Переглянути відео - Як виділити порожні клітинки в Excel
Коли я отримую файл даних від клієнта/колеги або завантажую його з бази даних, я роблю деякі основні перевірки даних. Я роблю це, щоб переконатися, що немає відсутніх точок даних, помилок або дублікатів, які пізніше можуть спричинити проблеми.
Однією з таких перевірок є пошук та виділення порожніх клітинок у Excel.
Існує багато причин, які можуть привести до порожніх клітинок у наборі даних:
- Дані недоступні.
- Точки даних випадково видалено.
- Формула повертає порожній рядок, що призводить до порожньої клітинки.
Хоча ці порожні клітинки легко помітити у невеликому наборі даних, якщо у вас є велика з сотнями рядків та стовпців, робити це вручну було б дуже неефективно та схильно до помилок.
У цьому підручнику я покажу вам різні способи пошуку та виділення порожніх клітинок у Excel.
Виділіть порожні клітинки за допомогою умовного форматування
Умовне форматування - це чудовий спосіб виділити клітинки на основі їх значення при виконанні даної умови.
Я збираюся продемонструвати ці приклади з невеликим набором даних. Однак ці ж методи можна використовувати і з великими наборами даних.
Припустимо, у вас є набір даних, як показано нижче:
Ви можете побачити, що в цьому наборі даних є порожні клітинки.
Нижче наведено кроки, щоб виділити порожні клітинки в Excel (за допомогою умовного форматування):
- Виберіть дані.
- Перейдіть на вкладку Домашня сторінка.
- У спадному меню Умовне форматування натисніть Нове правило.
- У діалоговому вікні "Нові правила форматування" виберіть "Форматувати лише клітинки, які містять".
- Виберіть "Пробіли" зі спадного меню (як показано нижче):
- Вкажіть форматування (у якому потрібно виділити пробіли).
- Натисніть OK.
Це виділить усі порожні клітинки в наборі даних.
Зауважте, що умовне форматування є динамічним. Це означає, що якщо застосувати умовне форматування та видалити точку даних, ця клітинка буде автоматично виділена.
Водночас ця динамічна поведінка супроводжується накладними витратами. Умовне форматування є нестабільним, і, якщо воно використовується для великих наборів даних, може уповільнити вашу книгу.
Виберіть і виділіть порожні клітинки в Excel
Якщо ви хочете швидко виділити та виділити порожні клітинки, можна скористатися технікою «Перейти до спеціального».
Ось кроки для вибору та виділення порожніх клітинок у Excel:
- Виберіть дані.
- Натисніть клавішу F5. Відкриється діалогове вікно Перейти.
- У діалоговому вікні Перейти до натисніть кнопку Спеціальне.
- У діалоговому вікні Перейти до спеціального виберіть пробіли.
- Натисніть OK. Це виділить усі порожні клітинки в наборі даних.
- Виділивши всі порожні клітинки, виділіть їх, надавши колір осередку.
Як згадувалося, цей метод корисний, коли потрібно швидко виділити всі порожні клітинки та виділити його. Ви також можете використати ті ж кроки, щоб виділити всі порожні клітинки, а потім заповнити в ній 0 або NA або будь -який інший відповідний текст.
Зауважте, що на відміну від умовного форматування, цей метод не є динамічним. Якщо ви зробите це один раз, а потім помилково видалите точку даних, вона не буде виділена.
Використання VBA для виділення порожніх клітинок у Excel
Ви також можете використовувати короткий код VBA, щоб виділити порожні клітинки у вибраному наборі даних.
Цей метод більш підходить, коли вам потрібно часто знаходити та виділяти порожні клітинки в наборах даних. Ви можете легко скористатися наведеним нижче кодом та створити надбудову або зберегти її у своїй особистій книзі макросів.
Ось код VBA, який виділятиме порожні клітинки у вибраному наборі даних:
'Code by Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Ось кроки, щоб помістити цей код VBA у бекенд, а потім використовувати його для виділення порожніх клітинок у Excel:
- Перейдіть на вкладку Розробник і натисніть Visual Basic (або натисніть ALT + F11).
- У редакторі Vb у Провіднику проектів клацніть правою кнопкою миші будь-яке з назв аркушів (якщо ви не бачите Провідник проектів, натисніть CONTROL + R).
- Перейдіть до пункту Вставити та натисніть Модуль.
- У вікні Код модуля скопіюйте та вставте код VBA.
- Закрийте редактор VB.
Як запустити код VBA (макрос)?
Після того, як ви скопіювали цей макрос, ви можете скористатися ним декількома способами.
За допомогою діалогового вікна макросу
Ось кроки для запуску цього макросу за допомогою діалогового вікна Макрос:
- Виберіть дані.
- Перейдіть на вкладку Розробник і натисніть Макроси.
- У діалоговому вікні «Макрос» виберіть макрос «HighlightBlankCells» і натисніть «Виконати».
За допомогою редактора VB
Ось кроки для запуску цього макросу за допомогою редактора VB:
- Виберіть дані.
- Перейдіть на вкладку Розробник і натисніть Visual Basic.
- У редакторі VB натисніть будь -де в коді.
- Натисніть кнопку Зелений трикутник на панелі інструментів (або натисніть клавішу F5).
Як я вже згадував, використання макросу VBA для виділення порожніх клітинок - це шлях, якщо вам потрібно це робити часто. Крім описаних вище способів запуску макросу, ви також можете створити надбудову або зберегти код у книзі Особистий макрос. Це дозволить вам отримати доступ до цього коду з будь -якої книги у вашій системі.
