Увімкніть умовний запис даних у Excel за допомогою перевірки даних

Excel - це більше, ніж інструмент введення даних. Але якщо ви говорите лише про введення даних в Excel, це дуже добре. Використовуючи перевірку даних, ви можете ввімкнути введення даних у клітинку (и) на основі заздалегідь визначеної умови.

Умовне введення даних в Excel за допомогою перевірки даних

Ось кілька прикладів умов умовного введення даних:

• Дозволити введення даних лише із заздалегідь визначеного списку (за допомогою розкривних списків).
• Дозволити введення даних лише тоді, коли вказані клітинки заповнені.
• Дозволити запис DATE лише між двома вказаними датами.

Також можна об’єднати кілька умов для створення правила введення даних.

Цей тип умовного введення даних у excel можна здійснити за допомогою функції перевірки даних у Excel. Він може дозволити введення даних у зазначені клітинки лише при виконанні зазначених умов, інакше він показує помилку.

Дозволити введення даних із заздалегідь визначеного списку

Ви можете обмежити користувача у виборі зі списку, створивши розкривний список. Наприклад, припустимо, що у вас є список країн, як показано нижче, і ви хочете дозволити введення лише однієї з цих назв у клітинку С1:

Ви можете створити розкривний список, який обмежуватиме записи лише тими, що згадуються у списку. Якщо ви спробуєте ввести будь -який інший текстовий рядок, він покаже помилку (як показано нижче):

Ось як можна створити розкривний список:

• Виберіть клітинку, де потрібно показати розкривний список. У цьому прикладі це клітини С1.
• Перейдіть до Дані -> Інструменти даних -> Перевірка даних.
  
• У діалоговому вікні перевірки даних виберіть вкладку налаштувань і внесіть такі зміни:
  • Дозволити: Список
  • Джерело: $ A $ 1: $ A $ 6 (ви можете використовувати діапазон, де у вас є дані).
  • Ігнорувати пусте: позначено (зніміть цей прапорець, якщо ви не хочете, щоб користувач вводив порожнє місце).
  • Випадаючий список у клітинці: позначено (це ввімкне функцію випадаючого меню).
    

Це створить випадаючий список у вибраній клітинці.

Тепер ви можете вибрати їх зі спадного списку або вручну ввести дані в ньому. Якщо ви введете будь -які дані, які не є вихідними, вони покажуть помилку.

УВАГА!: Якщо скопіювати та вставити клітинку з правилами перевірки даних, правила перевірки даних зникнуть.

Введення даних при заповненні залежної клітинки

Це може бути випадок, коли ви хочете, щоб користувач пройшов послідовність і заповнив форму/анкету/опитування.

Скажімо, у мене є щось, як показано нижче:

У цьому наборі даних я хочу, щоб користувач спочатку заповнив ім’я (ім’я та прізвище є обов’язковими), а потім перейшов до заповнення дати. Якщо користувач пропускає введення імені, я хочу показати помилку (як показано нижче):

Це легко можна зробити за допомогою перевірки даних. Зробити це:

• Виберіть клітинку, до якої потрібно застосувати цю умову. У наведеному вище прикладі це комірка В5.
• Перейдіть до Дані -> Інструменти даних -> Перевірка даних
  У діалоговому вікні перевірки даних виберіть вкладку налаштувань і внесіть такі зміни:
  • Дозволити: на замовлення
  • Формула: = І ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
  • Ігнорувати пусто: не позначено (переконайтеся, що це не позначено, інакше це не працюватиме).

У цьому випадку ми використали функцію AND, яка перевіряє, чи вже заповнені і B1, і B3. Якщо ні, то він показує помилку.

УВАГА!: Якщо скопіювати та вставити клітинку з правилами перевірки даних, правила перевірки даних зникнуть.

Введення дати між двома визначеними датами

Існує вбудована функція перевірки даних, яка дозволить вам це зробити. Ви можете вказати верхню та нижню межі дати, і якщо користувач введе дату, яка виходить за межі цього діапазону, він/вона отримає помилку.

Зробити це:

• Виберіть клітинку, до якої потрібно застосувати цю умову. У наведеному вище прикладі це комірка В5.
• Перейдіть до Дані -> Інструменти даних -> Перевірка даних
  У діалоговому вікні перевірки даних виберіть вкладку налаштувань і внесіть такі зміни:
  • Дозволити: Дата
  • Дані: між
  • Дата початку: введіть дату початку тут (будь -яка дата, що передує цій даті, не буде прийнята).
  • Дата завершення: введіть дату завершення (будь -яка дата після цієї дати не буде прийнята).

Ви також можете використовувати посилання на клітинку або формулу, щоб вказати дату. Наприклад, ви можете використовувати функцію TODAY () як одну з меж дати (якщо ви хочете, щоб нижня межа була поточною датою).

Оскільки Excel зберігає дати як числа, замість дат можна також використовувати числа. Наприклад, замість того, щоб використовувати 01-01-2015, ви також можете використовувати номер 42005.

УВАГА!: Якщо скопіювати та вставити клітинку з правилами перевірки даних, правила перевірки даних зникнуть.

Умови введення декількох даних

Також можна поєднати кілька умов. Наприклад, припустимо, що ви хочете ввести дату в клітинку B5 з такими умовами:

• Ім'я та Прізвище вже заповнені користувачем.
• Введена дата між 01-01-2015 та 10-10-2015.

Зробити це:

• Виберіть клітинку, до якої потрібно застосувати цю умову. У наведеному вище прикладі це комірка В5.
• Перейдіть до Дані -> Інструменти даних -> Перевірка даних
• У діалоговому вікні перевірки даних виберіть вкладку налаштувань і внесіть такі зміни:
  • Дозволити: на замовлення
  • Формула: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
  • Ігнорувати пусто: не позначено (переконайтеся, що це не позначено, інакше це не працюватиме)

Ця формула перевіряє наявність чотирьох умов - чи заповнені дві клітинки (B1 і B3 і чи дата, введена в клітинку B5, відповідає зазначеному діапазону дат).

УВАГА!: Якщо скопіювати та вставити клітинку з правилами перевірки даних, правила перевірки даних зникнуть.

Аналогічно, ви можете створювати та перевіряти кілька умов, дозволяючи введення даних у Excel.

Вам також можуть сподобатися такі поради та підручники щодо Excel:

• Форма введення даних Excel.
• Використання розкривних списків у Excel.
• 100+ запитань та відповідей на співбесіду з Excel.