Автовиправлення Excel: повний посібник + приклади економії часу

Що відбувається, коли ви вводите в Excel слово «Drnik» замість «Drink»?

Ви могли б помітити, що Excel автоматично виправить це слово з помилкою, написане на Drink (як показано нижче).

Якось Excel знав, що це неправильний правопис, і автоматично виправив його на правильний.

Тепер він не буде автоматично виправляти всі слова з помилками.

Лише декілька!

Наприклад, спробуйте слово «dirnk».

Це не буде автоматично виправлено.

Причина, чому деякі слова автоматично виправляються, а інші - ні, полягає в тому, що вже існує список виправлень слів, які попередньо заповнені в Excel для автоматичного виправлення.

Примітка: Автовиправлення за замовчуванням увімкнено в Excel.

У цьому підручнику я поясню, що таке параметри автовиправлення, а потім покажу вам кілька прикладів, де ви можете використовувати його, щоб заощадити час. Я також розповім про те, як ви можете його вимкнути (тобто вимкнути автовиправлення)

Розуміння параметрів автовиправлення

Автовиправлення було створено, щоб допомогти вам вирішити невеликі проблеми, з якими ви можете зіткнутися під час введення тексту в Excel або під час введення даних (наприклад, заміни деяких слів з помилками, написаними неправильно, правильними словами).

Це також дозволяє вам отримати деякий додатковий контроль при використанні Excel (як ми побачимо в прикладах далі в цьому підручнику).

Але давайте спочатку розберемося, де є параметри автовиправлення та що доступно за замовчуванням.

Щоб отримати параметри автовиправлення, натисніть на вкладку Файл.

На екрані Файл натисніть «Параметри».

У діалоговому вікні Параметри Excel натисніть кнопку Перевірка.

У параметрах перевірки натисніть кнопку Параметри автовиправлення.

Відкриється діалогове вікно Параметри автовиправлення.

Дозвольте мені пояснити різні вкладки в діалоговому вікні Автовиправлення та параметри в них.

Вкладка «Автовиправлення»

На вкладці Параметри автовиправлення є деякі параметри, які ввімкнені за замовчуванням і вирішують деякі поширені проблеми.

• Показати кнопки параметрів автовиправлення: Це не стосується Excel, але це стосується інших програм MS. Якщо цей параметр увімкнено, ви бачите параметри автовиправлення в MS Word або MS PowerPoint (як показано нижче).
• Виправте дві початкові літери: Ця опція, якщо ввімкнено, автоматично виправляє дві великі ініціали в Excel. Наприклад, якщо ви введете "HEllo", він автоматично змінить його на "Hello"
• Першу літеру речень пишіть з великої літери: Якщо цей параметр увімкнено, це гарантує, що нове речення починається з великої літери. Наприклад, якщо ви введете "Привіт". як справи? », воно автоматично виправляється на« привіт ». Як ти?'
• Назви днів з великої літери: Це автоматично змінить першу букву назви дня, якщо ви введете малі літери. Наприклад, середа було б змінено на Середа.
• Виправте випадкове використання клавіші Caps Lock: Якщо у вас увімкнено Caps Lock і ви пишете речення, він автоматично виправить текст і вимкне Caps Lock. Наприклад, якщо ви введете hELLO, він автоматично змінить його на Hello.
• Замінюйте текст під час введення тексту: Тут Excel вже має деякі слова з помилками (або короткі коди для деяких символів). Наприклад, якщо ви введете (c), він автоматично перетвориться на символ авторського права. Це тому, що це було вказано у списку у цьому варіанті. Ви можете додавати або видаляти слова зі списку (докладніше про це у прикладі нижче).

Винятки з автовиправлення

Хоча ці параметри автовиправлення дивовижні, іноді вам може знадобитися, щоб він не діяв суперрозумно і виправляв їх автоматично.

Наприклад, якщо у вас є торговельна марка AT (де "s" у нижньому регістрі), Excel автоматично перетворить її на "Ats".

Хоча вам подобається, що автовиправлення відбувається у всіх інших випадках, якщо ви хочете виключити цей конкретний випадок, ви можете це зробити.

На вкладці Автовиправлення натисніть вкладку Винятки.

У діалоговому вікні Винятки автовиправлення можна мати два типи винятків:

1. Перший лист: За замовчуванням Excel пише велику букву після крапки (крапка). Тут можна надати деякі винятки (вже є список поширених винятків).
2. Початкові літери: Якщо ви не хочете, щоб AT перетворювалися на Ats, ви можете вказати це тут.

Вкладка «Автоформатування під час введення»

Ця вкладка має три варіанти (усі з них увімкнені). Я вважаю всі ці три варіанти корисними.

1. Замінити під час введення тексту: Коли ви вводите будь -які гіперпосилання в клітинку, вони автоматично перетворюються на гіперпосилання. Іноді я вимикаю цю опцію, оскільки часто натискаю клітинку, яка потім займає кілька секунд, а потім відкривається посилання у веб -переглядачі.
2. Подавати заявку під час роботи: Це автоматично додасть нові рядки та стовпці до таблиці Excel, коли ви вводите що -небудь у комірці, що прилягає до тієї в таблиці.
3. Автоматично як ваша робота: Коли ви вводите формулу у стовпець у таблиці Excel, ця опція вводить ту саму формулу (зі зміненими посиланнями на клітинки) у всі комірки стовпця.

Вкладка "Дії"

У програмах Microsoft можна створити дію на основі певного слова чи тексту.

В Excel доступний лише один тип дій - це дата.

Дія дати означає, що якщо у вас є дата в клітинці в Excel, ви можете клацнути правою кнопкою миші, і ви отримаєте кілька дій, які можна виконати для цієї дати (наприклад, показати цю дату в календарі або запланувати зустріч у Outlook) ).

Це може бути корисним, якщо у вас є список дат і ви хочете швидко зберегти деякі дані у своєму календарі або хочете запланувати зустріч (за допомогою Outlook).

Цей параметр вимкнено за замовчуванням, і ви повинні ввімкнути його, щоб мати можливість використовувати його в Excel.

Після ввімкнення ви зможете використовувати його Excel. Якщо у вас є дата в клітинці, просто клацніть правою кнопкою миші, і внизу ви знайдете параметри дій.

Вкладка "Автовиправлення математики"

Так само, як ви можете вставляти символи в клітинку Excel (наприклад, Delta, Degree або Checkmark), ви також можете вставляти математичні символи у рівняння.

Ця вкладка містить текст, який автоматично перетворюється на зазначений математичний символ. Наприклад, якщо ви введете \ sigma, він замінить його символом σ.

Зауважте, що це не працюватиме у клітинках на аркуші. Він працює тільки з рівняннями.

Як додати власні слова до автовиправлення Excel?

Хотіли б, щоб деякі слова були частиною автовиправлення?

Наприклад, припустимо, що ви хочете додати слово „drikn“ до автовиправлення, щоб воно виправило його як „напиток“.

Ви можете скористатися наведеними нижче кроками, щоб додати слово до автовиправлення:

1. Натисніть на вкладку Файл.
2. Натисніть Параметри.
3. У діалоговому вікні Параметри виберіть Перевірка.
4. Натисніть кнопку «Параметри автовиправлення».
5. У діалоговому вікні Автовиправлення введіть наступне:
   • Замінити: дрікн
   • З: пити
6. Натисніть ДОДАТИ
7. Натисніть OK.

Тепер, коли ви вводите "drikn" в Excel, він автоматично виправляє його на "drink".

Перш ніж я покажу вам кілька цікавих прикладів використання цього, ось кілька речей, які вам потрібно знати про автовиправлення в Excel:

• Список автовиправлення чутливий до регістру. Це означає, що ви додали слово „drikn“, яке буде замінено на „drink“, воно буде працювати лише з малим словом. Якщо ви введете "Drikn" або "DRIKN", це не буде виправлено.
• Ця зміна зберігається в Excel і буде існувати, навіть якщо ви закриєте книгу та відкриєте її знову. Якщо ви більше цього не хочете, вам потрібно перейти і видалити його вручну.
• Зміна відбувається лише тоді, коли вживається точне слово. Наприклад, якщо ви використовуєте "drikns", воно не буде автоматично виправлено. Щоб воно працювало, слово не повинно містити символів безпосередньо перед ним або після нього.
• Коли ви вказуєте автовиправлення в Excel, воно автоматично активується в інших програмах MS, таких як MS Word або MS PowerPoint.

Автовиправлення було створено як спосіб виправлення поширених орфографічних помилок. Але ви також можете використовувати його деякими дивовижними способами, щоб заощадити час.

Пов'язані: Перевірка правопису в Excel.

Нижче наведено кілька корисних прикладів використання автовиправлення (крім виправлення слова з помилкою).

Приклад 1: Використовуйте функцію автовиправлення для завершення скорочень

Уявіть, що ви працюєте в компанії «ABC Technology Corporation Limited».

Ваша робота включає багато введення даних в Excel, і вам доведеться вручну вводити повну назву компанії багато разів на день.

Незалежно від того, наскільки швидко ви друкуєте, це буде відчувати себе марною тратою часу.

Чи не хотіли б ви, щоб існував спосіб, коли ви можете просто ввести ABC (або що завгодно), а Excel замінить його назвою компанії?

Тут чудовість функції Автовиправлення може допомогти.

Ви можете вказати абревіатуру в автовиправленні, і щоразу, коли ви використовуєте цю абревіатуру, Excel автоматично перетворює її у зазначений текст.

Наприклад, ви можете вказати, що кожного разу, коли ви вводите ABC, Excel повинен автоматично замінювати його на "ABC Technology Corporation Limited".

Щось, як показано нижче:

Це відбувається, коли ви додаєте автовиправлення в Excel, де потрібно виправити ABC »(як показано нижче в діалоговому вікні автовиправлення).

Що робити, якщо ви хочете вставити ABC, а не повне ім'я?

Якщо ви не хочете, щоб автовиправлення змінювало ABC на повну назву, просто натисніть Control + Z, щоб повернутися до ABC.

Під час використання Control + Z найкраще вибрати абревіатуру, яку ви навряд чи будете використовувати у своїй роботі. Це гарантує відсутність шансів на помилкове отримання повного імені (коли все, що вам потрібно, це текст абревіатури).

Нижче наведено кілька сценаріїв, коли цей трюк із автовиправленням може заощадити багато часу:

• Ви можете швидко ввести назви файлів або назв папок (замість того, щоб вставляти їх щоразу).
• Якщо у вас є список учасників команди, ви можете скористатися їх ініціалами, щоб швидко ввести їхні імена.

Обережно: будь -який параметр автовиправлення, який ви вказуєте в Excel, також активується в інших програмах MS, таких як MS Word або MS PowerPoint. У таких випадках найкраще використовувати скорочення, які ви, ймовірно, більше ніде не використовуватимете.

Приклад 2: Швидко вставляйте символи (наприклад, Ступінь або Дельта)

Є деякі символи, які важко вставити/ввести в Excel, оскільки вони ще не доступні на клавіатурі (наприклад, символ градуса або символ дельти або точки маркування).

Вам потрібно знати комбінацію клавіш (часто довгу і складну), або скористатися діалоговим вікном «Вставити символ» (що займає багато часу).

Якщо деякі символи потрібно використовувати досить часто, можна скористатися функцією автовиправлення, щоб надати цим символам кодову назву або абревіатуру.

Тепер, коли вам потрібно буде ввести цей символ, ви можете просто використати кодове ім’я, і воно автоматично виправиться до цього символу.

Нижче наведено приклад, коли я використовую код DEGSYM для отримання символу ступеня в Excel.

Для цього в діалоговому вікні автовиправлення Excel внесіть такі зміни:

Приклад 3: Швидше записуйте формули за допомогою автовиправлення

Цей трюк (який я дізнався з цього блогу) трохи надуманий, але якщо ви працюєте з великою кількістю довгих формул, це може заощадити вам час.

Нижче наведено формулу, яка об’єднуватиме текст трьох клітинок, залишених до комірки, у якій використовується ця формула:

= НЕПРЯМИЙ (АДРЕСА (РЯД (), СТОЛОЧКА ()-3)) І НЕПРЯМИЙ (АДРЕС (РЯД (), СТОЛОЧКА ()-2)) & НЕПРЯМИЙ (АДРЕС (РЯД (), СТОЛОЧКА ()-1))

Тепер, якщо вам часто потрібно створити таку формулу, краще створити для неї простий код і використовувати її в Автовиправленні.

У цьому випадку я використав код «com3» в автовиправленні, щоб отримати формулу.

Тепер ви можете використовувати код «com3», щоб отримати всю формулу за кілька натискань клавіш (як показано нижче):

Примітка: Як я вже згадував, це те, що більшості з вас ніколи не доведеться використовувати, але це все -таки хороший трюк (про всяк випадок). Наведений вище приклад-це реальний випадок, коли я зараз використовую це в одному зі своїх проектів, щоб заощадити час.

Як повністю вимкнути автокорекцію

Хоча я вважаю, що автовиправлення - чудова функція, вона може бути актуальною не для всіх.

А в деяких випадках це насправді може бути роздратуванням. Наприклад, якщо ви введете (c) або (r) або ™, автовиправлення Excel автоматично змінить текст (на © або ® або ™)

У таких випадках найкраще вимкнути автовиправлення або принаймні видалити терміни, які ви не хочете виправляти.

Нижче наведено кроки, щоб вимкнути автовиправлення:

1. Натисніть на вкладку Файл.
2. Натисніть Параметри.
3. У діалоговому вікні Параметри виберіть Перевірка.
4. Натисніть кнопку «Параметри автовиправлення».
5. У діалоговому вікні Автовиправлення на вкладці Автовиправлення зніміть прапорець "Замінити текст під час введення тексту".

Примітка: Наведені вище кроки повністю вимикають функцію автозаповнення, коли вона замінює певний текст зазначеним текстом. Це також може означати, що ці слова, написані зазвичай з помилками, більше не будуть виправлятися.

Як вимкнути/замінити деякі слова для автоматичного виправлення

Якщо ви хочете зберегти загальну функцію "Замінити текст під час введення тексту", але хочете деякі винятки, ви можете знайти слово у списку та видалити його вручну (або відредагувати).

Нижче наведено кроки для цього.

1. Перейдіть на вкладку Файл, а потім натисніть Опції (на екрані Файл, що відкриється).
2. У діалоговому вікні Параметри виберіть Перевірка.
3. Натисніть кнопку «Параметри автовиправлення».
4. У діалоговому вікні Автовиправлення на вкладці Автовиправлення виберіть слово, яке потрібно видалити.
5. Натисніть кнопку Видалити.

Ви також можете замінити слово в автовиправленні. Наприклад, замість того, щоб (в) перетворилося на символ авторського права, ви можете використовувати його для перетворення у слово - авторське право.

Щоб замінити слово іншим текстом, знайдіть і змініть текст, а потім натисніть кнопку Замінити.

Як скасувати автоматичне виправлення змін у Excel

Якщо ви щось пишете, а Excel змінює це через автоматичне виправлення, ви можете повернути вихідний текст, натиснувши Control + Z.

Наприклад, як тільки ви введете (c) у комірці в Excel і натиснете клавішу пробілу, вона миттєво перетвориться на символ авторського права.

Але якщо тепер ви використовуєте Control + Z, він повернеться до буття (c) і залишиться таким.

Хоча автовиправлення - це функція, яку більшості користувачів Excel ніколи не доведеться налаштовувати, добре знати деякі способи її використання для економії часу (як показано в прикладах).

Останнім часом я почав використовувати його для деяких досить великих формул, але я часто їх використовую (як показано в прикладі 3).