клітинку, скористайтесь ярликом ALT Enter - утримуйте клавішу ALT і натисніть Enter.

Який ярлик для вставки коментаря в Excel?

SHIFT F2

Виберіть клітинку, в яку потрібно додати коментар, утримуючи клавішу ALT, натисніть клавішу F2.

Якщо ви вибрали діапазон комірок, він додасть коментар лише до активної комірки.

Питання зведеної таблиці Excel

Нижче наведено деякі поширені запитання щодо зведеної таблиці в Excel для співбесіди, які вам можуть задати в інтерв’ю (натисніть на запитання, щоб переглянути відповідь).

Що таке зведена таблиця і коли її використовувати?

Зведена таблиця - це функція в Microsoft Excel, яка дозволяє швидко узагальнити величезні набори даних (за кілька кліків).

Навіть якщо ви новачок у світі Excel, ви можете легко скористатися зведеною таблицею. Створювати звіти так само просто, як перетягувати заголовки рядків/стовпців.

Щоб навести вам приклад, якщо у вас є дані про продажі 10000 рядків із чотирьох різних регіонів, ви можете скористатися зведеною таблицею, щоб миттєво знайти загальний обсяг продажів у кожному регіоні. Якщо ви хочете детальніше розібратися і подивитися, які продажі кожного продукту в кожному регіоні, ви можете легко це зробити (це буквально так само просто, як перетягнути точку даних у вікно).

Детальніше про зведені таблиці можна прочитати тут.

Які є різні розділи зведеної таблиці?

Зведена таблиця складається з чотирьох різних розділів:

• Область цінностей: Це область, де повідомляються значення.

• Площа рядів: Заголовки ліворуч від області Значення складають область Ряди.

• Площа стовпців: Заголовки у верхній частині області Значення складають область Стовпці.

• Зона фільтрації: Це додатковий фільтр, який можна використовувати для подальшого детального аналізу набору даних.

Що таке нарізки?

Слайсери були представлені у зведеній таблиці у версії Excel 2010 року.

Нарізка зведеної таблиці дозволяє фільтрувати дані, коли ви вибираєте один або кілька варіантів у полі «Нарізка» (як показано нижче).

Що таке зведена діаграма

Коли ви створюєте зведену таблицю, ви отримуєте підсумок своїх даних. Ви також можете нанести цей підсумок на діаграму, яка пов'язана з даними.

Ця діаграма називається зведеною.

Однією з великих переваг використання зведеної діаграми є її оновлення при зміні макета зведеної таблиці. Наприклад, якщо у вас загальний обсяг продажів за регіонами і ви оновлюєте зведену таблицю, щоб відображати дані про продажі для кожного товару в регіонах, зведена діаграма відповідно оновлюється.

Чим відрізняються зведені діаграми від звичайних діаграм?

Хоча зведені діаграми дивовижні і мають можливість оновлюватись під час оновлення зведеної таблиці, вони не такі гнучкі, як звичайні діаграми.

Загалом, ви можете зробити багато налаштувань у звичайній діаграмі Excel, але не у зведеній діаграмі. Крім того, якщо ви налаштуєте зведену діаграму, а потім оновите зведену таблицю, ви, ймовірно, втратите налаштування.

Незважаючи на обмеження, зведені діаграми корисні і можуть допомогти створити швидкі перегляди зі зведеної таблиці.

Як можна оновити зведену таблицю?

Щоб оновити зведену таблицю, клацніть будь-яку клітинку зведеної таблиці, клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Оновити».

Інший спосіб оновлення зведеної таблиці - це виділити будь -яку комірку зведеної таблиці. Він увімкне вкладку Інструменти зведеної таблиці. На вкладці «Аналіз» натисніть «Оновити».

Детальніше про оновлення зведеної таблиці можна прочитати тут.

Чи можна групувати дати в зведених таблицях?

Якщо у вас є записи за датами, ви можете легко згрупувати їх у такі сегменти:

• Роки
• Чверті
• Місяці
• Тижнів
• Днів
• Години / хвилини / секунди

Параметр групування даних у зведеній таблиці є на вкладці "Аналіз", яка стає видимою, якщо вибрати клітинку у зведеній таблиці в області "Рядки".

Детальніше про дати групування у зведеній таблиці можна прочитати тут.

Що таке зведений кеш?

Зведений кеш - це те, що автоматично генерується під час створення зведеної таблиці, це об’єкт, що містить репліку джерела даних. Хоча ви його не бачите, він є частиною робочої книги та під’єднаний до зведеної таблиці. Коли ви вносите будь -які зміни у зведену таблицю, вона не використовує джерело даних, а використовує зведений кеш. Причина згенерованого зведеного кешу полягає в оптимізації функціонування зведеної таблиці. Навіть коли у вас є тисячі рядків даних, зведена таблиця дуже швидко її узагальнює. Ви можете перетягувати елементи у рядках/стовпцях/значеннях/фільтрах, і це негайно оновлюватиме результати. Pivot Cache забезпечує швидке функціонування зведеної таблиці.

Чи можна створити зведену таблицю з кількох таблиць?

Так, ви можете створити одну зведену таблицю з кількох різних таблиць. Однак у цих таблицях має бути зв’язок.

Наприклад, якщо у вас є дві таблиці, одна з датою, ідентифікатором товару та ціною продажу, а інша з ідентифікатором продукту та назвою продукту, то ви можете об’єднати їх як загальний стовпець у ідентифікаторі товару.

Після того як ви під’єднали ці таблиці, ви можете створити з них зведену таблицю.

Найважливішою частиною цього є встановлення зв’язків таблиць (де ви вказуєте зв’язок між 2 таблицями).

Детальніше про це можна прочитати тут.

Що таке обчислювані поля у зведеній таблиці?

Обчислюване поле дозволяє додавати стовпець до даних зведеної таблиці, де ви можете використовувати наявні стовпці для деяких обчислень.

Наведу вам простий приклад.

Припустимо, у вас є набір даних роздрібних торговців, і ви створили зведену таблицю, як показано нижче:

Наведена вище зведена таблиця підсумовує продажі та прибуток для роздрібних торговців.

Що робити, якщо ви також хочете дізнатися, якою була прибуток цих роздрібних торговців (де маржа прибутку - це «Прибуток», поділена на «Продажі»).

У вас є кілька варіантів:

• Ви можете повернутися до вихідного набору даних і додати цей новий стовпець. Це можливе, але не найкраще рішення, оскільки воно змінює вихідний набір даних та збільшує розмір файлу.
• Цей розрахунок можна виконати поза зведеною таблицею. Це нормально, якщо ваша зведена таблиця є статичною, але якщо ви оновите таблицю або зміните макет, вам доведеться знову обчислити обчислення.
• Ви додаєте обчислюване поле.

Розгляньте обчислюване поле як віртуальний стовпець, який ви додали за допомогою наявних стовпців зведеної таблиці.

Використання обчислюваного поля зведеної таблиці має багато переваг:

• Для цього не потрібно обробляти формули або оновлювати вихідні дані.
• Він масштабований, оскільки автоматично враховуватиме нові дані, які ви можете додати до зведеної таблиці. Додавши поле обчислення, ви можете використовувати його, як і будь -яке інше поле у ​​зведеній таблиці.
• Його легко оновлювати та керувати ним. Наприклад, якщо показники змінюються або вам потрібно змінити обчислення, ви можете легко це зробити із самої зведеної таблиці.

Детальніше про розрахункове поле зведеної таблиці можна прочитати тут.

Питання щодо діаграми Excel

Нижче наведено деякі поширені запитання щодо співбесід Excel щодо діаграми, які вам можуть задати під час співбесіди (натисніть на запитання, щоб переглянути відповідь).

Що таке стовпчаста діаграма?

Стовпчаста діаграма складається з вертикальних смуг, які використовуються для порівняння значень за часом або двох порівняльних значень у різних категоріях.

Наприклад, ви можете використовувати його, щоб побачити, як відбувалися продажі за ці роки. Або ви можете використовувати його, щоб порівняти, яка категорія товару зробила кращі продажі. Оскільки ви можете побачити всі вертикальні смуги за один раз, їх простіше візуально побачити та порівняти.

Ви також можете створити кластерні діаграми стовпців, де ви можете мати кілька стовпців для однієї категорії або року (щось, як показано нижче).

Що таке стовпчаста діаграма?

Стовпчаста діаграма складається з горизонтальних смуг, які використовуються для порівняння значень у різних категоріях.

Наприклад, ви можете використовувати його, щоб порівняти, яка категорія товару зробила кращі продажі. Або те, що було результатом опитування.

Ви також можете створювати кластерні діаграми, де ви можете мати декілька стовпців для однієї категорії (щось, як показано нижче).

Що таке лінійна діаграма?

Лінійна діаграма корисна, коли ви хочете показати тенденцію за роками (або іншими періодами часу, такими як тижні, місяці або квартали).

У лінійній діаграмі можна мати кілька рядків. Це дозволить вам порівняти різні категорії за один і той же період часу (щось, як показано нижче).

Що таке діаграма Scatter?

Діаграма розсіювання використовується для порівняння двох наборів значень. Наприклад, ви можете мати дані про різні продукти за двома KPI, а також розмістити дані на діаграмі розсіювання (як показано нижче).

Це дозволяє побачити, які продукти добре працюють на обох KPI (верхній правий квадрант), або погані на обох KPI (нижній лівий квадрант).

Приклад діаграми розсіювання в дії можна побачити на інформаційній панелі KPI тут.

Чи хороші кругові діаграми? Чи слід його використовувати у звітах/на інформаційній панелі?

Існує дві школи думок.

Деякі люди зовсім ненавидять кругову діаграму і рекомендують ніколи не використовувати їх (наприклад, цю статтю). І ще є деякі (включаючи мене), які іноді використовують кругові діаграми на інформаційних панелях у звітах.

Є багато менеджерів, яким добре знайомі з круговими діаграмами і їх легко читати. Отже, якщо ви хочете показати розподіл доходу за поділами (де у вас всього кілька підрозділів), тоді ви можете скористатися круговою діаграмою.

Дозвольте мені бути зрозумілим. Кругова діаграма може бути повністю замінена стовпчастою діаграмою. Ніякої додаткової переваги від його використання немає. Але в деяких випадках кругові діаграми складають хорошу історію (наприклад, показуючи, що один підрозділ приносить ~ 75% доходу, як показано нижче).

Слід уникати використання кругових діаграм:

• У разі, якщо різниця у значеннях не істотна. Різницю краще візуалізувати за допомогою стовпчастої діаграми.
• Якщо у круговій діаграмі занадто багато частин. У таких випадках це може виглядати захаращеним.

Що таке діаграма водоспаду? Коли б ви його використали?

Діаграма водоспаду показує різні значення (позитивні та негативні), які ведуть до кінцевого значення результату. Наприклад, якщо ви аналізуєте чистий прибуток компаній, ви можете відобразити всі складові витрат у діаграмі водоспаду.

Це допоможе вам візуально побачити, як отримано значення від доходу до чистого прибутку, якщо відняти всі витрати.

Що таке комбіновані діаграми?

Комбіновані діаграми - це такі, де ви поєднуєте більше одного типу діаграм. Популярним прикладом цього є показ гістограми з лінійною діаграмою.

Комбіновані діаграми дозволяють представити та порівняти два різні набори даних, які пов’язані між собою. Наприклад, вам може бути цікаво побудувати дані про доходи компанії, і в той же час ви також зможете показати, як змінилася норма прибутку. Комбінаційна діаграма (як показано нижче) є влучним способом зробити це.

Що таке вторинні осі на діаграмі?

На діаграмі є вісь Y, де ви показуєте шкалу, за якою можна виміряти діаграму (будь то стовпчаста діаграма або лінійна діаграма тощо).

У тих випадках, коли у вас є два види різних типів наборів даних зі значною різницею у значеннях, можна використовувати вторинні осі.

Щоб навести вам приклад, якщо ви хочете відобразити маржу доходу та чистого прибутку в одній діаграмі, вам потрібно показати дві різні осі. Це пояснюється тим, що кількість доходів може становити тисячі або мільйони, але маржа чистого прибутку буде у відсотках і завжди буде меншою за 100%. У цьому випадку вам потрібно мати дві осі: одну, яка показує шкалу доходу, та іншу, що масштабує маржу чистого прибутку.

Тому, коли ви додаєте ще одну вісь, вона називається вторинною. На малюнку нижче осі праворуч - це вторинні осі.

Що таке маркерна діаграма? Коли ми повинні його використовувати?

Маркіровані діаграми були розроблені експертом з інформаційної панелі Стівеном Фью, і з тих пір вони широко прийняті як одне з найкращих зображень діаграм, де вам потрібно показати продуктивність проти цілі.

Одне з найкращих моментів графічних карт-це те, що вони наповнені інформацією і займають мало місця у вашому звіті або на інформаційних панелях.

Нижче наведено приклад маркерної діаграми:

Зауважте, що маркерні діаграми не є типовими діаграмами за замовчуванням у Excel, і для їх створення потрібно виконати ряд кроків.

Детальніше про графічні діаграми можна прочитати тут.

Питання аналізу даних Excel

Нижче наведено деякі поширені запитання щодо аналізу даних у програмі Excel щодо аналізу даних, які можуть виникнути у вас під час співбесіди (натисніть на запитання, щоб переглянути відповідь).

Як замінити одне значення іншим у Excel?

Ви можете замінити одне значення іншим, використовуючи функцію «Знайти і замінити» в Excel.

Для цього виберіть набір даних і скористайтесь комбінацією клавіш - CONTROL H (утримуйте клавішу управління, а потім натисніть H). Відкриється діалогове вікно «Знайти та замінити».

У цьому діалоговому вікні можна вказати значення, яке потрібно змінити, і значення заміни.

Якщо вам цікаво дізнатися більше про Знайти та замінити, натисніть тут.

Які фільтри даних доступні в Excel?

В Excel можна відфільтрувати набір даних на основі виду даних.

В Excel доступні такі типи фільтрів даних:

• Текстовий фільтр
• Фільтр чисел
• Фільтр дати

Ви можете застосувати фільтр до набору даних, вибравши дані, потім натиснувши вкладку Домашня сторінка та натиснувши піктограму Фільтр.

Якщо у вас є табличні дані та ви застосуєте фільтри, на основі даних у стовпці Excel покаже вам відповідний фільтр. Наприклад, якщо у вас є текстові дані, він покаже вам фільтри, пов’язані з текстом (наприклад, текст містить, починається з, закінчується на тощо).

Ви c

Як можна сортувати дані в Excel?

В Excel є функція сортування, яка може сортувати дані за текстом, числами або кольорами.

Ось кілька способів сортування даних у Excel:

• Виберіть дані та натисніть на одну з двох піктограм сортування на вкладці Дані.
• Виберіть дані та натисніть піктограму Сортування. Відкриється діалогове вікно сортування, і ви можете вказати стовпець для сортування та критерії (за зростанням/спаданням).
• Застосуйте фільтр даних і натисніть на фільтр. Поряд з параметрами фільтрації він також показує параметри сортування даних.

Детальніше про сортування даних можна прочитати тут.

Що таке перевірка даних?

Перевірка даних дозволяє вводити в клітинку лише ті дані, які відповідають критеріям.

Наприклад, якщо ви хочете, щоб у клітинку були введені лише цифри, ви можете скористатися цим засобом перевірки даних. Якщо хтось вводить щось інше, ніж цифри, Excel покаже помилку і не дозволить цього.

Параметри перевірки даних доступні на вкладці дані.

Детальніше про перевірку даних можна прочитати тут.

Перевірка даних може бути дуже корисною при створенні форм у Excel. Наприклад, якщо ви хочете, щоб користувач ввів лише свій вік, ви можете скористатися засобом перевірки даних, щоб переконатися, що клітинка приймає лише числове значення.

Як можна транспонувати набір даних у Excel?

Існує два популярних способи транспонування даних у Excel:

• За допомогою спеціального діалогового вікна "Вставити".
• Використання функції транспонування.

За допомогою спеціального діалогового вікна "Вставити" вам потрібно спочатку скопіювати дані, які ви хочете транспонувати, вибрати клітинку, куди ви хочете їх вставити, клацнути правою кнопкою миші та перейти до "Спеціальна вставка" та вибрати опцію "Транспонувати" (як показано нижче).

Детальніше про транспонування даних у Excel можна прочитати тут.

Як можна виділити всі порожні клітинки в Excel?

Якщо ви працюєте з набором даних, у якому є порожні клітинки, ви можете легко вибрати ці клітинки в Excel. Після вибору ви можете виділити їх, видалити або додати до них певну цінність (наприклад, 0 або NA).

Для цього вам потрібно скористатися діалоговим вікном Перейти до спеціального в Excel.

Ось кроки для вибору всіх порожніх клітинок у Excel:

• Виберіть весь набір даних (включаючи порожні клітинки)
• Натисніть F5 (відкриється діалогове вікно Перейти до)
• Натисніть кнопку «Спеціальне» (відкриється діалогове вікно «Перейти до спеціального»)
• Виберіть Пробіли та натисніть ОК (це виділяє всі порожні клітинки у наборі даних)

Детальніше про вибір порожніх клітинок у Excel можна прочитати тут.

Як можна видалити дублікати з набору даних?

Excel має вбудовану функціональність, яка дозволяє видаляти повторювані клітинки/рядки в Excel.

Опцію видалення дублікатів можна знайти на вкладці Дані.

Ось кроки, щоб видалити дублікати в Excel:

• Виберіть дані.
• Перейдіть на вкладку Дані, а потім виберіть параметр Видалити дублікати.
• У діалоговому вікні Видалити дублікати, якщо ваші дані мають заголовки, переконайтеся, що прапорець "Мої дані мають заголовки". Виберіть стовпець, з якого потрібно видалити дублікати.
• Натисніть OK

Детальніше про видалення дублікатів у Excel можна прочитати тут.

Що таке розширений фільтр в Excel?

Розширений фільтр Excel - як випливає з назви - це розширена версія звичайного фільтра. Ви можете використовувати це, коли вам потрібно використовувати більш складні критерії для фільтрації набору даних.

Ось деякі відмінності між звичайним фільтром і розширеним фільтром:

• Хоча звичайний фільтр даних фільтруватиме наявний набір даних, ви можете використовувати розширений фільтр Excel для вилучення набору даних і в інше місце.
• Розширений фільтр Excel дозволяє використовувати складні критерії. Наприклад, якщо у вас є дані про продажі, ви можете відфільтрувати дані за критерієм, де представником з продажу є Боб, а регіон - Північний або Південний.

Детальніше про розширений фільтр Excel можна прочитати тут.

Чи можна сортувати кілька стовпців одночасно?

Так, ви можете сортувати кілька стовпців у Excel.

При багаторазовому сортуванні ідея полягає в тому, щоб відсортувати стовпець, а потім відсортувати інший стовпець, зберігаючи перший стовпець недоторканим.

Нижче наведено приклад багаторівневої сортування в Excel.

Зауважте, що в цьому випадку спочатку сортується стовпець A, а потім - стовпець B. Кінцевий результат містить значення Стовпця А, а Стовпець В - для кожного елемента Стовпця А.

Щоб виконати багаторівневу сортування, потрібно скористатися діалоговим вікном Сортування. Щоб отримати це, виберіть дані, які потрібно відсортувати, перейдіть на вкладку Дані, а потім натисніть на значок Сортування.

У діалоговому вікні Сортування ви можете вказати деталі сортування для одного стовпця, а потім, щоб відсортувати інший стовпець, натисніть кнопку «Додати рівень». Це дозволить вам сортувати на основі кількох стовпців.

Детальніше про сортування даних у кількох стовпцях можна прочитати тут.

Що таке таблиця даних з однією змінною?

Одна таблиця даних змінних у Excel найбільш підходить у ситуаціях, коли ви хочете побачити, як змінюється кінцевий результат, коли ви змінюєте одну з вхідних змінних.

Наприклад, якщо ви хочете знати, наскільки зміниться щомісячна виплата, якщо збільшити/зменшити кількість місяців, ви можете створити для неї таблицю даних з однією змінною. Це може бути корисним, якщо ви хочете, щоб щомісячний платіж був меншим за 500 доларів і знаєте, які у вас є всі можливості (6 місяців, 9 місяців, 12 місяців тощо).

Можливість встановити таблицю даних із однією змінною є на вкладці "Дані" у спадному меню "Що робити".

Детальніше про таблицю даних із однією змінною можна прочитати тут.

Що таке таблиця даних із двома змінними?

Дві таблиці змінних даних у Excel найбільш підходять у ситуаціях, коли ви хочете побачити, як змінюється кінцевий результат при зміні двох вхідних змінних.

Наприклад, якщо ви хочете знати, на скільки змінюються щомісячні внески, якщо збільшити/зменшити кількість місяців та процентну ставку.

Ви можете створити для нього таблицю даних із двома змінними, яка покаже вам останній щомісячний внесок на основі різних комбінацій процентної ставки та кількості місяців. Це може бути корисним, якщо ви хочете, щоб щомісячний платіж був меншим за 500 доларів, і знаєте, які у вас є всі можливості.

Можливість встановлення таблиці даних із двома змінними є на вкладці Дані у спадному списку Що-якщо.

Детальніше про таблицю даних із двома змінними можна прочитати тут.

Що таке Scenario Manager?

Менеджер сценаріїв у Excel може бути інструментом вибору, якщо у вас є кілька змінних, і ви хочете побачити вплив на кінцевий результат при зміні цих змінних. Якщо у вас змінюється лише одна або дві змінні, ви можете створити одну або дві змінні -змінна таблиця даних. Але якщо у вас є 3 або більше 3 змінних, які можна змінити, тоді менеджер сценаріїв - це найкращий шлях.

Наприклад, якщо ви регіональний менеджер з продажу та маєте чотири області під вашим керівництвом, ви можете використовувати менеджер сценаріїв для створення різних сценаріїв (таких як):

• Жодна з областей не демонструє зростання продажів.
• Площа А зростає на 10%, але інші 3 не ростуть.
• Площі А і В зростають на 10%, але інші дві не зростають.

Ви зрозуміли ідею … так?

За допомогою менеджера сценаріїв у Excel ви можете легко створювати сценарії та аналізувати їх по одному або як підсумок усіх сценаріїв.

Детальніше про менеджер сценаріїв можна прочитати тут.

Що таке пошук цілей?

Пошук цілей в Excel, як випливає з назви, допомагає вам досягти значення (мети), змінюючи залежне значення.

Наприклад, якщо ви купуєте автомобіль і хочете знати, на скільки місячних внесків слід вибрати, щоб ваш щомісячний платіж не перевищував 500 доларів США, ви можете це зробити за допомогою пошуку цілей.

Детальніше про пошук цілей можна прочитати тут.

Що таке розв’язувач?

Solver in Excel-це надбудова, яка дозволяє отримати оптимальне рішення, коли існує багато змінних та обмежень. Ви можете вважати це розширеною версією пошуку цілей.

За допомогою Solver ви можете вказати, які обмеження та ціль потрібно досягти. Він виконує розрахунки в інтернеті, щоб дати вам можливе рішення.

Детальніше про Solver можна прочитати тут.

Запитання Excel VBA

Нижче наведено деякі поширені запитання щодо співпраці з програмою Excel про VBA, які ви можете отримати у співбесіді (натисніть на запитання, щоб переглянути відповідь).

Що таке VBA?

VBA означає Visual Basic for Applications. Це мова програмування, яку можна використовувати для автоматизації завдань у Excel.

Які переваги використання VBA в Excel?

Хоча Excel має багато дивовижних функцій і функціональних можливостей, він може мати не все необхідне.

VBA дозволяє вам покращити можливості Excel, створюючи коди, які можуть автоматизувати завдання в Excel. Нижче наведено деякі речі, які ви можете зробити для цього VBA:

• Автоматизуйте набір завдань та заощаджуйте час.
• Створіть власні функції Excel (на випадок, якщо існуючих функцій недостатньо).
• Створюйте та діліться своїми кодами з іншими людьми, щоб вони також могли автоматизувати завдання та заощадити час.
• Створюйте власні програми.

Що таке макрос в Excel?

Макрос - це набір інструкцій, написаних мовою VBA, які Excel може розуміти та виконувати. Макрос може бути простим, як один рядок, або мати довжину в тисячі рядків.

У багатьох випадках люди схильні використовувати код VBA та макрос як взаємозамінні.

Як можна записати макрос в Excel?

Навіть якщо ви нічого не знаєте про VBA, ви все одно можете створити деякі макроси та автоматизувати свою роботу.

Це можна зробити, записавши макрос.

Коли ви записуєте макрос, Excel уважно стежить за кроками, які ви виконуєте, і записує їх зрозумілою мовою - VBA.

Тепер, коли ви зупиняєте запис, зберігаєте макрос і запускаєте його, Excel просто повертається до коду VBA, який він генерував, і виконує ті ж кроки.

Це означає, що навіть якщо ви нічого не знаєте про VBA, ви можете автоматизувати деякі завдання, просто дозволивши Excel записати ваші кроки один раз, а потім повторно використовувати їх пізніше.

Ви можете записати макрос за допомогою опції Записати макрос, яка доступна на вкладці Розробник на стрічці.

Після запису макросу Excel зберігає його з вказаним ім’ям, а потім ви можете легко повторно використовувати його скільки завгодно разів.

Детальніше про запис макросу можна прочитати тут.

Які обмеження запису макросу в Excel?

Хоча запис макросу - це чудовий спосіб швидко генерувати код, він має такі обмеження:

• Ви не можете виконати код, не вибравши об’єкт. Якщо ви хочете, щоб макрореєстратор перейшов до наступного робочого аркуша та виділив усі заповнені клітинки у стовпці А, не виходячи з поточного робочого аркуша, то він не зможе цього зробити. Це тому, що якщо я попрошу вас це зробити, навіть ви не зможете цього зробити (не виходячи з поточного аркуша). І якщо ви не можете зробити це самостійно, як макрореєстратор фіксує ваші дії. У таких випадках вам потрібно вручну зайти та створити/відредагувати код.
• Ви не можете створити власну функцію за допомогою записувача макросів. За допомогою VBA ви можете створювати власні функції, які можна використовувати на робочому аркуші як звичайні функції. Ви можете створити це, написавши код вручну.
• Ви не можете запускати коди на основі подій. У VBA ви можете використовувати багато подій - наприклад, відкриття книги, додавання робочого аркуша, подвійне клацання клітинки тощо для запуску коду, пов'язаного з цією подією. Ви не можете використовувати це для запису макросів.
• Ви не можете створювати цикли за допомогою записувача макросів. Коли ви вводите код вручну, ви можете використовувати силу циклів у VBA (наприклад, For Next, For Every Next, Do While, Do until). Але ви не можете цього зробити під час запису макросу.
• Ви не можете аналізувати умови: Ви можете перевірити умови в коді за допомогою макрореєстратора. Якщо ви пишете код VBA вручну, ви можете скористатися операторами IF Then Else для аналізу стану та запуску коду, якщо він є істинним (або іншого коду, якщо він не відповідає дійсності).

Що таке UDF в Excel VBA?

UDF - це функція, визначена користувачем у VBA. Вони також називаються користувацькими функціями.

За допомогою VBA ви можете створити власну функцію (UDF), яку можна використовувати на робочих аркушах так само, як звичайні функції.

Вони корисні, коли наявних функцій Excel недостатньо. У таких випадках ви можете створити власні нестандартні UDF для задоволення ваших конкретних потреб.

Детальніше про функції, визначені користувачем, можна прочитати тут.

Що таке події у VBA?

У Excel VBA подія - це дія, яка може викликати виконання зазначеного макросу.

Наприклад, коли ви відкриваєте нову книгу, це подія. Коли ви вставляєте новий аркуш, це подія. Якщо двічі клацнути клітинку, це подія.

У VBA багато таких подій, і ви можете створити коди для цих подій. Це означає, що як тільки подія станеться, і якщо ви вказали код для цієї події, цей код буде миттєво виконано.

Excel автоматично робить це, як тільки помічає, що подія відбулася. Тому вам потрібно лише написати код і розмістити його у правильній підпрограмі подій.

Детальніше про події Excel VBA можна прочитати тут.

Які деякі корисні цикли у VBA?

У Excel VBA є такі цикли:

• Для наступного циклу
• Робіть, поки цикл
• Робіть до циклу
• Для кожної наступної петлі

Детальніше про петлі VBA Excel можна прочитати тут.

Які різні способи запуску макросу в Excel?

Запустити макрос в Excel можна за допомогою таких способів:

• Призначте макрос фігурі
• Призначте макрос кнопці
• Запустіть макрос зі стрічки (вкладка Розробник)
• Запустіть макрос з редактора VB
• Запустіть макрос за допомогою комбінації клавіш
• Виклик макросу з іншого макросу

Детальніше про запуск макросу можна прочитати тут.

Що таке UserForms?

UserForm - це діалогове вікно, яке можна створити та створити в Excel VBA.

Після створення вони можуть бути використані різними способами в області робочого аркуша Excel:

• Ви можете використовувати його для отримання вводу від користувача.
• Ви можете створити форму та записати записи в Excel.
• Ви можете додавати кнопки до форми користувача та надавати користувачеві опції. Ви також можете кодувати ці кнопки, щоб кожен раз, коли користувач натискає кнопку, виконувався певний макрос.

Що таке надбудови?

Надбудова-це файл, який можна завантажити за допомогою Excel при його запуску.

Коли ви створюєте надбудову та встановлюєте її в Excel, вона відкривається щоразу, коли відкривається програма Excel. Ви можете мати багато різних макросів у надбудові, і коли ви відкриваєте Excel, ці коди доступні для використання.

Це корисно, оскільки ви можете створити надбудову і стане доступною для всіх книг. Тому, якщо вам потрібно часто виконувати деякі завдання, ви можете автоматизувати їх, написавши макрос, а потім зберегти їх як надбудови. Тепер незалежно від того, який Excel ви відкриваєте, ви можете використовувати макрос.

Ще однією перевагою надбудови є те, що ви також можете поділитися файлом надбудови з іншими. Все, що їм потрібно зробити, це встановити його один раз, і у них також будуть доступні ті ж макроси

Детальніше про створення надбудови можна прочитати тут.

Питання на інформаційній панелі Excel

Нижче наведено декілька поширених запитань щодо співпраці з Excel щодо інформаційних панелей, які вам можуть задати під час співбесіди (натисніть на запитання, щоб переглянути відповідь).

Чим відрізняється інформаційна панель від звіту?

Звіт призначений для надання відповідних даних. Це може бути звіт, що містить усі дані, а також може мати кілька діаграм/візуалізацій. Прикладами звітів можуть бути дані операцій продажу або дані опитування працівників.

Інформаційна панель призначена для відповіді на запитання, використовуючи дані. Це може бути, щоб показати, які регіони мають кращі результати у продажах або які області відстають у плані відгуків працівників. Ці інформаційні панелі можуть бути статичними або інтерактивними (де користувач може робити вибір та змінювати подання, а дані будуть динамічно оновлюватися).

Детальніше про інформаційні панелі Excel можна прочитати тут.

Які питання слід задати клієнту/зацікавленій стороні перед створенням інформаційної панелі?

Хоча запитання залежатимуть від конкретного випадку, існує кілька питань високого рівня, які слід задати під час створення інформаційної панелі в Excel.

• Яке призначення інформаційної панелі?
• Які джерела даних?
• Хто буде використовувати цю інформаційну панель Excel?
• Як часто потрібно оновлювати інформаційну панель Excel?
• Яку версію Office використовує клієнт/зацікавлена ​​сторона?

Таких питань може бути багато. Намір тут полягає в тому, щоб чітко зрозуміти, якою має бути панель приладів і для чого вона служить.

Які інтерактивні елементи керування можна використовувати на інформаційних панелях?

Excel має ряд інтерактивних інструментів, які можна використовувати на інформаційній панелі:

• Випадаючі списки
• Прапорці
• Смуги прокрутки
• Радіо кнопки

Крім цих звичайних інтерактивних інструментів, ви також можете використовувати VBA, щоб додати більше функціональних можливостей до своєї інформаційної панелі.

Які корисні типи діаграм можна використовувати на інформаційній панелі?

Однією з потреб при створенні інформаційної панелі є відображення відповідних даних за допомогою візуальних зображень. Діаграми, які можуть розповісти хорошу історію та показати відповідну інформацію, більше підходять для інформаційної панелі.

Оскільки зазвичай очікується, що приладова панель вміститься на одному екрані, місця для даних та візуальних зображень обмежено. У таких випадках зручні діаграми комбінацій.

Наступні діаграми можуть бути корисними при створенні інформаційної панелі:

• Комбіновані діаграми
• Точкові діаграми
• Кульова діаграма
• Діаграма водоспаду
• Теплові карти

Які найкращі практики створення інформаційної панелі в Excel?

Нижче наведено кілька практичних порад щодо створення інформаційної панелі в Excel:

• Перетворення табличних даних у таблиці Excel: Створення інформаційних панелей з використанням таблиці Excel як джерела даних набагато простіше. Якщо у вас немає надзвичайно вагомих причин, завжди перетворюйте серверні дані в таблицю Excel.
• Нумерація ваших діаграм/розділів: Це допомагає, коли ви представляєте інформаційну панель та посилаєтесь на різні діаграми/таблиці. Простіше попросити людей зосередитися на діаграмі з номером 2, а не про лінійну діаграму або стовпчасту діаграму у верхньому лівому куті.
• Обмежити рух у зоні приладової панелі: Хоча аркуш Excel величезний, краще видалити всі рядки/стовпці, крім тих, у яких є ваша інформаційна панель.
• Заморозити важливі рядки/стовпець: Якщо ви хочете, щоб деякі рядки/стовпці завжди були видимими, ви можете їх заморозити.
• Зробіть фігури/діаграми прикріпленими: Користувач може змінити ширину рядка/стовпця. Ви не хочете, щоб фігури та діаграми зміщувалися та переміщалися з початкового місця. Тому краще примусити їх дотримуватися своєї позиції.
• Надайте посібник користувача: Непогано додати окремий аркуш із детальною інформацією про використання інформаційної панелі. Це стає більш корисним, якщо у вас є інтерактивні елементи керування на приладовій панелі.
• Заощаджуйте простір за допомогою комбінованих діаграм: Оскільки на панелі приладів обмежено місце (оскільки вам потрібно розмістити її на одному екрані), використання комбінованих діаграм може заощадити місце.
• Використовуйте символи та умовне форматування: Ви можете зробити інформаційну панель більш наочною та зручною для читання, використовуючи символи та умовне форматування. Наприклад, легше побачити найменше значення в таблиці, коли воно виділено червоним кольором, замість того, щоб переглядати всі значення по одному.
• Розумно використовуйте кольори, щоб показати контраст: Якщо ви хочете виділити точку даних у таблиці або смузі на діаграмі, краще виділити її, виділивши її привабливим кольором.

Інші запитання щодо Excel

Це питання, які я не міг віднести до жодної з вищенаведених категорій. Тому я збираю все це разом (натисніть на запитання, щоб переглянути відповідь).

Що таке таблиця Excel?

Таблиця Excel - це функція Excel. Це не те саме, що табличні дані.

Коли ви перетворюєте табличні дані в таблицю Excel, до неї додаються кілька додаткових функцій, які можуть бути дійсно корисними.

Згідно сайту довідки Microsoft - «Таблиця зазвичай містить пов'язані дані в серії рядків та стовпців робочого аркуша, відформатованих як таблиця. За допомогою функцій таблиці можна керувати даними в рядках і стовпцях таблиці незалежно від даних в інших рядках і стовпцях на аркуші.

Детальніше про таблиці Excel можна прочитати тут.

Які переваги використання таблиці Excel?

Під час перетворення табличних даних у таблицю Excel до даних автоматично додаються такі функції:

• Ви можете використовувати значок фільтра у заголовку кожного стовпця для сортування та фільтрації даних.
• Ви можете легко застосувати стилі до таблиці та відформатувати її. Існує багато вбудованих стилів, які можна використовувати одним натисканням кнопки.
• Замість посилань на комірки у формулах можна використовувати назву таблиці та назви стовпців.
• Коли ви додаєте новий рядок/стовпець до табличних даних, таблиця Excel автоматично розширюється, щоб охопити новий рядок/стовпець як її частину. А оскільки ви можете використовувати назви таблиць/стовпців у формулах, вам не потрібно переходити та оновлювати формули, коли додаються нові рядки/стовпці. Таблиця Excel автоматично враховує її.

Що таке структуровані посилання?

Під час використання таблиці Excel не потрібно використовувати посилання на клітинки. Замість цього можна використовувати назву таблиці або назви стовпців. Ці посилання називаються структурованими посиланнями.

Які формати файлів, які зазвичай використовуються, у яких можна зберегти файл Excel?

Існує багато форматів файлів, в яких можна зберегти книгу Excel. Деякі часто використовувані:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (якщо у вашому файлі є макроси)
• .CSV
• .XLB (двійковий формат)
• .XLA (для надбудов)
• .PDF

Як зменшити розмір файлу Excel?

Існує багато способів зменшення розміру файлу книги Excel:

• Видалити невикористані дані
• Видалити невикористані аркуші
• Видаліть або стисніть ці зображення
• Видаліть непотрібне форматування
• Видаліть зведені таблиці, які вам не потрібні. Це також допоможе очистити зведений кеш.
• Збережіть файл у форматі .XLSB

Читати далі: 8 способів зменшити розмір файлу в Excel

Які кроки можна вжити для роботи з повільними книгами Excel?

Для роботи з повільними книгами Excel можна використовувати такі методи:

• Уникайте нестабільних функцій, таких як непряма, зміщення тощо.
• Використовуйте допоміжні стовпці замість формули масиву
• Використовуйте умовне форматування лише в разі крайньої необхідності (оскільки воно також мінливе).
• Використовуйте таблиці Excel та іменовані діапазони.
• Перетворення невикористаних формул у значення.
• Зберігайте всі посилальні дані на одному аркуші.
• Уникайте використання цілого рядка/стовпця в посиланнях.
• Використовуйте режим обчислення вручну.

Детальніше про те, як працювати з повільною робочою книгою Excel, можна прочитати тут.

Скільки рядків і стовпців є на робочому аркуші Excel?

Аркуш Excel (версія 2007 та пізніші) містить:

• 16 384 колонки
• 1048 576 рядів

Як додати/видалити рядки в Excel?

Щоб додати нові рядки, клацніть правою кнопкою миші будь-яку клітинку, куди потрібно вставити рядок, і клацніть опцію Вставити. Відкриється діалогове вікно, яке можна використовувати для вставлення нових рядків.

Аналогічно, щоб видалити комірки/рядки/стовпці, виділіть їх, клацніть правою кнопкою миші та виберіть Видалити.

Як можна збільшити або зменшити масштаб в Excel?

У рядку стану в Excel є кнопки Збільшення та Зменшення. Ви можете натиснути знак плюса для збільшення та мінус для зменшення.

Ви також можете утримувати клавішу керування, а потім за допомогою коліщатка прокрутки в миші збільшувати та зменшувати масштаб.

Крім того, на вкладці Вигляд є можливість масштабування та зменшення в Excel.

Як захистити аркуш в Excel?

Ви можете захистити аркуш, натиснувши вкладку Огляд, а потім - опцію Захистити аркуш.

Відкриється діалогове вікно, в якому можна встановити пароль. Якщо ви не хочете встановлювати пароль, залиште його порожнім.

Що називають діапазонами? У чому його користь?

Іменований діапазон - це функція в Excel, яка дозволяє назвати клітинку або діапазон клітинок. Тепер ви можете використовувати це ім'я замість використання посилань на клітинки.

Використання іменованого діапазону полегшує роботу з формулами. Це стає особливо корисним, коли вам потрібно створити формули, які використовують дані з кількох аркушів. У таких випадках можна створити іменовані діапазони, а потім використовувати їх замість посилань на клітинки.

Ви можете надати описові імена цим іменованим діапазонам - що також полегшує читання та розуміння формули.Наприклад, ви можете використовувати = SUM (SALES) замість = SUM (C2: C11), що миттєво підкаже вам, про що йдеться у формулі.

Детальніше про Іменовані діапазони можна прочитати тут.

Чи можна зробити так, щоб рядки/стовпці заголовка залишалися видимими під час прокрутки?

Коли ви працюєте з великими наборами даних, коли ви прокручуєте униз або вправо, рядки заголовків і стовпці зникають. Це іноді ускладнює розуміння того, про що йдеться в точці даних.

Використовуючи опцію "Заморозити панелі" в Excel, ви можете зробити видимими рядки/стовпці заголовків, коли прокручуєте сторінку до далеких точок даних.

Параметри «Заморожувати панелі» доступні на вкладці «Перегляд» на стрічці Excel.

Детальніше про морозильні панелі Excel можна прочитати тут.

Як би ви визначили клітини, у яких є коментарі?

Клітинки, до яких додано коментарі, позначені маленьким червоним трикутником у верхньому правому куті комірки. Коли ви наводите курсор на клітинку, коментарі стають видимими.

Як би ви зберегли аркуш Excel як PDF?

Щоб зберегти аркуш у форматі PDF, при збереженні файлу можна вказати тип файлу як PDF.

Для цього натисніть вкладку Файл, а потім натисніть Зберегти як.

У діалоговому вікні Зберегти як виберіть місце, де потрібно зберегти файл, і скористайтеся спадним меню Зберегти як, щоб вибрати PDF. Це збереже весь аркуш як PDF -документ.

Як створити гіперпосилання в Excel?

Щоб створити гіперпосилання, виберіть клітинку, в якій ви хочете гіперпосилання, і скористайтесь комбінацією клавіш Контроль К (утримуйте клавішу управління і натисніть клавішу K).

Відкриється діалогове вікно Вставити гіперпосилання, де можна вказати URL -адресу.

Ви також можете отримати можливість додати гіперпосилання, клацнувши правою кнопкою миші клітинку.

Коли б ви хотіли перейти від автоматичного до ручного обчислення в Excel?

Хоча в більшості випадків найкращим способом є автоматичний режим обчислення, якщо у вас є важкий файл формули, де перерахунок займає багато часу кожного разу, коли ви змінюєте що -небудь на аркуші, тоді ви можете перейти до обчислення вручну.

Після переходу на ручний розрахунок потрібно оновлювати кожен раз, коли потрібно перерахувати аркуш.

Що таке Flash Fill?

Flash Fill - це чудовий інструмент, який був доданий в Excel 2013 і після цього доступний у всіх версіях.

Ви можете використовувати Flash Fill в Excel, щоб полегшити введення даних. Це розумний інструмент, який намагається визначити закономірності на основі вашого введення даних і робить це за вас.

Деякі прості приклади використання Flash Fill можуть полягати в тому, щоб отримати ім’я від повного імені, отримати ініціали імені, відформатувати телефонні номери тощо.

Детальніше про Flash Fill можна прочитати тут.

Що таке ручка заповнення?

Ручка заповнення - це інструмент, який можна використовувати для автозаповнення списків у Excel. Наприклад, якщо вам потрібно ввести цифри від 1 до 20 у клітинку A1: A20, замість того, щоб вводити кожне число вручну, ви можете просто ввести перші два числа та скористатися іншою ручкою заповнення.

Маніпулятор заповнення - це маленький квадрат, який ви побачите, якщо виділите дві або більше двох клітинок у Excel.

Коли ви наводите курсор на маркер заповнення, курсор змінюється на значок плюса. Тепер ви можете утримувати ліву клавішу миші та перетягувати її, щоб додати більше номерів у серії.

Що таке символи підстановки в Excel?

В Excel є три символи підстановки:

• * (зірочка) - це будь -яка кількість символів. Наприклад, Ex* може означати Excel, Excels, Example, Expert тощо.
• ? (знак питання) - Він представляє один єдиний символ. Наприклад, Gl? Ss може бути склом або глянцем.
• ~ (тильда) - використовується для ідентифікації символу підстановки (~, *,?) у тексті. Наприклад, припустимо, ви хочете знайти точну фразу Excel* у списку. Якщо ви використовуєте Excel* як рядок пошуку, він дасть вам будь -яке слово, яке має Excel на початку, за яким слід будь -яка кількість символів (наприклад, Excel, Excels, Excellent). Щоб конкретно шукати Excel*, нам потрібно використовувати ~. Таким чином, наш рядок пошуку буде excel ~*. Тут наявність ~ гарантує, що Excel зчитує наступний символ як є, а не як підстановний знак.

Символи підстановки корисні, якщо ви хочете використовувати їх у формулах або під час фільтрації даних.

Детальніше про символи підстановки можна прочитати тут.

Що таке область друку та як її можна налаштувати в Excel?

Область друку-це діапазон клітинок (суміжних або несуміжних), які ви призначаєте для друку під час друку цього аркуша. Наприклад, замість друку всього робочого аркуша, якщо я хочу роздрукувати лише перші 10 рядків, я можу встановити перші 10 рядків як область друку.

Щоб налаштувати область друку в Excel:

• Виберіть клітинки, для яких потрібно встановити область друку.
• Перейдіть на вкладку Макет сторінки.
• Натисніть на Область друку.
• Натисніть кнопку Встановити область друку.

Детальніше про область друку можна прочитати тут.

Як можна вставити номери сторінок в Excel?

Ви можете вставити номери сторінок за допомогою вікна діалогового вікна Параметри сторінки.

Нижче наведено кроки для цього.

• Натисніть вкладку Макет сторінки,
• У категорії Налаштування сторінки натисніть піктограму запуску діалогового вікна (це маленька нахилена стрілка внизу праворуч групи).
• У діалоговому вікні Налаштування сторінки натисніть вкладку Верхній/Нижній колонтитул.
• У спадному меню Нижній колонтитул виберіть формат номера сторінки.

Детальніше про номери сторінок у Excel можна прочитати тут.

Хоча я намагався зберегти цей посібник "Питання та відповіді на співбесіду в Excel" без помилок, якщо ви знайдете якісь помилки в будь-якому із запитань, будь ласка, дайте мені знати це в області коментарів.