Огляд таблиці Excel - Приховані скарби

Таблиця Excel, ймовірно, одна з найбільш недооцінених функцій Excel. Це надзвичайно легко зрозуміти і має багато переваг перед звичайними табличними даними в Excel.

Це дозволяє користувачеві легко керувати даними, якщо вони у табличному форматі. Просто перетворивши діапазон даних у таблицю, ви зможете використовувати різноманітні функції, які спростять вашу роботу (я детально розкриваю ці функції нижче в цій статті).

Створення таблиці Excel

Якщо у вас є дані в табличному форматі на аркуші, ось кроки для їх перетворення в таблицю Excel

• Виберіть весь набір даних.
• Перейдіть додому -> Форматувати як таблицю.

• Виберіть будь-який із заздалегідь визначених форматів.

• У діалоговому вікні Форматувати як таблицю переконайтеся, що вибрано правильний діапазон. Якщо у вашій таблиці є заголовки, встановіть прапорець. Якщо ваші дані не мають заголовків, Excel автоматично вставляє заголовки із загальною назвою Стовпець 1, Стовпець 2 тощо …

• Натисніть OK.

ПОРАДА: Набагато швидший спосіб зробити це - вибрати будь -яку клітинку у наборі даних та використати комбінація клавіш - Control + T. Буде відкрито діалогове вікно Форматувати як таблицю.

Коли ваші табличні дані перетворюються на таблицю Excel, ваші дані виглядатимуть так, як показано нижче:

Зверніть увагу, що деякі дані автоматично відбуваються з вашими даними:

• Дані тепер мають смугові рядки
• Заголовок заштрихований іншим кольором
• Увімкнено фільтри даних (зверніть увагу на стрілку, спрямовану вниз праворуч від заголовків).

Зауважте, що під час перетворення табличних даних у таблицю Excel змінюється лише дизайн. З даними нічого не відбувається.

Перетворення таблиці Excel у звичайні табличні дані

Якщо ви хочете перетворити таблицю Excel назад у звичайний табличний діапазон, клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці таблиці, перейдіть до Таблиця та виберіть Перетворити в діапазон.

Зауважте, що коли ви перетворюєте таблицю Excel у діапазон, вона більше не має властивостей таблиці Excel (розглянуто нижче), однак вона зберігає форматування.

Корисні функції таблиці Excel

Тепер, коли ви навчилися створювати таблицю, ось деякі функції таблиці Excel, які роблять її корисною:

• Таблиця Excel автоматично створює заголовки, які мають можливість сортування або фільтрації.

• Якщо таблиця Excel довга і виходить за межі видимого екрана, заголовки залишаються вгорі, коли ви прокручуєте вниз. Це буде працювати, тільки якщо ви вибрали таблицю та прокрутили вниз.

• Якщо ви вводите що -небудь у клітинках, прилеглих до таблиці Excel, воно автоматично розширює виділення, включаючи ці дані. Якщо це не потрібно, це можна вимкнути.

• Якщо ви використовуєте дані з таблиці в будь -якому обчисленні, і якщо до нього є якісь доповнення (скажімо, ви додали один рядок даних), вони автоматично потрапляють у розрахунки

Проектування таблиць Excel

Таблиця Excel - це круто і модно. Ви можете одягнути його так, як вам хочеться. Коли ви натискаєте будь -яку клітинку в таблиці Excel, у області стрічки Excel з'являється додаткова вкладка "ТАБЛИЦЯ ІНСТРУМЕНТІВ".

Коли ви натискаєте на вкладку Дизайн, ви можете отримати доступ до кількох варіантів:

• Властивості: Тут ви можете змінити існуючу назву таблиці (так! Кожна таблиця отримує назву, і це дуже корисно для посилань, як ви побачите далі в цій статті), або ви можете змінити розмір таблиці.

• Інструменти: Це чотири варіанти:
  • Підведення підсумків за допомогою зведеної таблиці: це просто створює зведену таблицю з використанням даних у таблиці Excel.
  • Видалити дублікати: це можна використовувати для видалення дублікатів.
  • Перетворити на діапазон: для перетворення таблиці Excel у звичайний діапазон.
  • Вставити нарізку (лише у програмі Excel 2013): це працює так само, як нарізки зведеної таблиці, і може бути корисним при фільтрації даних одним натисканням кнопки.

• Зовнішні дані таблиці: Цей розділ можна використовувати для експорту даних або оновлення даних.

• Параметри стилю столу: Це розділ моди, де ви одягаєте свій стіл:
  • Рядок заголовка: якщо цей прапорець не встановлено, він видаляє заголовок із таблиці.
  • Загальний рядок: якщо встановлено прапорець, він вставляє загальний рядок в кінці.
  • Смугові рядки: якщо цей прапорець не встановлено, він видаляє альтернативну смугу в рядках.
  • Смугові стовпці: якщо встановлено прапорець, застосовується альтернативна смуга у стовпцях.
  • Перший стовпець: якщо встановлено прапорець, він робить шрифт першого стовпця жирним.
  • Остання колонка: якщо встановлено прапорець, це робить шрифт останнього стовпця жирним.
  • Кнопка фільтра: якщо цей прапорець не встановлено, вона видаляє випадаючий фільтр із заголовків.

• Стилі таблиць: дають вам кілька варіантів зміни стилю таблиць. Ви також можете створити власний стиль таблиці, вибравши опцію Новий стиль таблиці

Структуроване посилання в таблицях Excel

Ще однією перевагою використання таблиць Excel є простота посилання на дані після створення таблиці. Існує певний формат, який можна використовувати для посилання на дані в таблиці Excel:

Якщо ви дали конкретну назву таблиці Excel, то це ім'я буде використовуватися замість Таблиця 1.

Таке структуроване посилання має багато переваг:

• Ви можете посилатися на дані, використовуючи імена замість посилань на клітинки.
  • Уявіть, що у вас є таблиця Excel на одному аркуші, а ви працюєте на іншому аркуші. Вам не потрібно повертатися назад, знову і знову, щоб посилатися на дані в таблиці. Все, що вам потрібно, це ввести назву таблиці, і Excel покаже вам можливість використання цієї таблиці. Щось, як показано нижче:
  • Аналогічно, якщо ви хочете використовувати дані з певного стовпця, просто укажіть повну назву таблиці та поставте [(квадратні дужки). Він покаже вам назви стовпців та інші параметри, які можна використовувати. Щось, як показано нижче:
  • Якщо ви додаєте більше даних до таблиці, вона автоматично визначається, якщо ви використовували структуровані посилання.

ПРИМІТКА. Структуровані посилання не працюють у спеціальній формулі умовного форматування.

Вам також можуть сподобатися наступні підручники Excel:

• Використання іменованих діапазонів у Excel.
• Створення інформаційної панелі KPI.
• Мистецтво створення інформаційної панелі Excel.