✅ Вступ до перевірки даних у Excel

Зміст

Перевірка даних у Excel дозволяє керувати даними, які можна ввести в клітинку. Ви можете обмежити користувача введенням лише певного діапазону чисел, тексту чи дати.

Ви також можете використовувати функцію перевірки даних для створення розкривного списку Excel (що, безумовно, одна з найкрутіших і найпотужніших функцій Excel)

Доступ до перевірки даних у Excel

Доступ до перевірки даних у Excel можна отримати через вкладку Дані на стрічці.

У більшості випадків існує три ситуації, коли ви хочете використовувати перевірку даних у Excel:

Якщо потрібно обмежити введення даних певними числами/текстом/датами. Дані, які не відповідають критеріям перевірки, не допускаються.
Коли ви хочете повідомити користувача про всякий раз, коли вводяться дані за межами діапазону. Однак дозволено введення будь -яких даних.
Коли ви вказуєте користувачеві, які дані ввести. Допускаються всі види введення даних.

Давайте розглянемо ці ситуації по черзі:

Якщо потрібно обмежити введення даних певними числами/текстом/датами

Перевірка даних дозволяє вказати умову введення даних у клітинку/комірки в Excel. Після вказівки він не дозволяє користувачеві вводити що -небудь, що виходить за межі зазначеного діапазону. До цієї функції можна отримати доступ, відкривши діалогове вікно перевірки даних та вибравши параметр Налаштування

У спадному списку можна вибрати умову, до якої потрібно застосувати діапазон клітинок

Будь -яке значення - дозволяє вводити будь -яке значення в клітинку.
Ціле число - дозволяє вводити лише цілі числа з додатковими умовами, такими як більший/менший, між/не між, рівний/не дорівнюючий.
Десятковий - дозволяє вводити числа з десятковими дробами з додатковими умовами, такими як більший/менший, між/не між, дорівнює/не дорівнює.
Список - створює випадаючий список шляхом взяття списку елементів (за допомогою вибору діапазону або іменованого діапазону).
Дата - дозволяє вводити дати (або його числове значення) з додатковими умовами, такими як більший/менший, між/не між, дорівнює/не дорівнює.
Час - Дозволяє вводити час (або його числове значення) з додатковими умовами, такими як більший/менший, між/не між, дорівнює/не дорівнює.
Довжина тексту - Дозволяє текст із умовою щодо його довжини.
Спеціально - Дозволяє значенням, що відповідають зазначеним критеріям. Наприклад, якщо я використовую формулу = A1> 10, то в комірці A1 допускаються лише числа більші за 10.

Щоразу, коли ви вводите будь -які дані у клітинку, що порушує зазначену умову, вона показує помилку.

Коли ви хочете повідомити користувача про всякий раз, коли вводяться дані поза межами діапазону (усі види введення даних дозволені)

Хоча в попередньому розділі йшлося про обмеження користувача до певного діапазону під час введення даних, у цьому розділі йдеться про попередження користувача, якщо вводяться будь-які дані, що виходять за межі діапазону. Однак введення даних все ще дозволено. Це можна активувати, змінивши налаштування повідомлення про помилку.

Ви можете налаштувати повідомлення про помилку, перейшовши на вкладку Сповіщення про помилку в діалоговому вікні Перевірка даних. Є три варіанти:

Помилка зупинки - Відображає помилку зупинки та не дозволяє користувачеві вводити дані, що виходять за межі зазначеного діапазону.
Помилка попередження - Відображає помилку попередження, але дозволяє користувачеві вводити дані, що виходять за межі зазначеного діапазону.
Помилка інформації - Відображає інформаційну помилку, але дозволяє користувачеві вводити дані, що виходять за межі зазначеного діапазону.

Коли ви вказуєте користувачеві, які дані вводити (усі види введення даних дозволені)

Припустимо, у вас є список працівників, і ви хочете дізнатися дату їх приєднання. Для введення дати може бути кілька форматів (наприклад, 01.01.2014, 01 січня 2014 або 1 січня 2014). Однак, для послідовності, краще дати всі дати в одному форматі. Однак це нормально, коли люди вводять його в будь -якому іншому форматі, оскільки збір даних має першочергове значення.

Ось як це можна зробити:

Виберіть будь -яку клітинку, а потім перейдіть на вкладку Дані -> Перевірка даних
У діалоговому вікні Перевірка даних виберіть вкладку Вхідне повідомлення
Переконайтеся, що прапорець "Показувати вхідне повідомлення, коли вибрано клітинку"
На вкладці Вхідне повідомлення введіть заголовок (макс. 32 символи, необов’язково) та вхідне повідомлення (макс. 256 символів)
Натисніть ОК. Тепер, коли ви натискаєте клітинку або вибираєте її за допомогою клавіатури, вона відображатиме повідомлення.

Cautіон: Якщо ви перемістите поле повідомлення з його положення, то все вікно повідомлень буде показано лише в цьому місці. Тому безпечно не переміщати вікно повідомлення.