Не існує єдиного розміру, який би підходив усім. Що стосується Excel, у більшості випадків налаштування за замовчуванням працюють нормально. Але за потреби ви можете легко налаштувати багато параметрів Excel.
У цій публікації у блозі я покажу вам, як за допомогою параметрів Excel налаштувати свої робочі книги та отримати кращі можливості роботи з електронними таблицями.
Доступ до параметрів Excel
Щоб відкрити діалогове вікно Параметри Excel:
В Excel 2010/13: Перейдіть до Файл -> Параметри.
В Excel 2007: Перейдіть до Меню -> Інструменти -> Параметри Excel.
Не перевантажуйтесь усіма категоріями та прапорцями в діалоговому вікні Параметри Excel. Вам не потрібно все змінювати, і в більшості випадків налаштування за замовчуванням працюють чудово. Але ось деякі функції, які можуть дати вам більше контролю над поведінкою ваших електронних таблиць Excel.
#1 Змініть тип і розмір шрифту за замовчуванням
За замовчуванням Excel використовує розмір шрифту Calibri (основний шрифт) 11. Якщо ви або ваша організація використовуєте інший тип та розмір шрифту, ви можете змінити стандартний шрифт, виконавши такі дії:
- У параметрах Excel виберіть Загальні.
- У загальних параметрах у розділі "При створенні нових книг" змініть тип і розмір шрифту за замовчуванням.
Тепер, коли ви відкриваєте нову книгу, вона за замовчуванням буде використовувати нові налаштування шрифту.
#2 Завжди зберігайте файли у форматі .xls
Якщо ви ділитесь своїми книгами Excel з людьми, які мають версію 2003, вам потрібно вручну змінити формат на .xls. Замість того, щоб щоразу робити це вручну, ви можете змінити стандартний формат збереження файлу.
Нижче наведено кроки для цього.
- У параметрах Excel виберіть Зберегти.
- У розділі "Зберегти параметри" в розділі "Зберегти книги" змініть формат Зберегти файл на Робочу книгу Excel 97-2003.
Ви також можете встановити типову книгу Excel з підтримкою макросів, якщо ви працюєте з макросами.
Тепер, коли ви зберігаєте книгу, вона зберігається у форматі .xls.
#3 Змініть режим розрахунку з автоматичного на ручний
При автоматичному обчисленні перерахунок запускається щоразу, коли відбувається зміна клітинки/значення, що впливає на формули (тим більше з летючими формулами). З робочими аркушами, які завантажені великою кількістю даних та формул, цей перерахунок може втратити багато часу (а більшість часу це зайве) і уповільнити роботу наших книг.
Щоб заощадити час, можна змінити налаштування обчислення на ручне. Зробити це:
- У параметрах Excel виберіть Формули.
- У параметрах Формули змініть параметри обчислення на Вручну.
Коли вибрано ручний режим, вам потрібно вручну примусити перерахунок, натиснувши клавішу F9.
#4 Утримуйте вибрану активну клітинку після натискання Enter
За замовчуванням, якщо вибрати клітинку та натиснути клавішу enter, виділення зменшується. У багатьох випадках після натискання Enter слід зберегти вибрану комірку.
Ось як ви можете внести цю зміну:
- У параметрах Excel виберіть Додатково.
- У параметрах редагування зніміть прапорець "Після натискання Enter перемістити виділення".
ПОРАДА: Ви також можете досягти такого ж ефекту, натиснувши Control + Enter (замість Enter).
#5 Автоматично вставляти десяткові точки під час введення даних
Якщо ваша робота передбачає велику кількість числових даних із десятковими знаками, це буде дуже корисно.
Як це працює - Якщо вам потрібно ввести числові значення з 2 точками даних, замість того, щоб вводити 123,45, ви можете просто ввести 12345, і Excel автоматично вставить 2 знаки після коми.
Ось як це можна активувати:
- У параметрах Excel виберіть Додатково.
- У «Параметрах редагування» виберіть «Автоматично вставити десяткову крапку» та вкажіть місця.
Увага: пам’ятайте, що кожного разу, коли ви вводите число, воно буде мати 2 знаки після коми. Отже, якщо вам потрібно 1 як значення, вам доведеться набрати 100 (враховуючи, що є 2 знаки після коми).
#6 Показати всі коментарі одночасно
Коли ви вставляєте коментар, за замовчуванням у верхньому лівому кутку комірки з’являється маленький червоний трикутник. Хоча це досить хороший показник, ви, ймовірно, пропустите коментарі, якщо у вас багато даних/коментарів.
Одним із способів вирішення проблеми може бути показ усіх коментарів одночасно.
Зробити це:
- У параметрах Excel виберіть Додатково.
- У розділі «Відображення» під опцією «Для комірок з коментарями показати:» виберіть Коментарі та індикатори.
ПОРАДА: Це також буде корисно, якщо ви редагуєте коментарі. Просто натисніть на коментар і відредагуйте його.
#7 Приховати всі 0
Ви можете приховати всі значення 0 у своїй таблиці одним натисканням кнопки (ви чули це правильно!).
Ось як це зробити:
- У параметрах Excel виберіть Додатково.
- Прокрутіть униз і перейдіть до розділу «Параметри відображення для цього аркуша».
- Зніміть прапорець "Показувати нуль у клітинках, які мають нульове значення".
#8 Відкривати вибрані книги під час запуску Excel
Якщо ви починаєте свою роботу з того самого набору книг Excel (наприклад, списків справ, інструментів відстеження проектів тощо), Excel може автоматично відкривати ці книги, коли ви їх починаєте. Ось як це зробити:
- У параметрах Excel виберіть Додатково.
- Прокрутіть вниз і перейдіть до розділу Загальні.
- В польових умовах. "При запуску відкрийте всі файли у:", введіть шлях до папки, у якій є файли, які потрібно відкрити під час запуску Excel.
Примітка: Ви можете додати до папки більше файлів, і вона автоматично відкриється, коли ви відкриєте Excel наступного разу.
Дивитися також: Поради щодо введення даних Excel.
#9 Автоматично завершувати скорочення
У програмі Excel є функція, де ви можете вказати скорочений текст, і Excel автоматично виконає його за вас. Наприклад, коли ви вводите ABC, Excel автоматично замінює його на ABC Technology Corporation Limited. Щось, як показано нижче:
Ось як це можна ввімкнути:
- У параметрах Excel виберіть Перевірка
- Натисніть кнопку Параметри автоматичного виправлення
- У діалоговому вікні Автовиправлення введіть те, що потрібно замінити (у полі «Замінити») на те, чим ви хочете його замінити (у полі «З»)
- Натисніть Додати, а потім ОК
Тепер, коли ви вводите ABC і натискаєте Enter (або пробіл), його буде автоматично замінено на ABC Technology Corporation Limited.
Примітка: ця зміна стосується всіх офісних програм, таких як Word і PowerPoint).
Існує маса інших функцій, які також можна налаштувати за допомогою параметрів Excel. Якщо у вас є трохи вільного часу, обов'язково пройдіть його, і ви можете знайти додаткові варіанти, які можна використати.
Спробуйте ці варіанти, дайте мені знати, що ви думаєте. №5 та №9 - мої улюблені. Як щодо тебе?
Вам можуть сподобатися такі підручники Excel:
- 100+ запитань для співбесіди Excel + відповіді.
- 20 комбінацій клавіш Excel, які справлять враження на вашого начальника.
- Колекція БЕЗКОШТОВНИХ шаблонів Excel для щоденного використання.
- 200+ комбінацій клавіш Excel
- Автоматично відкривати певні файли Excel при запуску
